Memo pentru a umple pașaportul arhivei organizației,
stocarea documentației de management
1. Introducere
1.1. Aceste orientări au fost dezvoltate pentru a îmbunătăți documentele contabile de stat ale Fondului Arhivistic al Federației Ruse și a altor documente de arhivă, care sunt stocate în arhivele organizațiilor - surse de achiziție de stat și municipale arhivele din Republica Karelia.
1.2. Memo-ul definește procedura de completare a pașaportului din arhiva organizației care păstrează documentația de management (anexa nr. 4 la regulamente).
1.3.Pamyatka destinate arhivele organizațiilor și altor entități ale angajaților responsabili pentru înregistrarea, stocarea și utilizarea documentelor generate în organizație, precum și pentru angajații arhivelor de stat și municipale, efectuarea de management organizațional și metodică a arhivele Organizației.
2. Dispoziții generale
2.2. Pașaportul arhivei este completat în 2 exemplare. Primele exemplare ale pașaportului sunt trimise la arhiva statului sau municipiului. Cele două copii ale pașaportului sunt păstrate în organizație până la lichidarea (reorganizarea).
2.3. Organizațiile includ acreditări de pașaport pe documentele de timp de stocare permanentă și personalul care sunt depuse în arhivele Organizației, formate, inclusiv în activitățile lor, activitățile organizațiilor - predecesorilor, precum și organizațiile subordonate, în cazul în care documentele sunt în posesia vine în arhivele organizației-mamă .
2.4. Organizațiile neguvernamentale care păstrează documentele de stat și de forme de proprietate nestatale, adică documentele create înainte și după privatizare sau corporatizare, constau din două pașapoarte separate.
3. Procedura de completare și completare a formularului de pașaport al arhivei organizației
3.3. În secțiunea 1. "Informații generale" pe linia 101,
coloana 1 - numărul de fonduri din arhivă
Contele 2 - zona arhivei în metri pătrați
Count 3 - încărcarea arhivei în procente.
Gradul de congestie a arhivei este calculat prin împărțirea numărului de fișiere stocate în arhivă de către indicatorul de capacitate și înmulțirea cu 100.
Pentru a determina indicele de capacitate, ar trebui să se calculeze numărul mediu de unități de stocare amplasate pe un metru curent al rafturilor de arhivă. Acest indicator depinde de parametrii echipamentului de rafturi (înălțime, număr, lungimea rafturilor de raft, etc.).
Exemplu: Arhiva conține 7500 €.
Lungimea rafturilor de arhivă ocupate de documente este de 100 de metri liniari. Numărul de unități de stocare este împărțit la numărul de contoare de funcționare
7500: 100 = 75 de ex.
În consecință, pe un metru curent de rafturi există 75 de unități de depozitare.
Pentru a calcula indicatorul de capacitate, numărul de articole stocate pe un contor curent este înmulțit cu numărul total de rafturi de arhivă (inclusiv rafturi libere)
Exemplu: Lungimea totală a rafturilor este de 120 lm.
75 x 120 = 9000 μm. (figura de capacitate)
Pentru a calcula procentajul volumului de muncă, numărul de unități de stocare este împărțit la indicatorul de capacitate și înmulțit cu 100
7500. 9000 x 100 = 83,3%
Procentul volumului de muncă al arhivelor este de 83,3%
Arhiva deține 25560 e. lungimea rafturilor de arhivă ocupate de documente este de 300 lm. lungimea totală a rafturilor este de 400 m.
25560. 300 = 85 unități.
85 x 400 = 34000 de unități de stocare. (figura de capacitate)
25560. 34000 x 100 = 75,2%
3.4. Secțiunea 2 "Informații privind documentele"
Caseta 1 - oferă informații despre documentele de depozitare permanentă și despre personal. Numărul de unități de depozitare din secțiunile corespunzătoare ale secțiunii este indicat după numărarea lor împreună, inclusiv pe baza documentelor contabile.
Rubrica 2 indică data celor mai vechi documente stocate în organizarea depozitării permanente și de către personal (în liniile corespunzătoare).
Caseta 3 - indică data de încheiere a documentelor stocate în arhivă.
Numără 4, 5, 6 - se completează în cazul în care entitatea raportoare a efectuat selectarea documentației de gestionare și de stocare permanentă cu personalul și au făcut inventarul, care sunt aprobate și coordonate cu instituțiile de arhivă EPA.
Coloana 4 - indică numărul de articole stocate în inventar.
Coloanele 5 și 6 indică datele de început și de sfârșit ale documentelor înscrise în inventar.
b) documente privind personalul, evidența actelor notariale, cărțile economice și privind privatizarea documentelor de locuit - 75 de ani.
Condițiile de depozitare temporară a documentelor Fondului de Arhivă al Federației Ruse în organizațiile neguvernamentale sunt stabilite în contractul dintre arhivă și proprietarul sau proprietarul documentelor specificate.
Dacă o organizație neguvernamentală ține documentele organizației predecesoare a statului, atunci documentele care se referă la proprietatea statului trebuie considerate documente stocate după data limită.
3.5. Secțiunea "Personal" - indică numărul de angajați ai arhivei organizației în conformitate cu programul personalului.
3.6. În secțiunea "Condiții pentru păstrarea documentelor" este necesar să se sublinieze indicatorii care caracterizează locurile în care sunt stocate documentele de arhivă. echipamentele de stocare, modurile de stocare normativă susținute în acestea. Dacă arhivele specializate în organizație nu este prezent, informațiile relevante trebuie să reflecte caracteristicile unui locuri de depozitare reale ale documentelor (camere, coridoare, subsoluri și așa mai departe de operare. N.)
3.7. Pentru clarificarea informațiilor privind disponibilitatea reglementărilor locale ale organizației în ceea ce privește organizarea arhivelor departamentale și înregistrarea cererii de gestionare este completat
3.10. Prin expunerea de motive pașaport, care conține informații despre schimbările în numele, afilierea, statutul de organizare și juridică sau formă de organizare de proprietate, motivele pentru modificările indicatorilor au avut loc în timpul perioadei de raportare, a informațiilor transferuri prealabile din documentele privind stocarea de stat sau local (nume de fișier, tipuri, volumele și datele extreme ale documentelor prezentate și anul de transmitere) sunt comunicate informații cu privire la disponibilitatea sistemului de referință științific la documentele. O notă explicativă este semnată de oficialul relevant.
Departamentul de Achiziții GN. Fedorov
Trimiteți-le prietenilor: