Alegerea sistemului optim de gestionare a documentelor pentru societatea holding nu este o sarcină ușoară. Luați în considerare avantajele și dezavantajele opțiunilor sistemului de informații și diferitele modalități de implementare a proceselor de gestionare a documentelor pentru structurile de exploatare, astfel încât fiecare companie să poată determina cea mai potrivită opțiune pentru aceasta
Cum să organizați un document deținător
AA Kuznetsova,
Director de dezvoltare
direcțiile sistemelor documentare,
firma NAUMEN
La un moment în care fuziunile și achizițiile sunt exploatații în special comune și în mod constant noi, problema fluxului de lucru în cadrul exploatației preocuparea pentru mulți manageri. În acest articol vom sublinia problema de a stabili obiective și modalități de realizare a acestora pentru a selecta sistem optim de flux de lucru, ia în considerare avantajele și dezavantajele opțiunilor sistemelor informaționale și modalități diferite de implementare a proceselor de lucru ale companiilor de tip holding pe care fiecare societate a fost în măsură să determine cea mai bună opțiune pentru ea.
Mai întâi, să definim termenii: ce înțelegem prin exploatație. Ho2lding (din exploatația engleză -. «Dreptul de proprietate") - un set de societatea-mamă și filialele sale controlate. În contextul temei noastre - organizarea deține documente - nu este atât de important dacă toate întreprinderile asociate ale exploatației într-un singur proces de producție (societate holding integrat), sau fiecare companie isi desfasoara propriile afaceri independente (holding conglomerat de companie). În primul rând, este important ca șeful societății holding controlează filialele și afiliații, la rândul lor, pot interacționa cu atât societatea-mamă și reciproc.
Obiectivele optimizării fluxului de lucru și modalitățile de realizare a acestora
Deci, avem un grup de companii legate de interesele financiare ale proprietarilor în comun. Să analizăm în mod constant obiectivele acestor companii, modalitățile de a le atinge, avantajele și dezavantajele fiecărei metode și cele mai bune rezultate posibile. În etapa de stabilire a obiectivelor pot fi implicate următoarele subiecte:
● conducerea holdingului / societății de administrare (consiliul de administrație);
● gestionarea filialelor holdingului;
● angajații responsabili de ținerea evidenței la toate întreprinderile din exploatație;
● personalul de executare obișnuit.
Pentru consiliul de administrație, primul loc este acela de a asigura eficiența maximă a întregii exploatații în ansamblu, în scopul obținerii unui profit.
Pentru a administra filialele holdingului, este important să cunoașteți în timp gama de sarcini care provin de la compania-mamă. Este, de asemenea, necesară monitorizarea progresului proceselor în care sunt implicate mai multe societăți holding. Datorită acestei oportunități, conducerea filialei își înțelege mai bine cercul de sarcini și poate rezolva operativ problemele transfrontaliere cu managerii altor holdinguri.
Pe lângă asigurarea proceselor comune, este important ca un manager să stabilească procese în propria sa organizație, să construiască un lanț de performanță pentru a obține un rezultat rapid și calitativ.
Pentru angajații care sunt responsabili pentru managementul de birou, este important să existe un sistem de informații care să permită, pe de o parte, să pună în aplicare standarde de gestionare a documentelor electronice, pe de altă parte - pentru a oferi instrumente pentru recuperarea rapidă a documentelor, ușor de a lucra cu ei precum și un control eficient al disciplinei executive.
Pentru funcționarii care lucrează într-una din holdinguri, un singur proces de deținere nu este atât de important, este important pentru aceștia să fie respectate normele stabilite la întreprinderea lor. Acestea ar trebui să aibă întotdeauna șabloane de document, nomenclatură de cazuri, rapoarte etc.
Este important ca angajații obișnuiți să obțină sarcini clar formulate, cu termene clare și o listă de participanți. Atunci când se lucrează asupra proceselor mezhholdingovym angajații trebuie să vadă performerii finale ale tuturor lanțurilor de comenzi, chiar și în alte companii, astfel încât să puteți identifica rapid persoana responsabilă pentru fiecare chestiune și să i se adreseze în mod direct.
Alegerea unui sistem informatic pentru organizarea documentelor de deținere
În atingerea obiectivelor stabilite de organizare a fluxului documentelor de deținere, alegerea sistemului informatic cel mai adecvat pentru întreprindere, ținând cont de caracteristicile acestuia, joacă un rol semnificativ. Potrivit portalului www.doc-online.ru, până în prezent, pe piața rusă sunt reprezentate circa 70 de sisteme electronice de gestionare a documentelor. Despre o soluție specializată pentru construirea unui flux de documente deținător la un anumit grad, declară 10% dintre furnizorii SED. Care sunt opțiunile posibile? Să încercăm să analizăm mai întâi toate opțiunile disponibile și apoi să încercăm să determinăm argumentele pro și contra fiecăruia.
Una dintre cele mai comune opțiuni este utilizarea unui ERMS cu replicarea completă sau parțială a datelor. Atunci când alegeți această opțiune, fiecare companie a holdingului își desfășoară propriul server cu un sistem de gestionare a documentelor. Serverele sunt combinate prin intermediul canalelor de comunicare, iar atunci când se schimbă date pe un singur server, informațiile despre modificări sunt transferate către alte servere. Când se utilizează replicarea completă, datele de pe toate serverele sunt identice.
În replicare parțială opțiuni sunt posibile atunci când sunt transferate numai între sistemele carnete de documente (RSC) și cea mai exigentă parte a datelor - fișiere - stocate pe serverul sursă. În acest caz, fiecare birou regional funcționează cu fișiere din rețeaua sa, fără a pompa cantități mari de date de la serverul central.
De asemenea, există opțiuni posibile atunci când toate datele provin de la serverele filialelor la serverul central și numai informațiile despre fiecare dintre ele sunt actualizate la copii. Ca urmare, o bază de date completă pentru toate companiile este disponibilă pe serverul central, iar pe serverele copil - numai datele despre organizația lor. Din punctul de vedere al implementării tehnice, replicarea poate fi efectuată prin intermediul unui sistem de flux de lucru sau al unor instrumente DBMS.
Destul de exotic este opțiunea de a trimite documente către sucursale prin e-mail. În acest caz, documentele care aveți nevoie pentru a aduce în atenția / executarea anumitor persoane în filiala sunt transmise sub forma unui mesaj de e-mail, special conceput să conțină documentul în sine și butoanele necesare pentru a efectua acțiuni pe sarcina la îndemână.
O altă opțiune pentru organizarea deținerii de documente este opțiunea de a aplica un sistem unic pentru toate întreprinderile.
Despre disponibilitatea unei astfel de soluții, cu anumite limitări, toți vânzătorii ERMS pot declara. În acest caz, toate întreprinderile sunt conectate la un singur sistem și operează într-un spațiu comun de informare.
Dacă, totuși, este necesară o variantă cu sisteme distribuite, atunci o altă soluție comună va fi mecanismul în care fiecare întreprindere își dezvoltă propriul SED de la același producător. În cazul în care apare o situație care necesită date EDS o altă entitate, între sistemele are loc schimbul automat de mesaje care conțin informații cu privire la documentele și sarcinile în format intern EDS. Cu această opțiune, unicitatea proceselor interne ale fluxului de lucru ale companiei rămâne neschimbată, în timp ce se asigură executarea de la un capăt la altul a proceselor care acoperă mai multe întreprinderi.
În funcție de metoda de punere în aplicare a capacității de a automatiza transferul de informații între SED direct, fie opțiune, atunci când transferul de informații implicate operatorul care efectuează dirijarea mesajelor provenind din PSUG companii diferite.
Avantajele și dezavantajele opțiunilor sistemelor informatice
Acum, luați în considerare avantajele și dezavantajele fiecărei opțiuni pentru a determina care dintre ele este potrivită pentru un anumit caz.
Combinarea obiectivelor participanților în procesul fluxului de lucru și posibilele opțiuni pentru implementarea acestora
Și acum, să încercăm să impunem obiectivele participanților în procesul de organizare a fluxului documentelor deținute pe posibilele opțiuni de implementare și să vedem care sunt obiectivele obținute prin această sau acea decizie.
Dacă luăm în considerare experiența companiei noastre, în cursul diferitelor Naumen DMS implementarea sistemului de management al documentelor proiectelor noastre sunt exemple de modul în care sistemul de distribuție (prin replicare sau de mesagerie), iar ECM unificat centralizat. Ca opțiune principală pentru exploatațiile mari, oferim o soluție bazată pe schimbul de mesaje în formatul nostru intern. Pentru a realiza această oportunitate, am dezvoltat un serviciu web specializat care permite unificarea tuturor întreprinderilor din exploatație într-un singur proces intermediar. În această variantă, toate obiectivele diferitelor grupuri de participanți la fluxul documentelor de exploatație sunt pe deplin realizate. Conform rezultatelor proiectului, fiecare dintre societatea holding primește un sistem independent cu caracteristici complete pentru angajații proceselor de întreprindere sunt puse în aplicare în așa fel încât nu contează cu care interacționează - cu angajatul întreprinderii sale sau altul. La rândul său, conducerea exploatației primește o imagine completă a execuției proceselor lansate.
În concluzie, recomandăm specialiștii implicați în selectarea moment al EDS pentru organizarea unui document de susținere, pentru a alege soluția strict pentru sarcinile lor. În unele cazuri, este mai bine să prefere opțiunea mai simplă, dar în cazul în care obiectivul final necesită o transparență deplină a proceselor de lucru în cadrul companiei care deține și nivelul ridicat de implicare a angajaților din diferite companii, atunci ar trebui să se concentreze pe soluții mai scumpe, cu caracteristici complete care vă permite să salvați banii investiți la schimbarea amploarea și complexitatea sarcinilor .
Expertiză
IV Baranova,
șeful secretariatului societății holding
În prezent, mulți manageri sunt preocupați de organizarea gestionării documentelor atât în cadrul organizației, cât și într-o companie de holding distribuită teritorial. Introducerea SED se datorează necesității de a organiza documentele de hârtie și introducerea proceselor de afaceri de bază uniforme și să consolideze controlul asupra cheltuielilor și a fluxurilor financiare în cadrul companiei. În general, prin instalarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor, stilul de gestionare a afacerilor se schimbă. Din experiența ultimului loc de muncă: cu extinderea domeniului de aplicare al activităților exploatației și, în special, cu introducerea de sucursale, avem o problemă de schimb eficient de documente financiare și organizatorice (ordine, regulamente, formulare, etc ...); necesară pentru a elimina influența așa-numitului factor uman și să se asigure că hârtia are nevoie de timp minim. Introducerea sistemului electronic de gestionare a documentelor a simplificat procedurile de înregistrare, aprobare, aprobare a documentației.
Inițial, automatizarea a avut loc numai la întreprinderea-mamă a exploatației, apoi a fost desfășurată treptat în ramuri. Drept urmare, SED a fuzionat fluxul de lucru între angajații sediului central și birourile suplimentare. Ca rezultat, prin utilizarea sistemelor de management al documentelor electronice, productivitatea muncii a personalului, potrivit estimărilor, a crescut cu 25-30%, costul stocării documentelor pe hârtie a scăzut cu aproape 50%. Coordonarea documentelor a început să dureze mult mai puțin timp: în loc de câteva zile - câteva ore.
Astfel, după începerea automatizării circulației documentelor financiare, timpul de plată a fost redus la o zi, indiferent de distanța teritorială a sucursalelor exploatației.
Expertiză
MM Alhutova,
expert în domeniul DOW și al arhivelor
Anunțuri privind problemele viitoare
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: