I. Locul de depozitare și înregistrarea cărților de înregistrare a actelor
stare civilă și cărți metrice în birourile registratorului
1.1. Starea civilă sunt selectate și broșuri de cărți, în ordine cronologică, Oficiul Stării Civile, care sunt stocate înregistrările din județ (oraș), și în interiorul regiunii în ordine alfabetică - de către consiliile sătești de deputați ai poporului.
Cartea de înregistrare civilă se face în două exemplare, dintre care unul este plasat primele exemplare, iar în cealaltă - a doua copii ale înregistrărilor vitale.
În fiecare dintre cărți, între 250 și 300 coli dintr-un registru de stare civilă se concentrează într-un an calendaristic. Dacă într-un an înregistrările de un fel se dovedesc a fi mici, asocierea de cărți de înregistrare a actelor de mai mulți ani este permisă.
1.2. Primele exemplare ale cărților de înregistrare civilă, întocmite pe teritoriul districtului (oraș), inclusiv comitetele executive ale rurale (de decontare) Sovieticii, precum și registrele de nașteri, sunt stocate în departamentul de arhivă (Biroul) registrator al comitetului executiv al districtului (oraș) Consiliul Deputaților Poporului.
Al doilea exemplar al cărților de înregistrare a actelor de stare civilă și registrele de nașteri, întocmite pe teritoriul republicii, teritoriu, regiune, oraș (orașe de subordonare republicană) sunt stocate în naționale regionale provinciale oraș (orașe de subordonare republicană),,, arhive Oficiul Registrului.
Cărțile metrice sunt sistematizate și descompuse în arhivele de arhivă pe tipuri de înregistrări în ordine cronologică pentru fostele instituții de cult religios.
1.3. Primele exemplare ale înregistrărilor vitale cu documentele care au servit drept bază pentru înregistrarea primită de la Ministerul URSS Afacerilor Externe, sunt stocate în departamentul de arhivă a grefierului comitetului executiv al Consiliului orașului Moscova Deputaților Poporului și al doilea exemplar - în departamentul de arhivă al grefierului Comitetului executiv al Moscovei Regional Sovietul Deputaților Poporului .
1.4. Cărțile metrice ale fostelor birouri consulare ruse din străinătate (până în 1916) sunt stocate în arhivele registrului comitetului executiv al Consiliului Local al Leningrad al Deputaților Poporului.
Cartile metricice si cartile de inmatriculare civile compilate inainte de infiintarea puterii sovietice de catre oficiile consulare ale Letoniei, Lituaniei si Estoniei burgheze se pastreaza in arhiva biroului republican de la Ministerul Justitiei al Uniunii Republicii.
Cartile metrică ale bisericilor ruse din Manchuria pentru perioada 1901-1921 sunt stocate în arhivele registrului comitetului executiv al Primăriei Consiliului Teritorial al Deputaților Poporului.
Cartile metrice ale bisericilor armeene din regiunea Kara si ale judetului Surmalinsky din Rusia pre-revoluționara sunt pastrate in arhivele Oficiului republican al Oficiului Registrului Civil atacat la Ministerul Justitiei al SSR Armenian.
Primele exemplare ale registrelor de nașteri regimentelor biserici, biserici, biserici, moschei și sinagogi, întocmite pe teritoriul districtului (oraș), sunt stocate în departamentul de arhivă (Biroul) registrator al comitetului executiv al districtului (oraș) Consiliul Deputaților Poporului, a doua copie - în națională, regională, regională, oraș (orașe de subordonare republicană) arhivă a registrului.
1.5. Cărțile de înregistrare a actelor de stare civilă sunt în mod necesar interconectate și numerotate cu un simplu creion negru.
Fiecare registru de stare civilă începe cu o fișă de titlu corespunzătoare conform formularului aprobat <1>.
<1> Formularul fișei de titlu este atașat - Anexa nr. 1.
După pagina de titlu, cuprinsul cărții este pregătit conform anexei <2>. În tabelul cuprins în nume de ordine specificate alfabetice raionale, orășenești, sătești, consiliul municipal, care este compus din starea civilă, precum și numărul de foi de carte, în cazul în care înregistrările compilate de către registrator autorităților raionale, orășenești, comitetele executive ale consiliilor sătești.
<2> Formularul cuprinsului cărții este anexat - Anexa N 2.
Pe coloana vertebrală a cărții de mai sus este indicat semnul convențional al tipului înregistrării actului de stare civilă <3>, începere și data de încheiere a elaborării de înregistrări, puteți rezerva o cameră, în ordine în conformitate cu lista, numele de districte (orașe), care au compus înregistrarea.
<3> Sunt anexate semnele condiționate - anexa nr. 3 (nereprezentată).
La sfârșitul cărții pe o foaie separată făcută de înscriere de asigurare, care specifică numărul de cifre și litere de pagini ale cărții numerotate.
Inscripția de verificare trebuie semnată de șeful biroului de înregistrare (birou) sau de șeful biroului de înregistrare și sigilată. După finalizarea cărții, acesta este înscris în registrul cărților de înregistrare civilă și cărți metrice <4>.
<4> Jurnalul cărților este atașat - Apendicele nr. 4 (nu este prezentat).
1.6. Departamentele (Biroul) registrator al comitetelor executive ale districtului (oraș) și soviete comitetele executive ale consiliilor sătești de deputați ai poporului, atingând un record de act de stare civilă de naștere, deces, căsătorie și divorț, în mod necesar umple fiecare scrieți un card în dublu exemplar <5>.
<5> Formularele de carduri sunt anexate - Anexe N 5, 6, 7, 8 (nu sunt prezentate).
O copie este stocată în departamentul de card (Biroul) Registrar al comitetului executiv al districtului (oraș) Consiliul Deputaților Poporului, iar celălalt este trimis la republicane teritoriale regionale orașul (orașele republicane subordonare),,, registrator de arhivă, împreună cu al doilea exemplar al înregistrărilor documentare.
Cardurile sunt folosite pentru a compila un fișier de cartelă alfabetică în ansamblu în jurul districtului, orașului, regiunii, marginea, republica.
Cu privire la statutul civil al adopției (ordin de adoptare) acte de paternitate de numele, prenumele și patronimicul departamentului (biroul) registrator al comitetului executiv al districtului (oraș) Consiliul Deputaților Poporului și în naționale regionale provinciale oraș (orașe de subordonare republicană),,, arhivele registrului sunt cărți alfabetice <1>.
<1> Cartea alfabetică numele, prenumele și patronimicul persoanei (persoanelor), care a întocmit un record de acte, numărul actului de înregistrare și data înregistrării.
1.7. Pentru a asigura siguranța cărților de înmatriculare civile și a cărților metrice, acestea pot fi microfilmate.
II. Condițiile de depozitare pentru registrele de înmatriculare civile
cărți de stat și metrice, precum și ordine
transferul lor către arhiva statului
2.1. Registrele de evidență civilă și cărțile metrice se păstrează în birourile comitetelor executive ale sovietelor de deputați ai poporului și ale registrelor registrului timp de 75 de ani de la data compilării lor.
La sfârșitul de 75 de ani de primele exemplare ale cărților de înregistrare a actelor de stare civilă și a registrelor de departamente nașteri (birourile) de acte de stare civilă ale comitetului executiv al districtului (oraș) Consiliul Deputaților Poporului sunt trimise Republicii, teritoriale regionale oraș (orașele republicane subordonare) registrator de arhivă,,.
Arhiva registratorul completează cartea cu intrările lipsă, și înlocuiește intrările incorigibili corupte ale cărților disponibile în fișierul de registru, iar după procesarea cărților în conformitate cu prevederile de bază ale sistemului unificat de gestionare a cazurilor de stat (EGSD) transmite-le pentru a fi depus în Arhivele Statului.
2.2. Republicană, regională, regională, oraș (orașe de subordonare republicană) arhivele biroului de registru predau arhivelor de stat cărți de înregistrare a actelor de stare civilă și cărți metrice privind inventarul formularului aprobat <2> și să întocmească livrarea printr-un act într-o formă aprobată <3>.
<2> Forma inventarului este inclusă - anexa nr. 9 (nu este prezentată).
<3> Formularul certificatului de livrare a cărților este atașat - Apendicele nr. 10 (nereprezentat).
Inventarul materialelor documentare de stocare permanentă este redactat în patru exemplare și aprobat de președintele comisiei de experți-verificatori.
Certificatul de livrare a materialelor către arhiva statului se face în două exemplare.
Trei copii ale listei și un exemplar rămâne în Arhivele Statului, al patrulea exemplar al inventarului, împreună cu un al doilea exemplar al actului de a reveni la registratorul arhiva.
Cărțile de înmatriculare civile și cărțile metrice trebuie să fie livrate arhivelor de stat prin intermediul registrului.
2.3. După cărțile de transfer de înregistrare civilă și registrele de nașteri în Arhivele Statului din a doua exemplare rămase ale acestor cărți în arhivele registratorul vor fi distruse. Legea privind alocarea pentru distrugerea cărților de înmatriculare civile și cărțile de înmatriculare aprobate de către șeful oficiului registrului Republican controlate, șeful oficiului registrului Consiliului de Miniștri al Republicii Autonome, comitetul executiv regionale regionale, oraș (orașe de subordonare republicană), Consiliul Deputaților Poporului.
2.4. Când apelați cetățenilor la biroul de arhive de registru cu privire la emiterea de probe repetate în cazurile în care actul de stare civilă este deja transferate pentru depozitare la Arhivele Statului, registratorul cererile de arhivă din arhivele publice ale copiei respective a actului de stare civilă, prin care certificatul eliberat și se eliberează solicitantului.
III. Echipamente de arhivă a birourilor de registru
3.1. Pentru asigurarea siguranței cărților de stare civilă, precum și a cărților metrice și crearea condițiilor necesare pentru lucrul la ele, arhiva ZAGS este prevăzută cu o cameră special amenajată.
Arhiva ar trebui izolată de alte spații și comunicații sanitare și tehnice, uscate și garantate de inundații.
Depozitele cărților de înmatriculare civile și cărțile metrice sunt separate de camerele de lucru din arhive. Ferestrele de la primul etaj din arhive sunt închise cu grile metalice.
Instalarea sobelor și a hornurilor în incinta arhivelor nu este permisă.
Deoarece iluminatul artificial este permis doar electric.
Spațiile rezervate arhivelor trebuie să respecte reglementările actuale privind incendiile.
Utilizarea ca arhivă a mansardei și neadaptată pentru stocarea materialelor de arhivă ale subsolurilor nu este permisă.
În lipsa unor facilități speciale pentru departamentul de arhiva (Biroul) registratori al comitetului executiv al districtului (oraș) Consiliul Deputaților Poporului din cartea de înregistrare civilă a nașterilor și trebuie să fie depozitate în dulapuri metalice.
3.2. Documentele acoperite cu mucegai sunt izolate și trimise pentru dezinfecție. Rafturile pe care s-au depozitat materialele afectate și zona pereților aproape de rafturi se spală cu o soluție de formalină 3% și se usucă.
3.3. Arhivele sunt echipate cu rafturi metalice. Rafturile sunt instalate la o distanță de 10 - 15 cm de pereți; dacă capetele rafturilor sunt adiacente pereților, sunt instalate restrictoare care nu permit așezarea cărților de stare civilă în apropierea peretelui. Distanța de la podea la raftul de jos a raftului trebuie să fie 10 - de 15 cm Rack înălțime -. 2.2 metri, distanța dintre rafturi -. 40 cm Latimea principalelor culoarelor dintre rafturi pot fi de până la 1 - 1,2 m, pasajele rămase - 70 - 80 cm Pentru a reduce efectul luminii asupra cărților de arhivă, se recomandă instalarea rafturilor perpendicular pe pereții din stâlpi între deschiderile ferestrelor.
Pentru a economisi spațiu în arhive, se recomandă utilizarea rafturilor metalice mobile.
IV. Regimul de stocare a cărților de înmatriculare civile
cărți de stat și metrice din arhivele birourilor de registru
4.1. În camera de arhivare este setat un mod special de stocare, adică anumite condiții tehnice și sanitare și igienice care asigură cea mai bună siguranță a cărților de înregistrare a actelor de stare civilă și a cărților metrice, precum și condițiile de muncă necesare cu acestea.
4.2. În arhive este recomandat să se mențină o temperatură constantă în intervalul de la +14 până la +20 ° C, umiditatea relativă a aerului de la 50 la 60%.
Pentru a controla temperatura și umiditatea din setul termometru și higrometru arhiva sau psihometre, potrivit indicațiilor din care sunt luate măsuri pentru a asigura temperatura normală și umiditatea.
4.3. Pentru a proteja arhivele de praf este necesar:
a) asigură etanșeitatea maximă a arhivelor și echipează sistemul de ventilație cu filtre antipraf;
b) materiale desprăfuire regulat aspirării și practica curățare umedă utilizând 1% soluție de formol pentru a produce o curățare podea umedă cel puțin o dată pe săptămână;
c) la aerisirea geam Arhivele și sunt strânse cu tifon umezit cu o soluție de glicerol 50% și stoarsă;
d) pentru o prelucrare atentă a sălii de arhivă, se stabilește lunar o zi sanitară.
4.4. Premisele arhivei interzic fumatul, utilizarea aparatelor electrice de încălzire și depozitarea obiectelor străine.
4.5. Ușa arhivei este închisă, sigilată sau închisă în timpul orelor nelucrătoare. Sigiliul sau sigiliul este păstrat de arhivele registrului sau de angajatul responsabil pentru arhivă; Arhiva este deschisă și închisă în prezența lor; protecția externă a arhivei (stăpân, alarmă) este obligatorie.
4.7. În caz de incendiu, inundații sau alte catastrofe naturale, precum și detectarea unei intruziunii rău intenționat la arhiva persoanelor neautorizate se întocmește cu participarea reprezentanților autorităților competente (serviciu pentru stingerea incendiilor, afaceri interne, supraveghere tehnică, registrele publice, etc.) și măsuri de protecție materiale de arhivă.
4.8. Asigurarea unor condiții de depozitare cărți adecvate de înregistrare civilă și cărțile de înregistrare în arhivele departamentului (Biroul) registrator al comitetelor executive ale districtului (municipale) consilii de deputați ai poporului în provincialul oraș (orașe de subordonare republicană) de birou arhive de registru,, revine comitetele executive ale Sovietelor respective ale deputaților poporului , în arhivele naționale ale oficiului registrului - în consiliile miniștrilor de republici autonome, cât și în republicile Uniunii nu împărțită în provincii, - Ministerul Justiției privind Uniunea republici guvernamentale.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: