Program de recalificare profesională "Managementul resurselor umane (standard profesional)"
Cursul de recalificare profesională de zi cu zi a Uniunii Naționale a Personalului de Personal și a Universității Tehnologice din Moscova (MIREA), în conformitate cu cerințele standardului profesional "Specialist în Managementul Personalului". Diplomă de probă de stat a Universității de Stat privind trecerea la recalificarea profesională și certificare a Uniunii Naționale a Personalului.
EA Kosheleva, deputat. Director al Arhivelor Statului Central al regiunii Moscova
Documente privind personalul cu termenul de valabilitate pe termen lung (peste 10 ani), care urmează să fie transferat la organizarea arhivei în termen de cel mult trei ani de la finalizarea lor documente. Documente cu durata de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv), sunt stocate în unitățile structurale respective (de exemplu, resurse umane sau contabilitate), în locuri special amenajate pentru ele (camere individuale sau dulapuri) înainte de expirarea stocării acestora, în conformitate cu listele, după care aceste documente sunt distruse în modul prescris.
Documentele emise în conformitate cu Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor sunt aprobate prin decizia consiliului de administrație al Rosarkiv din data de 06.02.02, cu privire la dosarul de înmatriculare al formularului stabilit (vezi anexa), transferat în arhivele organizației.
Transferul de cazuri la organizarea arhivei se realizează conform programului, care se face șeful arhivei (sau persoana responsabilă de arhivă), în coordonare cu șefii de departamente, transmiterea documentelor. Programul este aprobat de șeful organizației.
În timpul pregătirii cazurilor de transfer la arhivele șefului organizației arhivă (responsabil pentru fișierul) verifică caracterul complet al compoziției documentelor incluse în inventarul de acceptare, precum și calitatea tratamentului lor. Disponibilitatea cazurilor din inventar se verifică prin nomenclatorul de cazuri. Dacă găsiți absența oricăror cazuri de volume sau părți ale cazului, șeful arhivei (responsabil pentru fișierul) are dreptul de a cere angajaților să-și însușească unitate structurală a organizării investigarea cazurilor de lipsă sau explicații despre afaceri reversate.
Dacă pentru orice motiv (ca urmare a incendiilor, inundațiilor sau a altor accidente) a avut loc o pierdere de documente, este necesar să se întocmească un act cu privire la incident în prezența reprezentanților serviciilor relevante (protecția împotriva incendiilor, canalul de apă etc.).
În măsura posibilului, informațiile privind durata de activitate sau salariul angajaților conținute în documentele pierdute trebuie să fie completate cu alte documente care au o perioadă de depozitare temporară.
De exemplu, informațiile privind remunerarea cuprinse în conturile personale ale salarizare în caz de pierdere a acestora poate fi completat registru de salarizare pentru emiterea salariului sau a altor documente contabile primare, care reprezintă baza pentru calculul salariilor, care au un termen de valabilitate de 5 ani .
În cazul pierderii originale a comenzilor, comenzile efectuate asupra personalului pot fi înlocuite cu copii certificate.
În cazul pierderii iremediabilă a afacerilor care constituie certificatul corespunzător, care precizează tipurile (specii) de documente pierdute, numărul acestora, perioada pentru care au fost întocmite, motivele pentru pierderea lor. Certificat semnat de șeful direcției structurale (departamentul de personal, departamentul de contabilitate) și este reprezentat șef al arhivei (responsabil pentru arhiva), care raportează șefului organizației despre ce sa întâmplat faptul, precum și a face sugestii și concluzii cu privire la pedepsirea celor responsabili și să ia măsurile adecvate pentru a asigura siguranța documentelor să fie de stocare pe termen lung .
Nu este permisă formarea de ordine și ordine separat, separat - anexe la acestea
În timpul pregătirii cazurilor de transfer la arhivele șefului organizarea arhivei (responsabil cu arhiva) verifică și corectitudinea cazurilor în conformitate cu nomenclatura aprobată afacerilor. Aceasta verifică respectarea ordinii cronologice a amplasării documentelor în cazuri.
Redacția felicită pe toți arhiviștii din Rusia!
În procesul de pregătire a cazurilor de transfer, se verifică prezența tuturor anexelor la ordine și ordine. Anexele la documente, indiferent de data întocmirii lor, se anexează la documentele administrative cu care au fost aprobate sau puse în aplicare.
Șeful arhivei (responsabil de arhivă) verifică, de asemenea, disponibilitatea și corespondența tuturor documentelor care trebuie transferate în arhivă. O atenție deosebită este acordată documentelor administrative. Verificați disponibilitatea datelor, numerele comenzilor, conformitatea acestora cu cartea de comandă, comenzile, precum și semnătura administratorului și, dacă este necesar, disponibilitatea vizei. Dacă o copie a documentului este inclusă în cazul în locul originalului, trebuie să fie certificată.
- o inscripție verificatoare "Adevărat";
- poziția persoanei care a certificat copia;
- decodarea semnăturii (inițiale, prenume);
O copie a documentului poate fi certificată cu un sigiliu, determinat la discreția organizației.
Fiți atenți! Documentele în treburile personale sunt aranjate în ordine cronologică în momentul în care sunt primite. În dreptul fiecărui document inclus în fișier, numărul foii pe care se află
În fișierele sau echipamentele personale ale dosarelor personale ale lucrătorilor concediați, se verifică prezența unui inventar intern și calitatea compilației acestuia.
În plus, în timpul pregătirii documentelor se verifică cazurile de formare a conturilor personale pe salarii: acestea sunt grupate în cazul numelor în ordine alfabetică *. În cazul în care acordul format conturile personale ale mai multor departamente, acestea sunt sistematizate în ordine alfabetică a numelor în cadrul fiecărei unități structurale, în acest caz, pentru cazuri similare pot fi elaborate intern de inventariere. În cazul formării de conturi personale, foi de decontare salarizare a numărului de personal organizații (coduri) lucrătorilor trebuie să creeze un pointer la lista (o parte din care a inclus aceste documente), care enumeră numele și patronimicul (specificați complet) angajați și să le facă căutare date (număr de unități de depozitare, foile de unități de stocare de date în care conțin informații despre angajați).
În cursul verificării calității pregătirii documentelor pentru transferul în arhivă, se verifică și calitatea examinării valorii documentelor cazurilor. În cazul în care se găsesc în ele copii ale documentului original găsit în cauză, precum și proiecte de documente, acestea sunt retrase, iar cazul este reeditat. Listele de cazuri sunt numerotate din nou, în timp ce numerele vechi sunt șterse, un nou număr este plasat lângă el, inscripția de verificare a cazului este rearanjată.
În plus, acesta este verificat și numerotarea foilor, în cazul, acuratețea activității de etichete de asigurare corespunzătoare numărului real de foi, în cazul celei specificate în fișa de date pentru martorul.
Dacă în cursul controlului calității lucrărilor obligatorii efectuate, depunerea documentelor relevă faptul că unele dintre documente scapă - nu sunt confiscate prin legare sau nu sunt legate, problema trebuie să fie extinsă, revanșată și cusută. Este interzisă lipirea documentelor neecranate, chiar dacă acest document este pe o singură coală (cu excepția foii - martorul cazului).
Șeful Arhive (responsabil pentru fișier) verifică valabilitatea cărții se referă la cazurile, disponibilitatea toate detaliile necesare: numele, denumirea de divizare structurale, indicele de afaceri (în conformitate cu nomenclatura afacerilor), titlul caz, datele de documente de caz, numărul de foi de caz, termenul de valabilitate a documentelor de caz arhivă. În cazul în care cazul este compus din mai multe volume pe copertile cazuri trebuie să poarte numerele lor. Casetele de decor acoperite cu casetă sunt reînregistrate din nou.
Numărul de inventar de rutină al unității structurale constă dintr-un număr de unități structurale (adoptate în modul stabilit, de exemplu, în conformitate cu instrucțiunile cu privire la munca de birou sau de comandă, șef decret al organizației sau suspendată, în conformitate cu un aranjament de serie al unităților structurale ale numelor din personalul organizației) cu sufixul „cn „(o divizie) și indicarea (rândul său, cratima) cifre ale anului calendaristic, în care sa format cazul inclus în inventar.
Deficiențele dezvăluite în timpul controlului calității pregătirii cazurilor de transfer în arhivele organizației sunt comunicate șefului unității structurale sau angajatului responsabil pentru desfășurarea acestei lucrări, care trebuie să ia măsuri pentru a le elimina.
Fiți atenți! Evidențele diviziilor structurale ale organizației (inclusiv serviciul de personal) sunt întocmite în conformitate cu formularul stabilit în conformitate cu Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor
Un moment la fel de important în verificarea calității pregătirii cazurilor pentru transferul în arhiva unei organizații este verificarea compilației unei înregistrări de livrare, corectitudinea umplerii tuturor grafurilor. Coloanele din inventar trebuie să fie completate exact în conformitate cu informațiile furnizate pe coperta cazurilor. Titlul fiecărui caz care urmează să fie transferat în arhivă are propriul său număr în inventar.
Trebuie de asemenea verificată corectitudinea completării înregistrării finale la lista cazurilor și corespondența numărului de cazuri indicate în inventar cu disponibilitatea reală a acestora. În plus, anteturile detectate de cazuri pot fi introduse în inventar sub numerele de licență în conformitate cu schema adoptată de ordonare a cazurilor sau la sfârșitul secțiunii de inventariere. La cererea șefului arhivei (responsabil pentru arhivă), organizațiile pot întocmi o listă de abrevieri, indexuri, cuprins.
În conformitate cu acordul încheiat în această zi, persoanele responsabile efectuează acceptarea și transferul în comun a documentelor în arhivele organizației.
Angajatul unității structurale care transferă documentele livrează cazurile în arhiva organizației. Cazurile sunt transmise la arhiva în mănunchiuri sau arhive cutii conform inventarului de acceptare, în strictă conformitate cu numerele lor de secvență. Fiecare pachet sau cutie trebuie să aibă o etichetă care conține următoarea descriere a elementelor: numele unității structurale, numărul de inventar, numărul de cazuri, numărul de pachete. Dacă este necesar, puteți specifica perioada de păstrare.
Primirea și transmiterea fiecărui caz incluse în inventarul se face șeful arhivei (responsabil pentru arhiva), în prezența unui angajat al unității structurale, transmiterea documentelor. În timpul recepției și de transmitere a cazurilor în fața fiecărui caz în inventarul unei note de prezența lui. Ca urmare a rezultatelor la recepție, la sfârșitul inventarului este o evidență a numărului de cazuri înregistrate în arhiva (în cifre și litere). În lipsa oricăror cazuri, motiv pentru care urmează să fie transferat la arhiva, o intrare corespunzătoare în „Comentarii“ inventar coloana. Mai mult, la sfârșitul indicației de inventar a datei cazurilor de primire și de transmitere, precum și un manager de arhive semnătură (responsabil pentru fișierul), și un angajat al unităților structurale care au participat la transferul de cazuri.
* Excepția este cartea de salarizare.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: