Aranjăm cazuri pentru depozitare permanentă

În mod constant este cât de mult?

Termenii de stocare a documentelor se stabilesc prin liste standard:

Perioada de stocare a documentului poate fi stabilită și în documente standard industriale.

În acest caz, cuvântul "permanent" poate fi înlocuit cu un sinonim, de exemplu, "perpetually".

Aranjăm cazuri pentru depozitare permanentă

Dacă organizația nu este o sursă de achiziție a arhivei de stat.

Astfel, în cazul în care organizația nu este sursa de achiziție a dosarului de stat (municipale), acesta trebuie să păstreze documentele cu termenul „regulat“ de cel puțin 10 ani, și apoi liber pentru a le distruge în mod normal pe un picior de egalitate cu lucrările care au expirat termenul de valabilitate în acest moment. În instrucțiunile de pe birou sau alt dispozitiv de stocare locală act normativ document dedicat, este recomandabil să se stabilească o durată minimă de viață de raft pentru aceste documente. De exemplu:

Întrucât societatea nu este o organizație - o sursă de achiziție a arhivelor de stat (municipale), perioada de depozitare "permanentă" pentru documentele de management este de 10 ani.

Dacă organizația este sursa de achiziție a arhivei de stat, atunci termenul "permanent" înseamnă "tot timpul existenței organizației". Dacă organizația lichidată are un succesor, atunci "permanent" va dura întreaga existență a organizației succesoare. În cazul în care organizația este lichidată fără succesori, arhiva statului la care se referă examinează valoarea documentelor care au un termen de valabilitate permanent și le ia în magazinele pe care le consideră utile. Documentele care nu sunt interesate de arhivă pot fi distruse.

FORMAREA ȘI SISTEMATIZAREA AFACERILOR ȘI DOCUMENTELOR

Caracteristicile formării cazurilor

Pregătirea cazului pentru depozitare începe cu mult înainte ca documentul să se finalizeze în timpul lucrărilor de birou. Toate procesele DOW sunt efectuate secvențial și sunt legate între ele.

Deja în stadiul de acceptare a unui document de intrare sau de creare a unui document de intrare, trebuie să înțelegeți cazul în care documentul va fi plasat și care sunt caracteristicile formării acestui caz.

De exemplu, comenzile pentru activitățile de bază ar trebui să fie contabilizate și formate strict separat de comenzile de personal. Reversul adesea păcătuiește organizații mici, unde secretarul combină funcțiile de grefier și de ofițer de personal. Înainte de a trimite un astfel de fișier compus pentru stocare, acesta va trebui să fie desființat, iar acesta este o muncă suplimentară.

În ceea ce privește corespondența, aceasta ar trebui să fie formată pe baza principiului "cerere-răspuns", atunci când fiecare scrisoare de intrare sau ieșire este depusă în chestiune în funcție de problema sa și nu în formă (intrare sau ieșire). Trebuie să faceți acest lucru imediat, în caz contrar, atunci când este timpul să trimiteți cazurile pentru depozitare, secretarul va petrece o perioadă foarte mare de timp pe formarea istoriei corespondenței.

Modalități de organizare a documentelor

Documentele în cauză pot fi sistematizate:

Din punct de vedere cronologic, adică prin timpul creației. De regulă, în astfel de cazuri, documentele se află strict pe numerele de înregistrare, de exemplu:

Documentul și datele sale de înregistrare

Documentele, împărțite în blocuri în ordine alfabetică, sunt separate una de cealaltă, de exemplu prin separatoare de culori. Acest lucru nu este necesar, dar simplifică semnificativ lucrul cu volumul. Atunci când foile de numerotare, delimitatorii primesc numere în ordinea generală.

Astfel, până la momentul depunerii dosarelor pentru păstrare, documentele vor fi formate în mod corespunzător în cazurile, iar în cazurile - sunt sistematizate.

Gata pentru documente

Nu este deloc necesar să inventezi un fel de sistem pentru împărțirea documentelor în volume, este suficient să urmezi această regulă. Distribuția uniformă a colilor vă permite să formați aproximativ același volum al volumului și, în al doilea rând, facilitează găsirea documentelor în acest caz. Astfel, dacă într-un caz de aproximativ 300 de coli, este mai bine să faceți două volume de 150 de coli decât 250 și 50.

Apoi, extrageți cu atenție documentele din foldere, distribuiți-le la volume și continuați cu înregistrarea pentru stocare.

Facem un caz de depozitare

termen de valabilitate permanent;
perioadă de depozitare temporară (mai mult de 10 ani);
documentele privind personalul (inclusiv cele care au un termen de valabilitate de cinci ani).

Etape de înregistrare a fiecărui volum. Înregistrarea completă pentru stocarea fiecărui volum al cazului are loc în următoarea ordine:

1) numerotarea cărților de vizită;

2) întocmirea unei înregistrări interne a cazului;

3) înregistrarea unui martor al cauzei;

4) depunerea sau legarea documentelor de afaceri;

5) designul copertei (pagina de titlu).

Pasul unu: numără foile volumului

Dacă documentele au fost deja numerotate anterior de către o persoană din același colț din dreapta sus și noua numerotare nu se potrivește cu cea veche, atunci vechiul număr este traversat și apoi vom scrie unul nou. Numerele plasate în alte părți ale foii nu trebuie să fie corectate. Dacă există o broșură cu o numerotare a paginilor proprii, atunci fiecare foaie, inclusiv coperta, își primește numărul în ordinea generală.

Pentru fiecare volum numerotat, puteți lipi un autocolant cu următoarele informații:

numărul total de coli;
numerele pierdute;
numere de litere.

Aceste informații vor veni la îndemână pentru noi puțin mai târziu când vom pregăti un martor al cazului.

Dacă există mai multe numere lipsă și litere în volum, atunci când numărați numărul de coli, trebuie să le luați în considerare. De exemplu, dacă numărul din volum este de 100 de coli, dar există trei numere pierdute și două litere, numărul total de coli din volum va fi 99 (100 - 3 + 2).

din Regulamentul de evidență notarială

75. [...] În cazul în care există mai mult de 5 erori în numerotarea foilor dintr-un fișier (volum), foile casei (volumul) sunt numerotate din nou.

Această regulă nu este necesară pentru fluxul general de lucru, dar cel puțin oferă o idee despre cât de multe erori este mai bine să renumiți.

Etapa a doua: compilam un inventar intern al volumului

din Regulamentul de organizare a depozitării, achiziționării, contabilității și utilizării documentelor din arhivele Federației Ruse

și alte documente din cadrul autorităților publice, al administrațiilor locale și al organizațiilor

Inventarul intern este un fel de cuprins al volumului.

din Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor

Astfel, este posibilă compilarea unui inventar intern cu ordinele pentru activitatea principală (mai ales dacă numerotarea a fost încălcată din cauza sistematizării incorecte) și cu corespondența, dacă acest lucru facilitează utilizarea volumelor.

Etapa a treia: elaborăm un certificat

despre foi sfâșiate;
foi lipite;
broșuri, documente cusute și sigilate ca parte a volumului;
foi de format mai mare decât majoritatea din volum și alte documente non-standard pentru acest volum (Exemplul 2).

Etapa patru: coasem volumul

Alegeți capacul. Documentele cu o durată de conservare permanentă sunt realizate în huse din carton special concepute pentru depozitarea permanentă (Figura 1). Găsiți-le mai ușor pe site-urile de magazine online, și nu în sălile de cumpărături - mărfurile nu sunt cele mai scumpe, astfel încât pe contra pentru a răspândi este adesea uitat.

Pachetul de carton este completat de o coloană flexibilă, cu un strat adeziv. Capacele superioare și inferioare au o încrețire cu o indentare de la marginea din stânga de 25 mm, ceea ce vă permite să răsturnați carcasa ca o carte și să copiați cu ușurință foile.

Volumul din această copertă arată ca o carte obișnuită, doar un format mare. Volumele astfel aranjate pot fi plasate pe verticală pe raft, fără teama că se vor îndoi, zdrobind conținutul.

Facem coperta. În cazul în care conducerea consideră că este prea scumpă, secretarul va trebui să ia foarfece, carton și să creeze singur husele. Cu toate acestea, puteți face numai coperți decente dacă puteți găsi carton de înaltă calitate tăiat în foi, egal sau puțin mai mare decât dimensiunea A4. De la obișnuitul "Pentru creativitatea copiilor" nu va veni nimic bun.

Pentru auto-fabricarea capacului, veți avea nevoie de carton, o foaie de hârtie (material rezistent la apă pe suport de hârtie) și o bandă adezivă pe două fețe.

Principiul cusăturilor achiziționate și al autocolantelor este același:

1. Împingeți împreună capacul inferior, documentele și capacul superior, forați și coaseți legătura.

2. Întoarceți materialul moale (pentru auto-fabricare - banda de bumvnil) în jos pentru capacul inferior și lipiți banda adezivă din partea inferioară (figura 2).

Ca rezultat, capacul de casă va arăta aproape la fel ca în Fig. 3.

Folosim un pumn. Deoarece documentele sunt cusute în 4 pene, este mai bine să se utilizeze găuri speciale pentru acest scop cu 4 pene care pătrund într-un teanc de documente de la 150 la 300 de coli în același timp (figurile 4 și 5).

De asemenea, puteți utiliza un pumn convențional cu găuri cu 10 găuri, cu două găuri, deși este necesar să rupeți de două ori aceste zece coli. Distanța dintre cele patru găuri trebuie să fie de 8 cm (conform
cu recomandările GOST 1791472 "Cazuri de depozitare pe termen lung. Specificație "), prin urmare, valoarea" 888 "trebuie să fie setată pe contor.

Înainte de a introduce găuri în volum, trebuie să aranjați documentele cazului în următoarea ordine:

1) inventar intern (dacă a fost creat);

2) documentele cauzei;

Selectăm acul și firul. Acul de cusut este prea mic, este mai bine să folosiți un sac (așa-numitul "țigan") - un lung (aproximativ 12 cm) și un ochi larg. Firul va fi puternic, dar poate fi îndoit de mai multe ori și normal. Puteți, de asemenea, coase cu un fir de bumbac, dar nu este ușor să-l transmiteți chiar și în acul "tigan".

lungimea șirului la volumul standard, - aproximativ 1 metru. Lungimea optimă pentru mine este cel mai bine determinată de experiență - este al treilea volum al reticulabile devine clar cât de mult va avea nevoie. Nodul de la capătul firului ca pentru cusut normală, cravată nu este necesar - toate aceleași capete vor fi tăiate la lungimea optimă. În cazul în care a fost perforat (perforate, găurite) cu atenție, probleme cu filetare nu vor, deoarece diametrul acului este mult mai mic decât diametrul burghiului sau pumn.

Direcția acului cu firul la cusarea volumului este prezentată în figura 6.

După ambele capete ale firului retras din partea din spate a volumului, acestea sunt legate (nu este bine, astfel încât s-ar putea nu numai deschis, dar, de asemenea, dacă este necesar, să facă o copie a oricărui document, dar nu slab, la cazul foile nu „mers pe jos“) și tăiat.

Acordați atenție: în general și gestionarea înregistrărilor personalului, capetele firelor de pe interiorul copertei nu trebuie imprimate și nu este necesar să le fixați cu un autocolant de verificare. Capetele sunt tăiate și, dacă este posibil, se ascund sub capac. În cazul în care capacul nu este - doar ieșire din interior fără nici o manipulare ulterioară.

Etapa a 5-a: pregătim pagina de titlu (coperta) a volumului

În colțul din stânga jos al paginii de titlu se afișează codul de arhivare al fișierului: numărul fondului, numărul inventarului și numărul acestei unități de inventar (exemplul 3).

Foaia de acoperire este lipită pe volumul de acoperire. Cel mai bine este de a utiliza un adeziv PVA, dar atunci problema ar trebui să fie plasat imediat sub presă timp de câteva ore, sau foaie de acoperire lipit inegale și, uneori, încrețită. Mai puțin potrivite pentru acest lipici stick (acoperire au fost desprinsă în câteva ore) și Lipici de papetărie (prea subțire și strica foaia de acoperire, astfel încât nici o veste-l poate salva). Imprimare pe coperta cu foi adezive de „strat de adeziv“ costisitoare și ineficientă a acestora condiționate, iar capacul poate fi îndepărtat cu o singură mișcare.

Astfel, algoritmul pentru procesarea documentelor pentru stocarea permanentă este următorul:

Ce să cumpere în arhivă

Sortimentul materialelor speciale de birou pentru arhivă, prezentat în magazine, este mic, dar puteți alege ceva.

Masini-unelte pentru legare de arhiva. Volumul cazului este fixat în ele și forat. Mașina poate fi manuală (pentru găurire este necesar să se rotească mânerul special, figura 7) și electric (forajul este pornit prin apăsarea butonului, figura 8). Opiniile specialiștilor despre aceste mașini diferă: cineva le consideră confortabile, cineva - exact opusul. Dar gaura străpunsă de o gaură de perforare pare cu siguranță mai echilibrată și mai netedă decât un instrument de foraj.

Cutie de depozitare. Garanțiile volumice pot fi pur și simplu plasate pe un raft și puteți să le încărcați în cutii. Există multe tipuri de cutii. Rețineți, de exemplu, o cutie cu șiruri de caractere, în care sunt plasate mai multe volume de cusuturi (Figura 9).

La vânzare puteți găsi cutii mari cu un capac articulat (Figura 10). Într-o astfel de cutie se pot potrivi 10 sau mai multe volume.

Din cutiile cu capacul articulat este convenabil să obțineți volumul sau pachetul dorit, fără a scoate cutia de pe raft. Unele casete au chiar niște console speciale de fixare, care permit, la conectarea cutiilor, să formeze un raft (Figura 11).