Documentul îndeplinește multe funcții. Standardul de stat 16.487-83 definește documentul ca obiect material cu informații fixate de metoda artificială pentru transmiterea sa în timp și spațiu, determină funcția globală a documentului ca purtător de informații. Această funcție de document este deosebit de importantă în managementul operațional. După ce folosește documentul în lucrarea curentă, efectuează o altă funcție importantă - acționând ca o sursă istorică. Aceste caracteristici au atras atenția lucrătorilor din management și a arhiviștilor. Organele de conducere, instituțiile puterii trebuie să interacționeze în activitatea lor.
În timpul restructurării sistemului de management, documentul îndeplinește o serie de funcții teoretice care se aplică în disciplinele științifice de management al documentelor și studii de arhivă.
Gestionarea tehnologiei, redusă la o schemă simplă, poate fi reprezentată sub formă de luare a deciziilor, organizarea punerii sale în aplicare și monitorizarea implementării. O astfel de schemă poate fi utilizată atât în cazul celui mai simplu eveniment unic, cât și în organizarea unor sisteme industriale complexe naționale. Aceste sisteme vor diferi în ceea ce privește gradul de pregătire a procesului decizional, organizarea implementării acestuia (personal, finanțe, furnizare, implementare etc.) și organizarea controlului asupra implementării. În toate cazurile, aceste componente trebuie instalate.
Orice decizie nu apare din nimic, poate fi luată doar pe baza informațiilor cu privire la această problemă. Ar trebui remarcate două condiții importante: în primul rând, informațiile ar trebui să fie la timp și, în al doilea rând, ar trebui să fie suficientă pentru a lua decizia necesară. Dacă informațiile au ajuns târziu, pierdeți ocazia de a participa la orice acțiuni, evenimente. Adică, ocazia sau șansa sunt pierdute. Pe de altă parte, dacă informațiile sunt insuficiente sau dacă știți ceva la jumătate,
decizia dvs. poate fi nu numai cea mai bună, dar chiar și cea rea, pentru că nu țineți cont de toți factorii.
În prezent, volumele de informații sunt dublate la fiecare trei ani. Acest lucru se datorează dezvoltării societății. Orice subiect sau individ poate exista numai atunci când se schimbă informații. În condițiile relațiilor de piață, situația economică se schimbă rapid, întreprinderile comerciale "supraviețuiesc" numai dacă știu în timp ce, când, cum și cât costă. Informația a fost de mult timp o marfă. Cine deține informațiile, deține situația și viceversa.
Acest lucru demonstrează schimbările semnificative în organizarea resurselor informaționale în societate, arată că informațiile și documentele ca acesta este transportatorul poartă un impact asupra tuturor aspectelor de management, precum și cu privire la funcționarea diferitelor structuri care afectează rezultatul final în sfera economică.
Serviciul de informare și documentare este funcția principală (principală) de securitate (întreținere), a cărei implementare necesită cunoștințe profesionale speciale. Pe baza acestei lucrări depinde eficiența, claritatea activității oricărui subiect.
Suportul pentru informații și documentație este asigurat de unități structurale speciale: conducerea afacerilor, departamentul general, biroul, secretariatul (sau secretarul asistent). Aceste unități ar trebui să fie echipate cu specialiști. Secretarul adjunct trebuie să aibă, de asemenea, o educație specială, în funcție de nivelul conducătorului și de nivelul pregătirii sale.
Lucrarea oricărui aparat de conducere, ca orice altă lucrare din vremea noastră, trebuie să se desfășoare în funcție de cerințele organizării științifice a muncii. Aceasta înseamnă că nu există o astfel de activitate care să nu fi fost organizată corespunzător, iar persoana care își desfășoară activitatea ar trebui să fie familiarizată cu specificul implementării sale. Pentru a face acest lucru, lucrarea ar trebui împărțită în anumite părți - de la cele mai complexe până la cele mai simple operații. Fiecare parte trebuie să fie elaborată, adică să se organizeze în cel mai bun mod, pentru că în orice lucrare nu există delir, totul trebuie gândit. De asemenea operațiuni bine gândite, bine organizate, constă în organizarea științifică a muncii. Cum să realizați în mod corespunzător acea sau acea muncă este determinată de documentele normative și metodice.
În sfera managementului, ele lucrează în principal cu informații și documente care acționează ca purtători ai acesteia. Document-obiect și rezultatul muncii în management.
Lucrul cu suportul de informare și documentare constă în aceleași operațiuni. Numai prin unele discipline se realizează prin metode tradiționale (manual), altele prin mecanizare și automatizare. Dar toate etapele de lucru cu documente rămân. Prin urmare, orice angajat elementar al aparatului administrativ ar trebui nu numai să elaboreze și să execute corect documentele, ci și să știe ce fel de muncă se desfășoară cu ei.
Orice lucrare de astăzi este îmbunătățită prin introducerea de noi mașini și procese. În domeniul managementului, puteți mecaniza numai lucrul cu documente și automatiza prelucrarea informațiilor conținute în documente.
Dar prelucrarea automată a documentelor își pune cerințele. În ceea ce privește documentele, cerințele pentru formatul lor, ordinea de înregistrare, textul.
Un document este emis doar o singură dată. Documentele acționează în strânsă interacțiune și formează un sistem de documentare. Standardul de stat definește sistemul de documentare ca un set de documente interconectate într-un anumit domeniu de activitate.
Există sisteme financiare, contabilitatea primară și evidența contabilă a costurilor de obiecte și subiecte, contabile și de casă, organizatorice și administrative, și altele. Astfel, fiecare manager trebuie să fie în măsură să profite și să cunoască sistemul de documentare cu care funcționează. De exemplu, angajatul departamentului de personal ar trebui să știe și să poată să facă și să execute toate documentele de personal,
Procedura de lucru cu documente este, de asemenea, împărțită în anumite etape. Fiecare etapă are propriile sale metode de execuție. Lucrarea începe cu primirea și prelucrarea inițială a documentelor. Această etapă este independentă de modul de transmitere a informațiilor: prin poștă, în persoană, prin telegraf, prin fax. De regulă, această activitate se desfășoară la nivel central și constă în operațiuni pur tehnice, descrise în detaliu în reguli și reglementări.
Înregistrarea documentelor este o etapă importantă. În procesul de înregistrare se înregistrează documentele primite, dar cea mai importantă este înregistrarea indicatorilor de pe document, care permit organizarea monitorizării implementării și informării cu documente, adică în procesul de înregistrare, o bancă de date este plasată pe documentele care circulă în unitate sau entitate.
Odată cu înregistrarea documentelor, următoarea etapă de monitorizare a implementării este strâns legată. Controlul de urgență organizat corect vă permite să știți în orice moment ce trebuie făcut și ajută subiectul să-și planifice eficient munca.
De la înregistrarea documentelor depinde de organizarea informațiilor și de activitatea de referință. Informații de service și servicii de documentare sau secretarul sunt necesare pentru câteva minute pentru a elibera un certificat: în cazul în care, de la care, în ce stadiu este opera orice document și să răspundă la întrebarea: ce documente conțin informații cu privire la o anumită problemă care vă interesează. Înregistrarea poate fi efectuată în mod manual - pe carduri sau într-una automatizată - pe un computer. Tehnologia de înregistrare a documentelor este bine descrisă în manualele normative și metodologice.
După procesarea și înregistrarea inițială, documentul este trimis spre executare. Această etapă este legată de problema directității mișcării documentului. Deplasarea documentului către interpret reflectând organizarea managementului. Cu o repartizare clară a responsabilităților și delegarea autorității, documentul intră imediat în execuție. Cu sistemul centralizat de management, atunci când managerul își ia decizia de la toate problemele minore, fiecare document vine la el pentru o rezoluție și apoi merge la executare. Documentul pregătit va merge, prin urmare, de jos în sus - de la executor, cu numeroase aprobări, până la cap pentru semnare. Mutarea documentului reflectă vizual operograma și vă permite să vedeți toate operațiile repetate și inutile.
Următoarea etapă este depozitarea actuală a documentelor. Orice document după informațiile înregistrate în acesta este folosit în procesul de gestionare, îndeplinește funcția de stocare și acumulare a informațiilor astfel încât aceste informații să poată fi returnate din nou atunci când este necesar. Pentru aceasta, documentele trebuie plasate astfel încât documentul necesar să fie găsit în câteva minute. Deoarece există multe documente care sunt amânate în procesul de lucru al subiectului, organizarea lor în actuala conservare necesită o clasificare preliminară, adică distribuția în grupuri (cazuri) pentru căutarea lor promptă. Pentru a distribui documentele pe cazuri, este elaborat un simplu clasificator - nomenclatorul cazurilor. Aceasta este o listă sistematică de titluri care se desfășoară în entități.
Nomenclatorul este cel mai important document. O nomenclatură bine proiectată a cazurilor face posibilă păstrarea unei depozite de documente de rutină bine stabilite. Cu toate acestea, compoziția nomenclaturii necesită cunoștințe speciale. Mulți ani de experiență în elaborarea nomenclaturilor ne permit să afirmăm că doar un specialist în domeniul înregistrării sau un arhivist poate formula nomenclatura. Dacă subiectul nu poate să facă el însuși o nomenclatură calificată, trebuie să se întoarcă. în serviciul de arhivare. Acoperirea cazurilor se stabilește în funcție de nomenclatură. Proiectarea coperților și distribuirea documentelor în cadrul cazurilor ar trebui, de asemenea, realizate ținând cont de normele speciale.
Elaborarea nomenclatorului de cazuri, formarea cazurilor și siguranța acestora asociată examinării valorii documentelor. În conformitate cu expertiza de înțelegere a definirii valorii practice și științifice a documentelor, stabilirea momentului de stocare a acestora. În funcție de valoarea documentelor pe care le pot avea diferite perioade de retenție: pe termen scurt (până la 10 ani), depozitarea pe termen lung (în principiu, este documentele de personal care sunt stocate 25-75 ani) și permanentă. Termenii de stocare a documentelor pot fi determinați în cărți de referință speciale, numite "Liste de documente prin termen de valabilitate". Ele sunt tipice și departamentale. Există o listă tipică pentru documentele de gestionare, documentația științifică și tehnică, documentele film și foto; liste de secții pentru aproape toate sferele de activitate (cultură, sănătate, cinematografie, agricultură, etc.). Lista departamentală acoperă mai îndeaproape documentele create în procesul de activitate al unei anumite sfere. Conditiile de depozitare a documentelor se stabilesc in timpul formarii cazurilor, intrucat un caz nu are voie sa formeze documente de perioade permanente si de depozitare temporara. În caz contrar, documentele vor trebui rearanjate. Procedura de efectuare a examinării și procesării rezultatelor sale este bine descrisă în documentele normative și metodologice.
1, în cele din urmă, etapa finală de lucru cu documente este pregătirea cazurilor pentru stocarea pe termen lung sau pentru livrarea în arhivă. În activitatea operațională, de regulă, cazurile sunt utilizate timp de doi ani - anul curent și trecutul. Cazurile din anii anteriori trebuie procesate și transferate în arhiva subiectului (dacă există) sau transferate pentru depozitare într-un alt cabinet. Prelucrarea cazurilor se efectuează în conformitate cu normele stabilite. Dacă această activitate se desfășoară în mod regulat, în fiecare an, afacerile subiectului vor fi în ordine, iar căutarea cazurilor și a documentelor necesare nu va fi dificilă.
Ordinea întocmirii și procesării documentelor și organizarea tuturor etapelor de lucru cu acestea sunt descrise în detaliu în documentele normative și metodologice. Pachetul de documente ar trebui să fie la fiecare subiect sau obiect, iar dacă acestea sunt mari - în fiecare unitate structurală.
Arhiviștii care sunt activitate sau entități ar trebui, în primul rând, pentru a oferi consultare, pentru a stabili ce ar trebui să fie subiectul sau obiectul actelor procedurale și de reglementare, cu ajutorul căruia puteți găsi răspunsuri la multe întrebări în ceea ce privește pregătirea, procesarea, organizarea documentelor obiecte de control.
Pachetul de documente normative și metodice cuprinde două părți. Prima parte ar trebui să fie o documente procedurale și de reglementare la nivel național, care sunt stabilite în totalitate trebuie să fie vândute în instituții de arhivă, nu numai în centru, dar, de asemenea, în domeniu. Aceste documente includ:
- Sistemul de stat al suportului de documentare
de management. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru documente și documente
Servicii de suport pentru documente.
- Instrucțiuni tipice despre referință în obiecte și subiecte.
- Sisteme unificate de documentare. Sistemul de documentare organizatorică și administrativă. Cerințe privind înregistrarea documentelor.
- Reguli de bază pentru activitatea arhivelor departamentale.
- Lista documentelor standard create în acest proces
activitatea comitetelor de stat, obiecte, subiecte cu definirea termenilor
A doua parte a pachetului este formată din documentele organizatorice și de reglementare ale subiectului. Acesta include:
- Carta sau prevederea unui obiect sau subiect.
- Regulamentele privind diviziunea structurală (dacă subiectul are o structură ramificată).
- Descrierea posturilor angajaților diviziilor structurale.
- Instrucțiune privind desfășurarea afacerilor în acest domeniu.
- Tabel de forme de documente ale subdiviziunilor structurale sau
subiectul ca întreg.
Pe ar trebui să fie specificate din urmă trei documente Instrucțiunea cu privire la birou pentru subiectul exemplelor sale, nomenclatura afacerilor și forme raport de carte de documente cu mostre de documente care pot fi dezvoltate pe baza unei auto-susținere sau să fie angajați ai serviciului de arhivă locală.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: