Stocați la EC de 5 ani.
Execuția fișierelor în dosarele de fișiere are propriile particularități. Un astfel de dosar este destinat utilizării repetate, astfel încât toate informațiile necesare despre documentele cazului într-o formă scurtă sunt fixate pe o broșură detașabilă, care este plasată într-un "buzunar" special pe capacul capacului.
Aceste "buzunare" pot avea dimensiuni diferite: de la o celulă mică din partea de sus a coloanei până la formatul complet al rădăcinii dosarului.
Stocarea online a documentelor și a fișierelor
Înainte de depunerea dosarelor din arhivă, înregistrările lor se păstrează în conformitate cu nomenclatorul cazurilor; prezența și pregătirea cazurilor trebuie să se reflecte în actele de acceptare și de livrare atunci când se schimbă gestionarea unităților structurale.
Locurile de depozitare trebuie să fie în dulapuri de birou care pot fi închise. Pentru a îmbunătăți viteza de căutare a documentelor, cazurile sunt aranjate în ordinea numerelor lor, în funcție de nomenclatorul de cazuri, pe verticală, de la stânga la dreapta și de sus în jos, prin rădăcini spre exterior. Pe rădăcini pentru comoditate de utilizare indicați notația digitală a cazurilor. O copie a nomenclaturii diviziei este atașată cabinetului.
În caz de necesitate de afaceri, cu acordul conducerii, cazurile pot fi eliberate pentru utilizare temporară în alte subdiviziuni structurale ale întreprinderii și ale organizațiilor externe. Se emite un card pentru cazul emitent - un caz adjunct.
În cazul organizațiilor externe, cazurile sunt emise în conformitate cu actele.
Sechestrarea documentelor din cazuri de depozitare permanentă este permisă în cazuri excepționale și se realizează cu permisiunea șefului întreprinderii cu plecarea obligatorie în cazul unei copii certificate a documentului și a unui act cu privire la motivele emiterii originalului.
Informații despre document. utilizat în condițiile de documentație automatizată într-o formă care poate fi citită de mașină, trebuie să fie stocată pe un hard disk la 365 de zile de la intrarea în PC. După expirarea acestei perioade, datele sunt transferate pe o dischetă sau o bandă magnetică.
stocare pe termen lung pe o dischetă este instalat pe întreprindere, în conformitate cu Lista documentelor tipice produse în activitatea comitetelor de stat, ministere, agenții și alte instituții, organizații, întreprinderi, care indică timpul de stocare (AM 1989). Dacă perioada de depozitare depășește 5 ani. se recomandă traducerea informațiilor pe suport de hârtie.
Angajații unităților structurale poartă responsabilitatea personală pentru siguranța documentelor oficiale.
Articole similare
-
Ballart »- decorarea unei săli de banchet într-o cafenea și un restaurant
-
Ipotecile pentru funcționarii publici ordinea de înregistrare în Banca de Economii și alte bănci
Trimiteți-le prietenilor: