Cei care citesc povestea despre Zăpada Alba știu că unul dintre cele mai importante secrete ale unui management eficient este ordinea. Încercați să faceți cel puțin o curățare generală în documente - și mâine compilarea unui raport trimestrial sau căutarea unei plăți viitoare nu va părea un coșmar în viața dvs. de birou. Dar mai întâi, fii răbdător: procesul de procesare arhivistică vă poate pregăti o serie de surprize "fabuloase".
Ce este procesarea arhivelor și ce este pentru ea?
prelucrare Arhivistic - nu un lux, nu un capriciu și nu obsesia arhiviștilor riguroase obsedat de dorința de a crea un univers coerent de armonie și ordine, fără a părăsi locul de muncă. Așa cum am menționat anterior, arhivarea documentelor este în cadrul unui studiu instituțional clar. de prelucrare a documentelor efectuate în mod corespunzător ajută la evitarea problemelor legate de desfășurarea auditului și a altor verificări de către autoritățile publice. De asemenea, face mai ușor pentru a căuta documentele de raportare necesare și recuperarea informațiilor pierdute pe baza documentelor arhivate, și mutarea companiei dintr-un loc vă permite să ia în considerare și de a salva fiecare ultima frunză.
Principalele etape ale procesării documentelor în arhivă
Compoziția evenimentelor din procesarea arhivelor documentelor depinde de nevoile companiei și de profesionalismul angajaților care au reușit să le evalueze corect. În forma cea mai generală, există patru etape principale de arhivare.
Examinarea valorii documentelor. În cursul examinării se stabilește valoarea științifică, istorică și practică a documentelor. Documentele care reprezintă această valoare sau acea valoare pentru organizație sunt supuse procesării ulterioare a arhivelor. Printre acestea vor fi cu siguranță:
- Documente legate de principalele activități ale organizației: documente constitutive, procese-verbale ale ședințelor consiliului de administrație și ale acționarilor, ordine de activitate, întâlniri ale acționarilor, bilanțuri anuale, estimări ale cheltuielilor și veniturilor, planuri de personal.
- Documente referitoare la activitățile financiare și economice: registrele de contabilitate, documentele contabile primare și anexele acestora, acordurile privind furnizarea și primirea de servicii etc.
- Personalul de documente: contracte de muncă (contracte), ordinele privind angajarea și concedierea, transferul de angajați, documentele de salarizare (salarii, conturi personale), cardurile personale concediați angajații (Formularul T-2).
Sistematizarea documentelor și formarea cazurilor
Conform listei de documente administrative standard, produse în activitatea organizațiilor, cu indicarea perioadei de valabilitate, în această etapă este formarea documentelor afacerilor privind personalul, permanent, temporar (până la 10 ani) și pe termen lung (peste 10 ani), termenul de valabilitate.
Descrierea și înregistrarea cazurilor. Această procedură este guvernată de legea arhivară a Federației Ruse și include legarea obligatorie sau obligatorie, numărarea foilor, întocmirea unei inscripții în limbaj, întocmirea unui inventar intern al documentelor cauzei, întocmirea copertei cazului. Pentru cazurile de depozitare temporară este permisă înregistrarea parțială a cazurilor.
Pe baza rezultatelor principalelor etape, este posibilă derularea altor proceduri legate de pregătirea cazurilor de distrugere, transferul documentelor de depozitare în arhiva statului și elaborarea nomenclatorului de cazuri. Fiecare dintre ele poate fi efectuată atât în combinație cu alte activități, cât și separat de acestea.
Cazuri speciale din practica procesării arhivelor
Chiar dacă ați studiat cu atenție legislația arhivistică care reglementează procedura de prelucrare arhivistică și interogat colegii bine familiare, se poate argumenta că, fără experiența corespunzătoare a erorilor și incidentelor evitați toate la fel nu poate fi foarte probabil. Luați în considerare câteva cazuri din practica „Delice Arhiva“, pe care experții au avut de a face cu o serie de documente atat companii private si cu arhivele federale.
Determinarea timpilor de stocare. În ciuda faptului că există liste standard aprobate de documente formate în activitățile organizației și au dezvoltat servicii online specializate pentru a determina calendarul de stocare a documentelor. este adesea problematică atribuirea unui anumit document unui anumit tip în funcție de perioada de stocare.
Unele documente nu intră încă într-o singură listă de documente din lista principală. În URSS, această problemă a fost rezolvată prin introducerea unui sistem de liste sectoriale care include documente specifice pentru fiecare industrie (construcții, petrol și gaze etc.). Astăzi, specialiștii în companiile de arhivă trebuie să se adreseze unor astfel de liste pentru a determina calendarul de stocare a documentelor individuale, dar este destul de dificil pentru muritorii obișnuiți să aibă acces la liste de acest tip. De exemplu, în timpul prelucrării arhivelor, multe instituții de credit consideră surprinzător că nu există încă o listă corespunzătoare de documente conform cărora acestea pot fi clasificate. De regulă, în companiile de arhivă cu o vastă experiență în prelucrarea arhivelor, această problemă este rezolvată legal, dar pentru acești arhivi trebuie să studieze o mulțime de reglementări și, dacă este necesar, să se conecteze la activitatea altor specialiști.
În plus, pot exista erori asociate cu ignorarea nuanțelor de stocare a anumitor tipuri de documente, ale căror condiții de depozitare sunt stabilite în mod legal în listele. Astfel, la stabilirea duratei de depozitare a contractelor, este de obicei uitat că se calculează ținând cont de termenul contractului. De exemplu, un contract de ipotecă poate să nu fie stocat timp de 5 ani, dar timp de 30 de ani de la calcul: 25 de ani de ipotecă + 5 ani de depozitare la contract. În cazul litigiilor sau verificărilor efectuate de autoritățile de supraveghere, absența unui contract important poate avea consecințe neplăcute pentru organizație. În alte situații, angajații companiei pot fi afectați, după cum arată practica Asociației Căilor Ferate Ruse. La arhivarea documentelor pentru personal pe baza unei liste standard, personalul a stabilit că foaia de parcurs ar trebui păstrată timp de 1 an. Cu toate acestea, în aceeași listă se indică faptul că, dacă se referă la producția dăunătoare, carnetul de raport trebuie păstrat timp de 75 de ani. Ca urmare a determinării incorecte a perioadei de păstrare a documentului, tabletele au fost distruse, iar angajații RZD au rămas fără o creștere semnificativă a pensiei în viitor.
Cum se determină compoziția evenimentelor pentru procesarea arhivelor
Companiile de arhivă de astăzi oferă un set diferit de servicii în cadrul a ceea ce poate fi considerat prelucrare arhivă a documentelor, prin urmare, costul acestor lucrări poate varia considerabil între diferiți artiști. Cum să determinați ce complex de activități este necesar pentru organizația dvs.? În acest scop, Delis Archive oferă un audit gratuit gratuit. care vă permite să evaluați starea actuală a arhivei corporative cu alte recomandări pentru îmbunătățirea acesteia. De obicei, o evaluare preliminară a arhivei durează de la câteva ore (pentru întreprinderile mici și mijlocii) la trei zile (pentru întreprinderile mari) și necesită prezența unuia dintre angajați (arhivar sau contabil șef sau director administrativ etc.).
În plus față de suma totală a înregistrărilor stocate și a proceselor de conducere și documentele contabile exprimă un audit ajută să analizeze riscurile de pierdere a documentelor și a accesului neautorizat la informații confidențiale, precum și utilizarea eficientă a spațiului de arhivare. Inutil să spun că o evaluare preliminară vă poate salva de la costuri suplimentare asociate cu determinarea incorectă a nevoilor de arhivare ale organizației, iar unele dintre erorile care apar din cauza necunoașterii complexitatea măsurilor juridice și organizatorice pentru prelucrarea arhivelor.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: