Descrierea postului secretarului
(șeful unei unități structurale, un alt oficial)
1.2. În calitate de șef al secretarului este numit persoană care are studii superioare profesionale, fără a necesita o lungime de serviciu, sau de învățământ profesional și experiență profesională de cel puțin 2 ani.
1.3. Secretarul șefului raportează direct șefului _______________________________________________
(întreprindere, unitate structurală)
1.4. În activitatea sa, secretarul capului este condus de:
acte normative privind activitatea desfășurată;
materialele metodologice legate de aspectele relevante;
statutul companiei;
regulile muncii;
ordinele și ordinele directorului întreprinderii (supraveghetor imediat);
prezenta descriere a postului.
1.5. Secretarul de conducere ar trebui să știe:
ordonanțe, ordine și alte materiale și îndrumări referitoare la activitățile întreprinderii și conducerea înregistrării;
structura și conducerea întreprinderii și a subdiviziunilor acesteia;
organizarea lucrărilor de birou;
metodele de procesare și prelucrare a documentelor;
arhiva afacerilor;
dactilografiere;
reguli de utilizare a dispozitivelor de recepție și vorbire;
standardele sistemului unitar de documentare organizatorică și administrativă;
reguli pentru imprimarea scrisorilor de afaceri utilizând formulare standard;
baza eticii și esteticii;
reguli de comunicare de afaceri;
fundamentele organizării forței de muncă și a managementului;
reguli de funcționare a computerelor;
baza legislației administrative și a legislației muncii;
normele de reglementare a muncii interne;
normele și normele de protecție a muncii.
1.6. În absența secretarului de conducere, funcțiile sale sunt îndeplinite în mod stabil de un deputat numit, care este pe deplin responsabil pentru buna îndeplinire a îndatoririlor care îi sunt atribuite.
Următoarele funcții sunt atribuite secretarului capului:
2.1. Implementarea activităților de susținere organizatorică și tehnică a activităților administrative și administrative ale managerului de întreprindere.
2.2. Efectuarea lucrărilor de birou.
2.3. Organizarea recepției vizitatorilor.
III. RESPONSABILITĂȚI OFICIALE
Pentru îndeplinirea funcțiilor care îi sunt atribuite, conducătorul companiei trebuie:
3.1. Să desfășoare activități de susținere organizațională și tehnică a activităților administrative și administrative ale managerului întreprinderii.
3.2. Luați la capul corespondenței de intrare, trimite-l în conformitate cu decizia luată în unitățile structurale ale unui anumit artist sau pentru a fi utilizate în procesul de preparare a unui răspuns.
3.3. Pentru a efectua lucrări de birou, efectuați diverse operațiuni utilizând echipamente informatice destinate colectării, procesării și prezentării informațiilor în pregătire și luare a deciziilor.
3.4. Acceptați documentele și cererile personale pentru semnarea șefului întreprinderii.
3.5. Pregătește documentele și materialele necesare pentru lucrarea capului.
3.6. Monitorizați luarea în considerare în timp util și unități structurale și a documentelor specifice primite sau executanți pentru executare, pentru a verifica corectitudinea proiectului pregătit documentele transmise la cap în semnătură, pentru a oferi editare de înaltă calitate.
3.9. Efectuați lucrările la pregătirea reuniunilor și reuniunile organizate de cap (pentru a colecta materialele necesare, notificarea membrilor cu privire la ora și locul de desfășurare, ordinea de zi, de înregistrare), conduce și executa minute de întâlniri și conferințe.
3.10. Monitorizarea punerii în aplicare a angajaților emis ordine și instrucțiuni ale companiei, precum și calendarul respectarea orientărilor și a instrucțiunilor directorului, pentru a prelua controlul.
3.11. Pentru a efectua un fișier al cardului de înregistrare de control.
3.12. Asigurați locul de muncă al managerului cu mijloacele necesare de tehnologie organizațională, papetărie, crearea de condiții care să conducă la munca sa efectivă.
3.13. Imprimați în direcția șefului materialelor oficiale necesare funcționării sale sau introduceți informațiile actuale în banca de date.
3.14. Organizează recepția vizitatorilor, facilitează examinarea solicitărilor și propunerilor angajaților.
3.15. Formeaza cazurile in conformitate cu nomenclatura aprobata, asigura siguranta lor si, in timp util, le inscrie in arhiva.
3.16. Copiați documentele pe un Xerox personal.
Secretarul șefului are dreptul:
4.1. Să se familiarizeze cu proiectele de decizie ale conducerii întreprinderii cu privire la activitățile sale.
4.2. Să prezinte pentru examinarea propunerilor de management privind îmbunătățirea activității legate de îndatoririle prevăzute în prezenta instrucțiune.
4.3. Primiți de la conducătorii unităților structurale, de la specialiști informațiile și documentele necesare pentru îndeplinirea îndatoririlor lor.
4.4. Solicitați conducerii societății să asiste în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor sale.
Secretarul șefului este responsabil:
5.1. Pentru neîndeplinirea (îndeplinirea necorespunzătoare) a îndatoririlor lor oficiale, prevăzute în această fișă de post, în limitele stabilite de legislația în vigoare a Republicii Belarus.
5.2. Pentru încălcările săvârșite în cursul activităților lor - în limitele stabilite de actuala legislație administrativă, penală și civilă a Republicii Belarus.
5.3. Pentru a provoca daune materiale - în limitele determinate de legislația muncii, criminalității și civilului actuale din Republica Belarus
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: