Am mai spus că o organizație bine gestionată este în același timp eficientă și rațională, atât pe termen scurt, cât și pe termen lung.
Este interesant de observat că, în unele limbi nu există nici o traducere literală pentru «eficacitatea» sau «eficiență», sau chiar ambele aceste cuvinte. În ebraică, de exemplu, există un cuvânt pentru „eficiență“, ci pentru a transmite sensul „eficiența“, cuvântul „single-minded“, care, după cum voi arăta mai jos, literalmente exacte nu este, deoarece nu toate au sisteme vizează în mod necesar să fie eficace.
Pe de altă parte, în limba rusă există un cuvânt echivalent cu "eficacitatea", dar nu există termen pentru "eficiență" și pentru a traduce semnificația "eficienței", traducătorii ruși folosesc în schimb termenii "organizat" sau "productiv". Nici unul dintre ele nu poate fi numit corect, deoarece organizarea este doar o modalitate de a deveni rațională, și nu toate sistemele productive sunt în mod necesar aranjate rațional.
Chiar mai confuz este faptul că înțelesul acestor cuvinte, mi se pare, nu este chiar clar în engleză. Cel puțin pentru mine.
Dacă dorim ca organizațiile să fie eficiente și raționale, trebuie să definim mai întâi clar ce înseamnă acest lucru.
Ce este "raționalitatea"?
"Rationalitatea" este modul în care construiți fluxul de lucru. Acesta este măsurat în termeni de costuri unitare necesare pentru a produce o unitate de producție. Sistemul este rațional dacă își poate executa procesul cu costurile minime posibile de energie. Pentru a deveni rațională, trebuie să fii organizat, sistematizat și programabil.
A fi rațional înseamnă a se lipi de un proces care consumă cât mai puțină energie posibil și minimizează pierderea. Rationalitatea este rezultatul urmării formei corecte. Nu există loc pentru greșeli. Când folosiți un sistem bazat pe raționalitate, procesul de învățare nu se potrivește cu acesta. Trebuie doar să acționați pe un sistem programat, stabilit, în care este detaliat, ce, unde, când, cum și cu cine ar trebui să faceți acest lucru. Nu trebuie să gândiți, să inventați ceva nou sau să faceți o alegere. De fapt, cu cât vrei să fii mai rațional, cu atât mai mult trebuie să eviți alegeri și inovații.
Astfel, cu cât încerci mai mult să fii rațional, cu atât vor fi introduse mai puține inovații și cu atât mai puțin eficace vei fi pe termen lung.
Ce este "eficiența"?
A fi "eficientă", pe de altă parte, înseamnă a produce ceea ce a fost proiectat pentru sistem. Asta este, să îndeplinească funcția necesară. Pentru a intra în vigoare, trebuie să încercați soluții diferite până când găsiți cea potrivită. Deci, prin definiție, trebuie să faci ceea ce majoritatea oamenilor cred că este "greșeli", dar ceea ce eu văd ca pașii necesari pentru obținerea eficienței. Cu toate acestea, luarea alegerilor implică greșeli, iar greșelile consumă energia în zadar.
În plus, pentru a obține o eficiență pe termen lung, trebuie să aduceți ceva nou, deoarece nevoile clienților se schimbă în timp.
Este posibil să se măsoare eficacitatea organizației? Mulți oameni cred că vânzările sunt un indicator destul de precis. Acest lucru nu este adevărat. Criteriul corect este: "Clienții se întorc la dvs.?". Puteți aplica la orice. Acest lucru se aplică și organizațiilor de monopol, unde oamenii nu au de ales, deși în acest caz ar trebui să se pună întrebarea: "Dacă clienții ar avea posibilitatea de a alege, s-ar întoarce la dumneavoastră?". Dacă răspunsul este negativ, atunci organizația este ineficientă. Clienții sunt ca niște animale inteligente care știu unde este locul de udare. Ei nu se întorc în locurile de udare uscate.
Compromis între raționalitate și eficiență
Poate sistemul să fie eficient și să nu fie rațional în același timp?
Da, poate: o organizație își atinge obiectivele - dar folosește prea multe resurse și / sau energie pentru asta.
Poate sistemul să fie rațional și ineficient? Cât de mult îți place. Pot să practic o minge de tenis într-un singur loc pe terenul de tenis până când mișcările mele sunt perfecte. Și acum, când sunt atât de rațional, îi spun adversarului: "Trimite-mi mingea chiar aici!" Și am bătut doar acele bile care zboară direct la racheta mea; Dacă nu intră exact în locul specificat, acestea sunt sărite.
Luați, de exemplu, o organizație în care totul este perfect organizat și documentat în manuale și proceduri standard pentru efectuarea operațiunilor astfel încât toată lumea să știe ce să facă și când și cum să o facă. Sistemul controlează complet totul, astfel încât energia nu este irosită.
Organizația respectă cu strictețe regulile și politicile sale, dar nu satisface multe nevoi - pe măsură ce nevoile s-au schimbat în timp, iar sistemele de operare nu. Ca urmare, clienții sunt obligați să completeze formulare inutile și să aștepte mult timp pentru produsele și serviciile de care au nevoie.
În acest exemplu, organizația nu-și satisface bine clienții. Această organizație este ineficientă, deși urmează procedurile concepute să o facă rațională.
Aceasta se numește birocrație.
Cum se întâmplă acest lucru? Cum poate o organizație să devină rațională și să își piardă eficiența?
Pentru a fi eficient, o organizație trebuie să răspundă nevoilor clienților săi - care se schimbă adesea și prea repede, astfel încât compania să aibă timp să se adapteze astfel încât să răspundă acestor nevoi rațional. Până când organizația se reorganizează pentru a rămâne rațională, nevoile clienților săi se vor schimba din nou.
Cu cât viteza schimbărilor care apar, cu atât este mai puțin probabil ca eficiența și raționalitatea să fie realizate în mod sincron.
În mediul sau nevoile în schimbare vor fi îndeplinite, dar nu prea rațional sau organizația va încerca să mențină raționalitate, refuzând să schimbe propriile produse și servicii - care, desigur, va face rațional, dar din păcate - ineficiente.
Cu cât rata de schimbare este mai mare, cu atât mai multe organizații sunt nevoite să sacrifice raționalitatea pentru a fi eficiente. Dacă nu vor să sacrifice raționalitatea, ei vor trebui să sacrifice eficiența.
Și acum vestea proastă ...
Este mai ușor să sacrifici eficiența decât raționalitatea. De ce? Deoarece pentru a reorganiza o companie pentru a-și menține eficiența într-un mediu în schimbare înseamnă a face schimbări organizaționale, și asta înseamnă - să pasi pe calusurile cuiva. Așa cum spunea Machiavelli (parafrazez): Dacă vrei să fii urât, încearcă să schimbi oamenii. Cu alte cuvinte, este mai ușor să sacrificăm nevoile clienților decât să ne implicăm în bătălii politice intra-organizaționale.
Deci, cu cât se schimbă tot mai repede, cu atât sunt mai mari șansele ca lumea în care trăim să devină din ce în ce mai birocratică. Te face să te uiți la viitor cu optimism?
Concentrați-vă pe subiectul revizuirii. Comentariile dvs. vor fi foarte utile pentru noi și cititorii dacă dați motivele pentru care ți-a plăcut / nu ți-a plăcut cartea etc.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: