Serghei Shebek. Club de luptători cu costuri
Formarea "Planului de măsuri de reducere a costurilor" este una din componentele cheie ale muncii "anti-cost". Cum să pregătiți acest document?
Să începem prin examinarea formei acestui plan. Și după ce vom determina cerințele pentru conținutul său, calea care trebuie luată atunci când este format va deveni, de asemenea, clară.
În forma sa cea mai generală, acest document poate avea următoarea structură.
Deci, în "Planul de acțiune" ar trebui să fie definite:
- Pe ce element vor scădea costurile după implementarea acestui eveniment?
- Din cauza a ceea ce (din cauza factorilor), costurile vor scădea. (În forma cea mai generală, putem distinge două grupuri de acești factori - fie că diminuăm resursele consumate, fie că diminuăm costul unei unități de resurse consumate);
- Lista acțiunilor specifice care se desfășoară în cadrul evenimentului;
- Persoana responsabilă (este de dorit să se precizeze nu numai persoana responsabilă de implementarea evenimentului în ansamblul său, ci și persoanele responsabile de efectuarea acțiunilor sau lucrărilor individuale în cadrul acestei activități);
- Costul evenimentului, i. E. Ce costuri va suporta compania pentru a efectua aceasta activitate?
- Efectul anual planificat (brut) - cât va economisi compania în anul următor, după ce evenimentul va fi implementat;
- Efectul anual planificat net este cât de mult va economisi compania după implementarea evenimentului, luând în considerare costurile acestui eveniment;
- Momentul evenimentului (Este evident că acești termeni pot afecta în mod semnificativ beneficiul economic anual rezultat. Este un lucru dacă am putea măsura a fost pusă în aplicare în ultimul an. Apoi, anul viitor va „trage spuma“ cu rezultatele acestui eveniment. Este o altă problemă dacă evenimentul va fi îndeplinită până la sfârșitul verii anului viitor, iar în acest caz va fi foarte puțin timp pentru a obține un efect economic.)
Cum ar trebui să arate "lanțul" logic care formează baza procedurii de formare a "Planului de acțiune pentru reducerea costurilor"?
Se pare că, așa cum rezultă din structura tabelului, evenimentul ar trebui să apară mai întâi. Și mai departe, pornind de la esența evenimentului, este descrisă lista acțiunilor ce urmează a fi efectuate, sunt definite persoanele responsabile, se ia în considerare efectul, etc. Dar acest lucru nu este adevărat.
Prin urmare, prima etapă în formarea "Planului de acțiune" ar trebui să fie etapa de stabilire a sarcinii.
În această etapă, pentru fiecare articol pe care se dorește reducerea, este necesar:
1. Identificați persoana responsabilă care va "genera" propuneri de reducere a costurilor și modalități de reducere a costurilor care vor fi utilizate de această persoană responsabilă. (Rețineți că modalitățile de reducere a costurilor depind de factorul care determină nivelul costurilor pentru acest articol și la care persoana responsabilă poate influența).
2. Determinați valoarea planificată de reducere a nivelului costurilor pentru acest articol.
Se pare că totul este foarte clar. Dar, în practică, atunci când se realizează această etapă, există întotdeauna mai multe întrebări.
Prima intrebare neintelesa:
"Valoarea totală, de exemplu, a costurilor directe de producție, vom reduce cu 3%. Dacă considerăm că cele două elemente de producție sunt "materii prime și materiale directe" și "salarii ale lucrătorilor principali de producție", cât de mult avem nevoie pentru a reduce costurile pentru fiecare dintre aceste articole?
De fapt, puteți urma calea "distribuției uniforme". Apoi, articolul "Materii prime și materiale de bază" va fi redus cu 3%, iar articolul "Salariile lucrătorilor principali de producție" va fi de asemenea redus cu 3%.
Dar se poate face și „distribuția inegală“: articolul „Principalele materii prime,“ vom reduce cu 1,5%, dar apoi articolul, „salariile lucrătorilor de producție“, în funcție de valoarea totală a costurilor directe pentru a intra în salvarea de 3% va fi necesar să se reducă deja cu 8%. (La fel ca în structura prețului costurilor materialele sunt "mai mari" salarii.)
În ce mod? Să presupunem că acceptăm varianta "distribuție uniformă": fiecare articol este "tăiat" cu 3%.
Și apoi apare următoarea întrebare:
"Și cât de responsabili vor fi acești oficiali?"
Nu există nicio îndoială că unii dintre ei vor spune: "Potrivit articolului" nostru ", astfel de economii nu pot fi realizate, în cel mai bun caz - 1,5%. O lipsă de economii ar trebui să fie transmisă la un alt articol „persoană, la rândul său, responsabil pentru“ alte „articol, de asemenea, indignat:“ În conformitate cu „proprii“ Articolul reduceri obligatorii ale acestora de 3% vom face!. Dar de ce ar trebui să luăm mai mult pentru a compensa economiile lipsă dintr-un articol "străin"? "Mai mult decât atât, fiecare dintre părți va avea dreptate.
Am spus deja destul de multe despre persoanele responsabile, în legătură cu aceasta apare oa treia întrebare:
"Și cine vor fi aceste persoane cele mai responsabile, pe care suntem responsabili pentru" a veni cu "măsuri pentru a reduce anumite elemente de costuri?"
În cea mai generală formă, răspunsul la această întrebare va fi:
"Pregătirea propunerilor de măsuri de implementare pentru reducerea costurilor specifice este responsabilitatea managerilor:
- care iau decizii care afectează în mod direct valoarea costurilor în conformitate cu acest articol;
- sau în subordinea căreia există unități ale căror activități afectează în mod direct valoarea costurilor în temeiul prezentului articol. "
Și la această regulă este de lucru, este necesar să aibă o așa-numita „matrice de responsabilitate“ (Matrix „CFA - cheltuieli“), în care, pentru fiecare costuri articol va fi clar definite de către persoana (sau persoanele) responsabile pentru reducerea costurilor și a evidenția (metoda), influențând asupra căreia această persoană (persoană) va reduce costurile.
Astfel, pentru implementarea etapei 1 sunt necesare următoarele cerințe organizaționale:
1. Prezența unui sistem de motivare, "ascuțit" pentru a reduce costurile. inclusiv existența unei norme a cotei efectului economic primit din reducerea costurilor, care va fi îndreptată spre remunerarea persoanelor responsabile;
2. Disponibilitatea unei "Matrice de responsabilitate".
Deci, pe baza rezultatelor etapei 1, managerii au primit "sarcini-sarcini" pentru a reduce costurile. Ce trebuie să faceți în continuare? Este etapa a 2-a - etapa de "generare" a evenimentelor.
În această etapă, persoanele responsabile pentru fiecare element de cost imputat "selectează" un eveniment (sau mai multe evenimente) menite să reducă costurile în conformitate cu acest articol.
În același stadiu, poate fi efectuată o examinare preliminară (chiar și mai degrabă o examinare) a evenimentelor. În special, acțiunile pot fi excluse imediat:
- cu termene semnificative de implementare;
- cu costuri de "implementare obscene";
- care nu au fost niciodată realizate și pentru care nu există ambiguități - cum să le abordăm.
- "Generarea" unor posibile activități posibile;
- Efectuați o selecție primară de activități.
În primul rând, despre "generarea" activităților.
Desigur, este absolut necesar ca managerii și subordonații lor să aibă cunoștințe despre instrumentele necesare pentru a reduce costurile și abilitățile în utilizarea acestor instrumente.
Cu toate acestea, doar disponibilitatea cunoștințelor și a experienței managerilor nu garantează că propunerile de măsuri de reducere a costurilor vor apărea în zeci de ele însele. Este nevoie de ceva care ar "îndemna" pe manageri pentru posibile soluții, iar din aceste opțiuni managerii ar alege opțiunile corespunzătoare. Acest "ceva" este "Căutarea rezervelor", care:
- Pe de o parte, aceasta dezvăluie ineficiențe în activitatea companiei și caută rezerve pentru a reduce costurile;
- Pe de altă parte, selectează măsuri pentru eliminarea ineficienței și mobilizarea rezervelor.
Cu alte cuvinte, acest sistem "scanează" în mod constant activitatea economică a întreprinderii și formulează răspunsuri la două întrebări:
- "Unde și în ce putem îmbunătăți eficiența noastră?"
- "Cum putem face asta?"
În ceea ce privește selecția inițială a activităților, ar trebui formulate criterii clare pe baza cărora managerii ar putea elimina imediat screening-ul activităților "surde" (neviabile).
Astfel, etapa 2 este implementată. A fost creată o listă cu potențiale activități și chiar și proiecțiile primare au fost efectuate. Ce urmează? Apoi începe etapa 3. Intrarea pentru fiecare dintre activitățile propuse este determinată ca parametri specifici evenimentului în sine și efectul obținut din implementarea evenimentului.
Amintiți-vă că parametrii evenimentului includ:
- Lista acțiunilor efectuate în timpul desfășurării activității, indicând persoanele responsabile de desfășurarea activității;
- Costul resurselor necesare pentru implementarea evenimentului (adică costurile pentru implementarea evenimentului);
- Termenii evenimentului.
Această listă de parametri nu este altceva decât o listă clasică de parametri care caracterizează orice proiect! Prin urmare, prima condiție organizațională pentru implementarea cu succes a fazei a 3-a va fi disponibilitatea cunoștințelor și abilităților de management de proiect de la manageri.
A doua condiție organizatorică necesară pentru implementarea cu succes a fazei 3 rezultă direct din necesitatea de a calcula efectul economic al măsurilor care sunt puse în aplicare. Pentru ca calculele să fie corecte, trebuie:
- Disponibilitatea unei metodologii (concepută ca standard corporativ) pentru a calcula efectul economic;
- Disponibilitatea cunoștințelor și a competențelor (de la manageri și subordonații acestora) în aplicarea acestei tehnici.
Deci, putem presupune că am primit versiunea finală a "Planului de măsuri de reducere a costurilor"?
Nu, până nu am primit doar proiectul acestui document. Pentru ca un document să-și schimbe statutul de la un "proiect" la un "variante de lucru aprobate", trebuie să mai fie încă doi pași.
Etapa 4 - etapa examinării. Scopul acestei etape va deveni clar dacă întrebați o serie de întrebări și le oferiți răspunsuri.
Poate managerul, atunci când determină parametrii unui eveniment, face o greșeală în calcule? În special, pentru a face o greșeală în determinarea cantității de resurse necesare implementării evenimentului și a efectului obținut din implementarea evenimentului? Poate. Prin urmare, calculele sale trebuie verificate integral sau parțial.
Putem presupune că societatea ar putea să nu dispună de suficiente resurse pentru implementarea tuturor activităților propuse?
Prin urmare, dorința de a implementa activitățile propuse ar trebui corelată cu posibilitatea de a furniza resursele acestor activități. Cel mai frecvent exemplu sunt banii. Pentru a finanța punerea în aplicare a măsurilor, trebuie să "scoatem" o parte din numerarul "relativ gratuit" din activitățile curente de exploatare. Dar mărimea acestor facilități este întotdeauna limitată. Desigur, puteți recurge la fonduri împrumutate, însă dimensiunea lor este, de asemenea, limitată.
O situație similară există și cu alte tipuri de resurse. De exemplu, fondul anual de ore de lucru al personalului directorului tehnic principal este, prin definiție, limitat. În plus, chiar și din acest fond limitat, cele mai multe ori vor merge să-și îndeplinească îndatoririle directe și nici deloc să sprijine măsurile tehnologice de reducere a costurilor. Deoarece cantitatea de resurse este limitat, compania are de a alege cele mai interesante pentru tine activități, care operează trei parametri principali - necesare pentru punerea în aplicare a resurselor, măsuri de punere în aplicare termene, efectul rezultat.
Astfel, examinarea propunerilor de desfășurare a evenimentelor ar trebui să includă:
- Verificarea corectitudinii parametrilor calculați ai măsurilor;
- Selectarea celor mai "delicioase" evenimente.
De fapt, ultima etapă rămâne etapa 5. În timpul căreia directorul general aprobă versiunea de lucru a "Planului de acțiune".
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: