Utilizarea formelor unificate de documente nu rezolvă toate problemele asociate cu creșterea eficienței procesării datelor. Potrivit statisticilor, mai mult de 80% din toate documentele de afaceri scad ponderea formularelor de hârtie. Prelucrarea formularelor tipărite tradiționale este o sarcină scumpă (în lume, 50 de miliarde de dolari pe an).
Reducerea fluxului de formulare de hârtie la întreprinderi este posibilă în următoarele moduri:
· Tranziția de la formulare de hârtie la documente electronice;
· Aplicarea unor tehnologii eficiente pentru extragerea datelor din hârtie.
Formularul electronic de documente (ED) este o pagină cu câmpuri rămase pentru completarea de către utilizator.
Formularele pot accepta un alt tip de informație de intrare și pot conține butoane de comandă, comutatoare, meniuri drop-down sau liste de selecție.
Avantajele formularelor electronice:
· Ușor de modificat (cu ajutorul instrumentelor grafice pentru proiectarea formularelor)
· Include elemente inteligente, de exemplu, verificarea corectitudinii și integrității umplerii, câmpurile calculate automat, completarea directoarelor
Lipsa documentelor electronice:
· Studierea juridică incompletă a procesului de semnare a formularului, ᴛ.ᴇ. utilizarea semnăturii electronice cu protecția formei de la modificările ulterioare sau diferite tipuri de semnături biometrice - de la eliminarea caracteristicilor unice ale unei semnături convenționale prin dispozitive speciale de intrare la amprente digitale și imagini de față.
Proiectare de forme de documente electronice, ᴛ.ᴇ. Crearea unui șablon de formă implică în general următorii pași:
- crearea unei structuri ED, ÿᴏᴛᴏᴩᴏᴇ constă în desenarea liniilor, crearea elementelor grafice (de exemplu, logo-uri), adică pregătirea aspectului cu ajutorul instrumentelor grafice;
- Determinarea conținutului formularului ED, ᴛ.ᴇ. Alegerea modurilor în care se vor completa câmpurile. Câmpurile pot fi completate manual sau prin selectarea valorilor dintr-o listă, meniu sau bază de date. În acest din urmă caz, proiectantul de formă trebuie să asocieze formularul cu baza de date.
Partea de informații trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:
- au o imagine de ansamblu bună;
- nu ar trebui supraîncărcate cu detalii de referință, ale căror valori ar trebui să fie afișate pe ecran sub formă de liste;
- fiecare câmp trebuie să aibă un indiciu care să fie afișat pe ecran atunci când utilizatorul nu face ce trebuie;
- ar trebui să fie posibilă corectarea erorilor din set;
- avansarea indicatorului ar trebui să fie furnizată în direcția înainte și înapoi de-a lungul verticale și orizontale, cu posibilitatea derulării pe ecran a tuturor documentelor;
- Ora și data curentă trebuie introduse automat;
- culoarea generală a părții de informație ar trebui să fie tonuri de calm care nu provoacă oboseală de utilizare în timpul orelor de lucru cu ea;
- culoarea câmpurilor care trebuie introduse de la tastatură trebuie să difere de culoarea părții de informații;
- Culoarea câmpului activ ar trebui să difere de culoarea principală a părții de informații și de culoarea acestui câmp în starea pasivă.
Partea de serviciu a planșamentului este plasată în partea de jos a ecranului și trebuie separată grafic și colorat de partea informativă. Acesta este destinat să includă butoane, cu care utilizatorul poate lucra cu acest aspect:
- rotiți înapoi un câmp;
- refuză să intre;
- pentru a încărca înregistrarea introdusă în baza de date;
- tipăriți, etc.
În același timp, fiecare aspect trebuie să aibă o parte de instrucțiuni pentru utilizator în această parte a ecranului cu informații de fond privind ordinea umplerii planurilor și a oricăror tipuri de erori care ar putea apărea atunci când lucrează cu ele și cum să le corectați.
Citiți de asemenea
Utilizarea formelor unificate de documente nu rezolvă toate problemele asociate cu creșterea eficienței procesării datelor. Potrivit statisticilor, mai mult de 80% din toate documentele de afaceri scad ponderea formularelor de hârtie. Prelucrarea formularelor tipărite tradiționale este o chestiune scumpă (în [citește mai mult].
Întreținerea informațiilor în mașină Întreținerea informațiilor în mașină include machete (formulare de ecran) pentru introducerea datelor primare în computer sau pentru ieșirea informațiilor despre rezultate și structura bazei de informații: fișiere de intrare, ieșire, bază de date. [citeste mai mult].
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: