Elaborarea formelor de documente primare se desfășoară în următoarea ordine:
este specificată compoziția detaliilor incluse în document; compoziția acestora trebuie să respecte obiectivele managementului;
rechizitele care fac obiectul procesării automate sunt alocate și distribuite pe trei zone (a se vedea figura 4.1):
Zona 1 - caracteristici permanente amplasate în partea antetului, în cadrul pentru aplicarea codurilor de caracteristici permanente;
Zona a doua - semnele variabile plasate în tabelul din dreapta sau din stânga numelui caracteristicilor;
Zona a treia - baze cantitative, plasate în tabelul din dreapta.
În unele documente sunt introduse sumele de control care pot fi plasate în ultima coloană (linia) sau la sfârșitul documentului. Sumele de verificare se obțin prin calcularea aritmetică a datelor unei linii, unei coloane sau a unui document. Acestea nu au un conținut economic real și sunt folosite în viitor pentru a controla introducerea informațiilor în mașină. Rechizitele pentru a fi introduse în mașină, incercuieste linii îngroșate pentru comoditatea de umplere a documentelor și introduce date în calculator prin tastarea.
Cerințele de mai sus se referă la creșterea eficienței prelucrării automate.
La proiectarea documentelor primare bancare, cerințele pentru un sistem de documentare unificat sunt, în principiu, respectate.
Unele documente de plată și de decontare (de exemplu, ordine de plată) au o construcție puțin diferită a zonelor pentru prelucrarea automată. Codurile caracteristicilor permanente (debit, credit) din acestea se găsesc în conținutul documentului. Acest lucru se datorează specificului completării documentației de decontare și de plată. Cu toate acestea, o astfel de amplasare a rechizitelor nu reduce calitatea procesării automate.
Atunci când se dezvoltă formele documentelor primare, se întocmește o schiță, care determină ordinea construirii și amplasării obiectelor. Apoi, formele aprobate de documente sunt replicate și introduse atunci când se traduce sarcina economică în prelucrare automată. Procesul de creare a formelor de documente primare este legat de ordinea ulterioară de plasare a datelor acestor documente în memoria aparatului. Nivelul actual de dezvoltare a tehnologiei de procesare automată a informațiilor oferă două modalități de introducere a datelor în mașină.
O primă metodă prevede dispozitive speciale de informații preliminare de transfer de date de formare din documentul pe suportul de stocare mașină: bandă magnetică, disc magnetic.
Această metodă, de regulă, a fost utilizată pentru prelucrarea centralizată a informațiilor la un centru de calcul.
A doua metodă implică utilizarea unui PC care nu necesită dispozitive speciale de pregătire a datelor. Informații de intrare este efectuată direct de către utilizator pe datele de la tastatură stabilite în care este prevăzută o înregistrare directă a informațiilor pe suporturi de stocare (dischete magnetice, disc magnetic). Introducerea informațiilor din documentele primare și înregistrarea lor pe suportul mașinii se efectuează în conformitate cu schemele unificate (layouts). Aspectul determină secvența de plasare a datelor din documentul principal pe suportul computerului.
Proiectarea unui aspect are propriile sale caracteristici atunci când utilizează computerele personale. În același timp, aspectul compilat se reflectă pe ecranul de afișare al PC-ului. Există două opțiuni pentru crearea unui aspect de introducere a datelor utilizând afișajul. Prima opțiune implică proiectarea și afișarea unei copii exacte a documentului primar pe ecran (vezi Figura 4.1). În acest caz, datele documentului sunt introduse în aspectul reflectat de pe tastatură. În același timp, controlul vizual și mașină cu privire la detaliile de ocupare, conformitatea acestora cu valorile de toleranță, logică și aritmetica detaliilor de control, de control de control (CS). Dacă se detectează o eroare, pe ecran se afișează un mesaj de diagnosticare, iar intrările pot fi corectate.
Prima variantă este utilizată, de regulă, dacă un tip de document primar este utilizat în procesarea sarcinii. În cele mai multe cazuri, atunci când rezolvăm, de exemplu, probleme economice, se utilizează mai multe documente primare. În acest caz, proiectat aspect standardizat, care permite realizarea de intrare diferite documente care au aceleași rechizitele de compoziție (pentru introducerea ordinelor de plată în numerar comenzi consumabile, comenzi de numerar de credit, facturi).
Fig. 4.2 - Exemplu de reflecție pe afișajul unei copii exacte a documentului
Formularea formularelor de intrare este mult mai complicată atunci când se organizează stații de lucru pe mai multe niveluri. Factorul determinant în acest caz este stabilirea unui spațiu inițial al documentelor originale de intrare și date de informații compoziția destinate schimbului de informații INTERCOMPUTER între diferitele niveluri ale APM.
La nivelul inferior al AWS, operațiunile de afaceri sunt înregistrate la momentul implementării lor și este trimis un mesaj standard pentru transferul către o altă parte a AWP pentru prelucrare ulterioară. Transmiterea unui astfel de mesaj este efectuată în două moduri: utilizând dischete magnetice sau prin canale de comunicare. A doua metodă poate fi implementată numai dacă există mijloace tehnice de transmitere a datelor și organizarea rețelei de calculatoare. La punctul de recepție, informațiile sunt supuse unei verificări formale, logice; Când se detectează erori, se generează automat o solicitare către sursa de informații. Mesajul propriu-zis este plasat în fișierul de informații, este în control și așteaptă clarificări. După specificare, datele sunt primite pentru prelucrare automată sau transferate către alte părți ale postului de lucru.
De exemplu, ținând cont de materialele implicate mai multe niveluri de ARM: ARM depozit ARM materiale de contabilitate contabil APM contabil consolidat, de marketing, ARM, ARM angajat al departamentului financiar.
ARM depozit asigură formarea matricelor de introducere a datelor de venituri și cheltuieli ale materialelor, în același timp, o tranzacție de afaceri privind primirea și eliberarea de proprietate și a scrie operațiuni în controlul inventarului de card, care afișează automat noile echilibre pentru fiecare număr de articol. În același timp, se efectuează o comparație automată a valorilor stocurilor cu restul de materiale și se prezintă un mesaj privind AWP-ul de comercializare.
Cu contabilitatea muncii și a salariilor, stația de lucru a salarizării organizează schimbul de informații cu departamentul de personal AWP, cronometrorul stației de lucru și cu AWP-ul stației de lucru.
Diferitele forme de organizare a intrării de informații într-un PC au avantaje deosebite față de formele tradiționale care implică utilizarea de purtători de calculatoare; în timp ce costurile de muncă manuală pentru pregătirea și controlul transportoarelor de mașini, care ocupă până la 90% din timp soluția informatică a sarcinii economice pe un computer, sunt reduse drastic. Software-ul și hardware-ul vă permit să accelerați procesul de generare a documentelor primare utilizând anteturi standard, text, automatizarea includerii informațiilor permanente.
Rezultatul prelucrării, de exemplu, a sarcinilor economice pe un calculator sunt diferite rezumate, tabele grupate în funcție de anumite caracteristici. Datele generalizate pot fi prezentate pe suporturi de hârtie, pe afișaj vizual și pe suporturi de mașini. În mediul APM, forme de tabelă de ieșire de date pe ecran, precum și imagini grafice, devin mai importante. date rezumat Concluzie pe un suport de stocare (dischetă magnetică) este utilizat pe scară largă în tehnologia informației automate pentru transmisia de date pe alte nivele de stații de lucru, în absența comunicării directe între acestea, precum și o arhivă de baze de date.
Cea mai importantă formă de ieșire a datelor sumare pentru utilizator este încă suportul de hârtie primit pe dispozitivele de tipărire. Dezvoltarea formelor tabelelor sumare este efectuată în următoarea ordine.
Cu ajutorul soluțiilor standard de proiectare pentru prelucrarea automată, se studiază posibilitatea de a obține rapoarte standard dezvoltate anterior în proiecte. Ori de câte ori este necesar, formele standard de ieșire sunt legate de condiții specifice. Este determinată de compoziția rapoartelor solicitate organizației, compoziția care nu este furnizat de proiect tipic. În cazul unui proiect individual, toate documentele de ieșire sunt dezvoltate. Pentru aceasta, se determină compoziția indicatoarelor produse de mașină. Mai mult, acestea sunt distribuite pe documentul de ieșire în ordine, ținând cont de compoziția utilizată fișierele informațiile stocate în o bază de date automatizată.
Când plasați rechizitele în documentele de ieșire, se stabilește o ierarhie a caracteristicilor de grupare și a totalurilor numărate. Caracteristicile grupului sunt aranjate în funcție de gradul de scădere a nivelului subordonării lor, iar totalul sumelor cantitative se bazează pe gradul de creștere a totalurilor. Fiecare rezumat are un nume și o schiță a formei sale este dezvoltată luând în considerare capacitățile operaționale ale PC-ului.
La elaborarea schiței documentului de ieșire, se recomandă compilarea unui tabel în forma următoare.
În cursul dezvoltării, sunt pregătite "capacele" tabelelor de ieșire, adică numele sumarului, precum și subiectul și predicatul acestora.
Capacele tabelelor de ieșire sunt scrise pe suportul de mașină și sunt utilizate pentru a compila tabelele sumare de pe PC. Numele subiectului și predicatul trebuie să fie mai concise, deoarece dimensiunea imprimantei este limitată.
La proiectarea unei informații de plasare afișate pe dispozitivul de afișare vvdeoterminalnogo recomandabil să se ia în considerare caracteristicile, cum ar fi codul de format, numărul de linii per cadru, numărul de caractere pe linie, o capacitate ecran de informații (caractere), un set de caractere reproductibile (256 de caractere). Alegerea unui format specific de informații de ieșire se face luând în considerare cerințele specificate.
Pentru a afișa informații alfanumerice, cel mai des utilizat este formatul de 24 de linii și 80 de caractere din rând. Afișajul poate fi monocrom sau color, reflectă literele alfabetelor ruse și latine, numere, semne sintactice, matematice și speciale. Ecranul de afișare poate fi împărțit în ferestre care simulează documentele cu care lucrați și cu ajutorul tastelor funcționale puteți edita informațiile.
Dezvoltarea formelor de documente primare și de sinteză este realizată în etapa de elaborare a proiectului detaliat al prelucrării automate a informațiilor economice și se reflectă în documentația de proiect legate de dezvoltarea de securitate a informațiilor.
Calculatoarele personale permit utilizarea acestora pentru a dezvolta noi forme de documente. Să luăm în considerare ordinea acestei lucrări. Pentru aceasta, sunt utilizate pachete tipice bazate pe procesoare de masă. Obiectul de procesare a unor astfel de pachete este o foaie de calcul în format mare, organizată sub forma unei matrice. Pe baza acestui tabel, pot fi create diferite documente financiare, contabile, statistice și alte documente (declarații, tabele). Ca procesoare de masă, cele mai populare aplicații sunt Excel, Lotus, Quattro Pro.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: