Cum să pregătiți un moderator pentru regulile universale ale evenimentului, sfaturi, liste de verificare, #uxeventblog

Să vorbim despre rolul moderatorului la conferințe și forumuri. Cu siguranta stii cine vreau sa spun: nu este prezentatorul sau vorbitorul. și cu siguranță nu directorul de program.

Aceasta este persoana care conduce cel mai adesea o discuție în grup, el însuși adresează întrebări participanților experți sau coordonează întrebări din partea publicului. Rolul moderatorului poate varia de la eveniment la eveniment, dar unele elemente de instruire sunt universale.

În cazul nostru, rolurile moderatorilor diferitelor sesiuni ale forumului privind sponsorizările s-au deosebit ușor între ele, deoarece funcțiile lor directe au fost dictate de formatul sesiunilor.

O parte a briefingului a fost diferită pentru fiecare tip de moderator, însă a existat o structură generală, sfaturi privind pregătirea și desfășurarea discuției.

Nu mă voi concentra pe chestiuni de căutare, selecție și contact personal cu moderatorii. Să ne imaginăm că acești oameni sunt deja acolo, plini de motivație și energie, iar sarcina noastră este să le pregătim pentru îndeplinirea efectivă a rolului lor.

Ce reprezintă formarea moderatorilor?

În opinia mea, în memoria moderatorului sunt câteva elemente obligatorii:

Rolul principal al moderatorului
Curs de formare pentru moderatori
Lista de verificare detaliată pentru instruire
Instrucțiuni pentru comportamentul în timpul sesiunii
Un memento temporizat separat
Aspecte generale, dar importante despre cum să faceți mai bine o sesiune cu un anumit format

Să analizăm fiecare dintre ele în detaliu.

1. Principalul rol al moderatorului

Este necesar să se descrie clar și fără ambiguitate care este rolul special al evenimentului, care sunt așteptările acestuia. Un exemplu este imaginea de mai sus.

Amintiți-vă că rolul principal al moderatorului nu poate fi pur și simplu copiat de la un alt eveniment, depinde în mod direct de ce sarcină o anumită sesiune efectuează în programul conferinței sau forumului.

Ce acțiuni va trebui să efectueze moderatorul?
De ce nu pot fi interpretate de altcineva?
Cine ar trebui să acorde cea mai mare atenție moderatorului următoarele: vorbitori, participanți la sală, invitați speciali, gazda, organizatori?
În cazul în care moderatorul însuși înțelege subiectul sesiunii, pe care îl moderhează?
Ce aspecte ale evenimentului vor fi cele mai afectate de munca de succes a moderatorului?

2. Formarea în timp a moderatorilor

Întotdeauna am pregătit o structură și o pregătire semnificativă. Descrieți în ce termen ce fel de pregătire ar trebui să aibă loc, în ce moment trebuie să comunice moderatorul cu vorbitorii și în care să pregătească întrebări pentru discuție.

Nu uitați de data apelului final: documentul este un document și nimeni nu a anulat instrucțiunile orale.

3. Listă detaliată de verificare pentru pregătire

Este greu să vă amintiți totul și să nu pierdeți nimic. Pentru moderatorii forumului de sponsorizare din Rusia (RSF) a fost mai convenabil să se pregătească, am scris o listă de verificare detaliată a ceea ce ar trebui făcut înaintea forumului ca pregătire. Cred că astfel de liste de verificare ajută organizatorul și moderatorii:

să conștientizeze importanța și detaliile rolului moderatorului;
evitați panica în timpul pregătirii ("Nu știu ce să apuc!");
evita asteptarile false fata de rolul moderatorului;
face sesiunea mai productivă.

Pregătirea este jumătate din succesul moderatorului.

În funcție de rolul moderatorului, puteți adăuga sau elimina elemente pentru pregătire. De asemenea, nu uitați că, pentru a profita la maxim de rezumatele și prezentările vorbitorilor de secțiuni (dacă există), trebuie să le colectați în avans și să le trimiteți moderatorului. În mod ideal - chiar împreună cu această listă de verificare.

4. Instrucțiuni de comportament în timpul sesiunii

Discuția clasică sau sesiunea expertului are o structură și un timp similar, astfel încât instrucțiunile inițiale pentru aproape toate sesiunile similare sunt similare și par a fi evidente. De exemplu:

Instrucțiunile vor diferi în funcție de subtilitățile formatului și de efectul pe care doriți să-l atingeți. Voi cita, ca un exemplu, extrase din instrucțiunile pentru desfășurarea unei discuții de grup, în care sarcina moderatorului este de a susține o discuție dinamică și de a ajuta vorbitorii de specialitate să dezvăluie maxim un subiect declarat de la diferite părți.

Chiar având 3-5 experți la fața locului, este foarte dificil să începeți discuția "de pe lilieci": nu va fi angajată și nu poate fi înțeleasă de public. Prin urmare, ca recomandări de bază, putem oferi moderatorilor să meargă de la general la privat și să ajute la deschiderea treptată a subiectului.

Discuții generale de panouri

După toate discursurile, adresați-vă uneia dintre întrebările generale pregătite pentru discuția în grup. Prima întrebare este pentru încălzire, nu ar trebui să pună difuzoarele la un capăt.
Următoarele întrebări - despre oportunități, aspecte pozitive. Apoi - mai complexă și mai provocatoare - cu privire la riscurile, problemele din subiect.
Alternați-vă întrebările cu întrebări adresate publicului sau vorbitorilor. Dacă nu există întrebări, adresați-vă întrebările pregătite în prealabil.
Nu lăsați difuzoarele să se plictisească. Distribuiți în mod uniform întrebările, împiedicați ordinea răspunsurilor lor. O întrebare nu trebuie să răspundă de toți vorbitorii, adesea două răspunsuri sunt suficiente, iar restul vorbitorilor poate fi întrebat o întrebare legată și mai specifică.
Polite, dar controlați cu fermitate regulamentele.

5. Memento separată de timp

Există o altă sarcină universală a moderatorilor tuturor dungilor - să urmeze timpul de sesiune, mai ales după încheierea acestuia. Pentru mine, "jurământul" unui moderator profesionist sună astfel:

A termina la timp este o chestiune de onoare.

Noi, împreună cu dvs., știți că starea de spirit a participanților și calitatea programului întregului eveniment depind de acest lucru. Știu. Dar pentru a reaminti din nou acest lucru și pentru a da câteva sfaturi practice despre cum să utilizați cel mai bine un cronometru pe dispozitiv, să introduceți un voluntar care va servi semnele condiționate de la audiență dacă este necesar - nu este niciodată inutil.

După părerea mea, punerea acestui aspect al rolului moderatorului într-un articol separat din memo vă ajută să subliniez gravitatea intențiilor dvs. ca organizatori pentru a face un eveniment de calitate. Nu ascundeți acest aspect între limita de timp, scrieți clar și direct.

6. Sfaturi obișnuite dar importante despre cum să faceți o sesiune de un anumit format mai bună

Orice lucru care nu se încadrează în paragrafele anterioare poate merge în ultima parte. După ce am studiat diferitele sfaturi de la moderatori experimentați ai conferințelor internaționale, am adăugat următoarele puncte în memoria mea pentru discuțiile în grup:

Ce este el, moderatorul ideal?

Dacă ați citit acest mesaj până la sfârșit, probabil că deja ați putea concluziona că pentru mine moderatorul ideal este, în primul rând, un moderator pregătit.

Dar, din păcate, chiar și prezența unei liste de verificare perfect detaliate asupra pregătirii nu garantează faptul că moderatorul se va descurca pe deplin cu rolul său.

Există o serie de calități personale care ajută să fie un bun moderator, precum și experiență, conștientizarea tendințelor și a subiectelor cheie din industrie, interesul personal în discuție și mulți alți factori.

Selectând oameni pentru rolul unui moderator, încercați să vă creați portretul ideal și să discutați întotdeauna cu fiecare candidat personal. Aflați motivația, aflați despre experiență, asigurați-vă că înțelegeți în egală măsură mesajul principal al unei anumite sesiuni și, în general, întregul program al evenimentului în ansamblu.

Iar apoi furnizați o informare exhaustivă, o listă de verificare detaliată și o notă.

Și dacă vă aflați în pierdere prin adaptarea unei note universale la evenimentul dvs. sau dacă aveți nevoie de sfaturi, cum să vă pregătiți mai bine pe moderator, vă rugăm să mă contactați pentru sfaturi. Sunt întotdeauna fericit să ajut organizatorii evenimentelor cu experiența, exemplele și documentele detaliate.

Numele meu este Anya Dvornikova. Studiez teoria și practica creării și organizării evenimentelor unice, schimbul de experiențe și invitarea tuturor celor care nu sunt indiferenți la comunicarea activă.

Vrei să fii în curs?

Aproximativ o dată pe săptămână scriu mesaje noi și, o dată pe lună, trimit abonaților o selecție de știri și linkuri la cele mai recente intrări. Doriți să primiți o actualizare de la UXevent pe e-mailul dvs.? Abonare: Făcând clic pe buton, consimt la prelucrarea datelor cu caracter personal.