Fiecare organizație care administrează, inclusiv parteneriatul dintre proprietari, își menține propriul flux de lucru.
Toate documentele sunt necesare pentru a asigura funcționarea completă și pentru a asigura existența HOA.
Dragi cititori! Articolele noastre ne spun despre modalități tipice de rezolvare a problemelor juridice, dar fiecare caz are un caracter unic.
Dacă doriți să aflați cum să vă rezolvați problema - contactați formularul de consultant online din partea dreaptă! Este rapid și gratuit!
Dacă lipsesc dosarele electronice sau documentele necesare, atunci conducerea și personalul care a permis situația pot fi sancționați. Una dintre opțiunile pentru sancțiuni este lichidarea condominii.
Probele de documente HOA pe care le puteți descărca și de la noi.
Ce documentație se păstrează în comunitate?
În procesul de operare, se folosesc diferite pachete documentare, datele în care sunt direct legate de clădirea cu apartamente deservite.
Un lucru nu poate include mai mult de două sute cincizeci din aceste sau alte documente. Când se atinge această valoare, se lansează o nouă afacere.
Documentele fondatoare
Datele constitutive constituie baza muncii de birou în HOA.
Aceștia stabilesc în ce stare juridică comunitatea proprietarilor de apartamente este în prezent.
Lista include (în continuare în procesul de transfer, se va ocupa doar de întâlnirea la care a fost luată decizia de stabilire a unui parteneriat):
- carta organizației manageriale;
- înregistrări ale adunării generale a chiriașilor;
- protocolul privind numărarea voturilor proprietarilor;
- deciziile finale adoptate în cadrul reuniunii;
- date privind înregistrarea de stat a condominii;
- certificate privind înregistrarea comunității în inspecția fiscală;
- informații privind contabilitatea în fonduri care se află în afara bugetului principal;
- scrisoare de la Serviciul federal de statistică de stat.
Scopul depozitării este de a furniza titluri de valoare la prima solicitare a ofițerilor de audit.
Contabilitate și alte documente
Date privind activitatea de contabilitate - acesta este sprijinul direct al tuturor activităților financiare ale HOA. Documentele și fișierele sunt, de asemenea, supuse controalelor periodice.
Spre deosebire de cel constitutiv, documentația contabilă se referă numai la activitatea de birou actuală. Dacă nu îl mențineți și nu îl conduceți în mod corespunzător, funcționarea organizației gestionare va fi încălcată.
Departamentul contabil este implicat în departamentul contabilitate și contabilitate contabilă. făcând date privind încasările de numerar și cheltuielile acestora.
De fapt, documentația include rapoarte care sunt furnizate ca fiind necesare pentru verificare și toate deciziile luate cu privire la oportunitatea cheltuielilor de fonduri.
În plus față de documentația constitutivă și contabilă, toate documentele pentru blocul de locuințe și teritoriul înconjurător, inclusiv certificate tehnice, diverse tipuri de certificate, contracte de leasing, sunt stocate în HOA.
În afacerile parteneriatului puteți găsi toate contractele de prestări de servicii. care sunt încheiate între organizația de management și fiecare dintre proprietarii de apartamente.
În documentație, toate conturile personale ale membrilor comunității sunt de asemenea disponibile. precum și calendarul tuturor posturilor comunitare stabilite.
Documentele nu sunt stocate niciodată în public. Deoarece acest lucru este contrar standardelor adoptate. În ciuda faptului că dosarele și documentele contabile sunt gestionate de departamentul contabil, responsabilitatea pentru stocare revine președintelui.
În plus, capul este obligat să mențină și să păstreze documentația de reglementare și documentația administrativă și de referință.
Dacă este necesar, șeful parteneriatului poate transfera o serie de competențe în acest domeniu unui specialist în domeniul gestionării documentelor.
Formularul pentru bugetul veniturilor și cheltuielilor HOA poate fi descărcat aici.
O chitanță de plată este unul dintre principalele acte de acest tip.
Este chitanța care servește ca bază pentru revendicarea plăților și pentru confirmarea ulterioară a acestora.
HOA poate emite următoarele tipuri de încasări:
Pentru a efectua plăți, este suficient să aveți la dispoziție forme speciale de încasări, care de obicei sunt standardizate. Aceste încasări vor fi furnizate de parteneriat. Contabilitatea va fi responsabilă pentru fluxul de lucru.
De fapt, chitanța se va baza pe un acord anterior.
Nu are forță juridică, deoarece reprezintă o singură formă de plată pentru serviciile unui parteneriat în baza unui contract, fără de care nu este posibilă o cerere de plată.
Același lucru se poate spune despre contribuțiile speciale cu scop special. Locatarii lor se desfasoara in ordinea specificata in contractele din contract.
Ce informații oferă HOA?
Eliberarea certificatelor este unul dintre cele mai importante aspecte ale activităților lucrătorilor din comunitatea proprietarilor de case. Această funcție este atribuită unui angajat special. care este listat în personalul organizației.
Dacă niciunul dintre posturi nu a fost stabilit, toate atribuțiile sunt atribuite persoanei desemnate de președinte.
În prezent, puteți solicita un certificat de persoane care locuiesc în zona proprietarului. sau despre compoziția familiei. Acestea din urmă pot fi eliberate la cerere.
Eliberarea de certificate de persoane înregistrate în apartamentul proprietarului, de obicei, durează mai mult timp. Dar rareori, atunci când perioada de încasare depășește trei zile lucrătoare.
Baza pentru eliberare va fi înregistrările stocate într-o carte specială, în care sunt introduse informații pentru fiecare apartament.
Certificatele de rezidenți sunt de obicei necesare pentru înregistrarea tranzacțiilor referitoare la proprietățile imobiliare ale cetățenilor. În acest caz, lucrarea trebuie trimisă în camera de înregistrare.
Cum să eliberezi o împuternicire?
Procura se întocmește în cazurile în care angajatul HOA sau persoana care a încheiat contractul de servicii trebuie să acționeze în numele organizației care administrează. Deci, mandatarul va fi capabil să rezolve sarcinile care îi sunt atribuite.
Există reguli generale de înregistrare, prevăzute în Codul civil al Federației Ruse. Este necesar să se precizeze clar detaliile sarcinilor care se confruntă cu mandatarul. De asemenea, procuratura este introdusă în datele pașaportului.
Având în vedere că documentul nu va avea nici o forță juridică, pentru ca acesta să aibă efect, avocatul își prezintă simultan pașaportul.
La emiterea împuternicirii, președintele își semnează semnătura.
- semnarea acordurilor contractuale;
- acorduri reciproce;
- încheierea tranzacțiilor cu privire la proprietate;
- să semneze actele de primire a diferitelor opere.
Atunci când întrebarea se referă la proprietatea proprietarilor, pot fi necesare anumite investiții de la proprietari. În acest caz, decizia este luată la reuniunea chiriașilor.
Programul personalului
Personalul este un act care reglementează situația offline. În același timp, acest act nu se bazează pe dispoziții externe.
Acest lucru este necesar pentru a se asigura că pozițiile angajaților organizației manageriale sunt cât se poate de funcționale. În acest scop, toate sarcinile sunt prescrise în tabelul de personal la cel mai mic detaliu.
Persoana care este implicată în întocmirea actului este obligată să se refere la deciziile luate în cadrul reuniunii. Masa de personal, de regulă, are forma unui tabel.
În coloanele din tabel, numele postului și angajatul, numărul de salariați, valoarea salariilor, posibilele bonusuri și indemnizațiile, suma totală a fondurilor alocate personalului este prescrisă. Actul include numărul și data adoptării.
Rezumând tot ceea ce sa spus mai sus, putem concluziona că munca clericală în comunitatea chiriașilor este întotdeauna descrisă în actele preînregistrate.
Acestea prevăd regulile principale pentru care se întocmesc contracte și reguli generale de păstrare a documentelor.
Nu ați găsit răspunsul la întrebarea dvs.? Aflați cum puteți rezolva problema dvs. - contactați formularul de consultant online din partea dreaptă! Este rapid și gratuit!
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: