ESCOM.BPM sistem de management al documentelor va permite organizarea documentelor electronice (schimbul de documente în format electronic) nu este numai în cadrul organizației dumneavoastră, dar, de asemenea, pentru a asigura schimbul de documente electronice cu partenerii.
Funcții automate de control
Deoarece vom automatiza controlul, trebuie mai întâi să determinăm funcțiile de control care trebuie automatizate. Atunci când se lucrează cu documente de hârtie, persoana care este însărcinată cu exercitarea funcțiilor de control este controlorul. Trebuie remarcat faptul că operatorul, în majoritatea cazurilor, lucrează numai cu documente care au ștampila "On Control", sau altfel se spune "pus pe control". Ce se întâmplă cu alte documente executabile pe suport de hârtie este cunoscut numai artistului însuși. Dacă există o problemă cu un astfel de document necontrolat, atunci rămâne doar să îl corectați, nu există nici o modalitate de a diagnostica problema în avans, precum și de a găsi motivele apariției acesteia.
În mod ideal, pentru a crește disciplina de performanță în ansamblu, toate documentele ar trebui să fie controlate. Dar acest lucru, desigur, este foarte laborios - pentru a monitoriza toate documentele. De aceea vorbim despre automatizarea controlului asupra executării documentelor, deoarece vedem o soluție a problemei în traducerea unor proceduri de control laborioase pe umerii unui sistem automatizat.
Deci, care sunt funcțiile de control al execuției documentelor pe care vrem să le automatizeze?
Formarea unui card de control
Controlul asupra executării unui document începe cu crearea unui card de control pentru acesta. Conține informații despre document, instrucțiuni, termeni de execuție, executori. În cursul controlului, în cursul executării se fac diverse mărci. Munca este foarte consumatoare de timp. Dar utilizarea sistemului electronic de gestionare a documentelor poate face mai ușoară. Dacă o carte electronică de înregistrare a documentului este deja disponibilă în sistem, se adaugă paginile "Control" și "Progress" pentru a controla documentul. Prin urmare, nu este necesar să introduceți date despre document în sine, însă este suficient să specificați termenii și executorii.
Contabilizarea termenelor limită pentru executarea documentelor
Care este controlul asupra termenului de executare al documentului. În primul rând, pentru a semna și a reaminti interpreților și controlorului despre abordarea sa. Este posibil ca acest lucru să le permită să facă eforturi în timp util și să execute documentul la timp. Dacă perioada este specificată pe cartela de hârtie, atunci să-i informați despre abordarea artistului, el trebuie să sune. Este recomandabil să alocați funcțiile de notificare și mementouri la un sistem automat. Acest lucru va elimina o cantitate mare de lucru de la controler. În plus, înregistrarea automată a faptului că angajatul citește anunțul vă permite să nu vă îndoiți că acum este conștient de ceea ce se întâmplă. În al doilea rând, termenul este utilizat pentru a controla întârzierea documentului.
Formarea jurnalului "documente restante"
Dacă termenul de executare a documentului a expirat și documentul nu a fost executat, de exemplu, nu a fost pregătit nici un răspuns, iar documentul ar trebui să primească statusul "Expirat". Pentru a face acest lucru manual pe cardurile de control ale documentelor este o operație foarte consumatoare de timp. Sistemul de control al execuției documentelor vă permite să atribuiți automat statusul "Expirat" documentelor neexecutate și să creați un jurnal din cardurile documentelor restante. Prezența unui astfel de jurnal permite managerilor să ia măsuri prompte pentru a remedia situația.
Declarația documentului pentru control
Controlul asupra executării documentelor include o procedură importantă pentru crearea unui document de control. Procedura constă în introducerea în extrasul cardului de control la data de control, monitorizare și de a face o dată de intrare a unui jurnal de control al documentelor controlat. Cu un număr mare de documente controlate, aceasta este o sarcină destul de lungă. Sistemul de gestionare a documentelor vă permite să automatizați producerea unui document pentru control. Dacă în timpul examinării documentului în card a fost opțiunea „controlul“, după trimiterea unui document pentru a executa acesta va fi plasat în pista de audit, iar cardul va fi listat marca de declarație privind controlul.
Formarea jurnalului "cu privire la control"
După cum sa menționat deja mai sus, pentru documentele deosebit de importante, se stabilește un semn special "La control". Informațiile despre astfel de documente sunt înregistrate manual de către supraveghetor. Această activitate trebuie mutată într-un sistem automat de monitorizare a performanței. Ar trebui să se afișeze automat în registrul de control documentele cu semnul "La control". Logarea în formă electronică este foarte convenabilă și facilitează foarte mult activitatea controlorului. Data de control trebuie să fie stabilită pe cardul fiecărui document monitorizat. De obicei, aceasta este cu câteva zile înainte de termenul limită pentru executarea documentului. Jurnalul de control electronic trebuie să fie grupat în funcție de datele de control. Acest lucru va permite tuturor participanților la procesul de execuție să vadă documentele, perioada de control care vine astăzi, mâine, săptămâna viitoare, luna viitoare etc. și să ia măsuri pentru executarea lor în timp util.
Introducerea listelor de verificare în document
În timpul executării documentului, controlorul poate solicita informații de la artiștii interpreți sau executanți cu privire la progresul executării și îl poate face în cardurile de control ale documentelor. Într-un sistem automat, acest lucru este mai ușor de făcut. Nu apelați, căutați angajați și că îi "torturați". Este suficient să trimiteți un mesaj direct de pe cardul electronic al documentului controlat angajatului și el să poată răspunde. Textul răspunsului din cartea de mesaje poate fi transferat într-o secțiune specială "Listele de verificare" din fișa electronică de documente. Toate persoanele interesate pot vizualiza documentul și pot vedea progresul. Acest lucru permite monitorizarea rapidă a executării documentelor fără a fi nevoie să se colecteze toți participanții la proces într-un singur birou.
Verificarea rapoartelor interpreților
Fiecare dintre executorii documentului poate să pregătească un raport și să vină cu el la recepție la șeful biroului. Uneori este necesar și nu puteți face fără ea. Dar, în multe aspecte, rapoartele pot fi verificate în sistemul de control al execuției documentelor. Raportul poate fi întocmit în formă electronică, poate fi scanat, atașați fișierele la cartea de comandă și trimiteți raportul spre examinare. În sistemul automatizat, raportul este supus mai întâi unei inspecții preliminare de către operator și, după aprobare, este trimis la șeful care a emis rezoluția.
Este important ca toate evenimentele să fie înregistrate automat în sistemul de flux de lucru. Deci, evenimentul de trimitere a raportului conține o înregistrare a datei și a orei. Dacă raportul este respins și trimis pentru revizuire, data acestui eveniment va fi de asemenea înregistrată. Acest lucru este important pentru toți participanții la proces.
O funcție convenabilă a sistemului de monitorizare a performanței este generarea de versiuni de documente. În acest caz, dacă interpretul a pregătit un raport și a fost returnat pentru revizuire, el poate crea o nouă versiune a raportului și în care să evidențieze propriile îmbunătățiri și corecții.
Toate caracteristicile de mai sus pot reduce în mod semnificativ costul de colectare și verificare a rapoartelor interpreților, precum și de a face această fază transparentă pentru toți participanții la proces.
Contabilizarea amânărilor datei scadente
O procedură importantă de control constă în examinarea amânărilor perioadei de executare a documentelor. Astfel de fapte sunt introduse în cartea de control a documentului și vă permit să vedeți de câte ori a fost deja transferat timpul, cât timp este executat documentul, cât de departe a fost întârziată. Dacă faceți o notă privind amânarea datelor într-un card de control al hârtiei este încă posibilă, atunci luarea manuală a timpului pentru lucrul cu documentul nu este practic realistă. Sistemul automatizat permite rezolvarea acestor probleme și, ca rezultat, creșterea eficienței controlului. Când verificați raportul și îl trimiteți spre revizuire, sistemul monitorizează termenul limită pentru executarea documentului și, dacă expiră, invită examinatorul să efectueze transferul perioadei. În mod automat, o înregistrare a evenimentului este înregistrată în documentul special "Transferul datei scadente" pe documentul de înmatriculare: când și de către cine au fost modificate termenul limită, noul termen și vechiul termen de executare.
Și, bineînțeles, pentru un sistem automatizat nu este nici o problemă să țineți evidența timpului. Calcularea termenelor se realizează automat, iar acestea sunt afișate în cartela electronică a documentului pe pagina „control“, cum ar fi „cât de mult timp a mai rămas până în momentul de execuție“, „cât de mult timp este executat documentul“, „cât de mult timp documentul a expirat.“
Înlăturarea documentelor de la control
După ce rapoartele privind executarea documentului sunt verificate și se ia decizia că documentul este executat și trebuie transferat în spațiul de stocare a arhivelor, atunci înainte de aceasta este necesară scoaterea documentului de la control. Această procedură trebuie efectuată numai pentru documentele care au fost plasate anterior pentru monitorizare. Din ce constă această funcție?
Pentru a elimina un document de la un control, trebuie să-i găsiți cardul de control, să notați în card și apoi să faceți o notă în jurnalul de control. Asta pare a fi tot. În principiu, există puține acțiuni pentru Controller să efectueze această funcție, dar cu un număr mare de documente, acest lucru poate dura ceva timp. Cum poate ajuta o soluție automată? În sistemul de flux de lucru, această funcție poate fi automatizată. Când faceți clic pe butonul "Scoateți documentul de la comandă", data și ora în care documentul este eliminat din control vor fi automat înscriși pe cardul documentului monitorizat. În general, după verificarea rapoartelor de performanță, documentul poate fi debifat automat dacă acest mod este activat pentru acesta. Și nici nu trebuie să apăsați butoane suplimentare.
Eliminarea unui document de la control conduce la faptul că se oprește automat afișarea în jurnalul "On control". Sistemul de control al execuției atribuie documentului starea "Execuit", iar cardul său este mutat în arhiva electronică a documentelor. Cu toate acestea, toate informațiile despre faptul că documentul era în control și despre modul în care a fost executat sunt stocate în cartea sa și pot fi uitate întotdeauna.
Trimiteți-le prietenilor: