Baza legislativă a activității asociațiilor obștești
Caracteristicile lucrărilor de birou în asociațiile obștești
Componența documentelor în asociațiile obștești
Asociațiile obștești sunt sursele de achiziționare a două arhive de stat din regiunea Nijni Novgorod: trezoreria a birourilor de stat din arhivele centrale ale regiunii Nijni Novgorod (CCU TSANO) și trezoreria Oficiului de Stat al Arhivelor de politică publică de stat din regiunea Nijni Novgorod (CCU Gopal). Asociații (în continuare - GS) în regiunea Nijni Novgorod responsabil de stat Centrul de instituții publice pentru stocarea de documentare și achiziționarea de arhive publice (CCU TSHDKGANO).
1. În conformitate cu Capitolul II Crearea asociațiilor obștești, reorganizarea și / sau lichidarea lor:
- documentele de constituire: Statutul GS (articolul 18, 20), Congresul fondator al protocolului (conferința) sau adunarea constitutivă (articolul 18, 21 ,.), Pentru persoanele juridice - un certificat de înregistrare de stat (articolul 18);
- documente ale celui mai înalt organism de guvernare - Congresul (conferința) sau adunarea generală a unității structurale a internaționale, toate-rus inter-regional sau GS (articolul 9). - cu periodicitatea stabilită prin Carta TOE.
2. În conformitate cu capitolul III Drepturile și obligațiile asociațiilor obștești:
Art. 27 Puterea GS. informații cu privire la activitățile TOE; documente de întâlniri, mitinguri, demonstrații, procesiuni etc .; corespondența privind activitatea principală a AP cu autoritățile și autoguvernările locale, organizații superioare, organizații, cetățeni; edițiile TOE (pentru persoanele juridice);
Art. 29 Responsabilitățile ONG-urilor. raport anual privind utilizarea proprietății TOE; minute ale reuniunilor organului de conducere al Națiunilor Unite; rapoarte anuale și trimestriale privind activitățile CB în cantitatea de informații transmise autorităților fiscale (un raport privind activitățile financiare și economice); un raport privind cheltuielile cu fondurile; documente ale activităților desfășurate de CB.
3. Potrivit capitolului IV Proprietatea asociației obștești. Gestiunea proprietății unei asociații obștești:
Art. 38 Supravegherea și monitorizarea activităților CB: documentele de reglementare ale organelor de conducere ale CB.
Caracteristica principală a activității de birou a asociațiilor obștești este o cantitate mică de circulație a documentelor. Problemele existente în Oficiul OO sunt dezvăluite în trei etape ale activității SCS a TSKHDCANO împreună cu GS.
1. În etapa de lucru privind includerea TOE în lista organizațiilor care sunt surse de achiziție a arhivelor de stat, se poate identifica practica documentării extrem de incomplete a activităților (sau absența documentelor de stocare permanentă) existente în OO. Acest factor nu permite includerea GS în lista de surse pentru achiziționarea arhivei de stat. În acest caz, activitatea TOE nu este reflectată în sistemul de surse documentare pentru studierea istoriei regiunii Nijni Novgorod.
2. În stadiul examinării cuprinzătoare a procedurii (practicii) înregistrării și asigurării păstrării documentelor într-o asociație publică.
Deseori se dezvăluie faptele de stocare necorespunzătoare a documentelor, ceea ce poate duce la pierderea lor și la daune ireparabile. Deci, adesea, textele rapoartelor și al altor documente, anexate la procesul-verbal al întâlnirilor și reuniunilor, atașamente la scrisori, ordine etc., sunt pierdute.
Astfel, calcularea greșită a înregistrării și stocarea actuală poate reduce în mod semnificativ valoarea științifică și istorică a documentelor. Totuși, majoritatea TOE-urilor nu au condițiile pentru stocarea corespunzătoare.
3. În stadiul lucrărilor de achiziție a arhivelor de stat, cea mai acută problemă este problema incompletenței documentelor.
În majoritatea documentelor TOE, următoarele documente de stocare permanente sunt amânate:
- procesele verbale ale reuniunilor organului de conducere, reuniunile membrilor CB;
- documente administrative destul de mici; comandă, comandă pentru activitatea principală;
documente financiare de stocare permanentă (de regulă, sunt stocate în managerul sau contabil GS) sunt depuse rapoarte financiare, bilanțul (sau o declarație a activității economico-financiare a organizației, a trecut la sistemul simplificat de impozitare), Raportul anual privind cheltuielile de fonduri. Prin simplificarea nu este întotdeauna și, de regulă, în copiile.
Printre ONG cu personal, există cazuri de păstrare a documentelor privind personalul exclusiv în format electronic. Numărul mic de numere de personal (a documentelor cu privire la personalul din motive obiective poate fi pentru un an întreg sau chiar mai mulți ani cu întârziere numai documentele angajaților de salarizare), de multe ori duce la faptul că alte documente de personal sunt create.
Există două motive principale pentru această situație în domeniul documentării activităților majorității ONG-urilor.
1. Absența posibilității de a-și asuma răspunderea pentru munca în birou și menținerea siguranței documentelor pe lucrătorul separat.
În mică parte din TOE care au personal, nu este întotdeauna inclusă ca o unitate standard a angajatului direct implicat în documentarea activităților (, documentul, secretar, asistent administrativ, funcționar), în special cu o expertiză specială. În acest caz, responsabilitatea de evidență revine asistentul ONG (adjunct, director executiv, specialist principal, etc ...), în unele cazuri - la șeful TOE.
ONG, care acționează în mod voluntar, nu poate să se acorde o atenție din cauza evidenței sau nicio posibilitate fizică de documentare completă a activităților din cauza volumului de muncă nu numai în GS, dar lucrarea principală persoana direct implicată în evidență - managerul sau oricare dintre membrii ONG-ului.
2. Absența obiectivă a condițiilor pentru stocarea actuală și arhivă a documentelor pentru o mare parte din OO din cauza spațiului insuficient ocupat de sediu, relocări frecvente sau absența totală a locațiilor. Stocarea actuală a documentelor (atât pe hârtie cât și pe suporturi electronice) este efectuată în astfel de cazuri direct de către șeful TOE, uneori la locul unde lucrează, în unele cazuri - acasă. Acest lucru conduce adesea la deteriorarea ireversibilă a documentelor sau la pierderea acestora atunci când se deplasează biroul OO sau când se schimbă conducerea.
Cel mai prosper din punct de vedere al biroului de cele mai multe ONG - organizațiile succesoare, care există și sunt sursele de achiziționare de arhive publice din era sovietică (organizații publice și guvernamentale, precum și profesionale și creative uniuni, societăți, organizații ale persoanelor cu handicap, Fondul pentru copii) - în funcție de disponibilitatea angajaților cu normă întreagă, chiar și în absența postului de secretar în personal. Toe de date urmărite în urma birou caracteristici (în comparație cu cele mai multe TOE), ca urmare a unor metode de organizare tradiție îndelungată de interacțiune cu serviciul de arhivă publică:
- dezvoltarea în timp util și coordonare cu nomenclatura DES CCU TSHDKGANO afacerilor, care permite TOE să creeze și să prezinte pentru a simplifica structura documentelor existente în realitate și, în același timp, cel mai aproximeze țintă și o listă de act specific;
- consacrate în acordul de cooperare mai (în comparație cu alte GS) de stocare departamental cronologică a documentelor (până la 15 ani), pentru care, de regulă, există condiții - arhivă, echipate în conformitate cu cerințele Regulamentului de activitatea arhivelor departamentale (Moscova 1985), sau alte spații special alocat pentru stocarea documentelor.
Se poate observa că problemele de lucru în birou în OO sunt atât obiective cât și subiective.
Activitatea CGTU a TSHDCPANO privind facilitarea soluționării problemelor de administrare a birourilor din cadrul CB este menită să depășească dificultățile obiective și subiective pentru optimizarea compoziției documentelor predate PA pentru stocarea permanentă în arhivele de stat.
Locuri de munca MAS TSHDKGANO cu GS se bazează pe un acord tripartit (denumit în continuare - Acord) care urmează să fie încheiat între Arhivele Statului și AP - sursa de achiziție, pe baza art. 9, n. 4 linguri. 18 a activității de arhivă (în Tratatul de CCU TSHDKGANO acționează ca un terț). Contractul ține legătura între Legea cu privire la ONG-urile (binecunoscutele liderii TOE), care este tăcut pe hârtiile și depozitare (inclusiv publicului) documentele GS, și Legea privind arhivele (liderii ONG-urilor cunoscute de mult mai puțin).
Contractul obligă OO să își documenteze activitățile în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse, precum și să elaboreze anual documentele de depozitare și personal permanent. Acordul stabilește, de asemenea, perioada pentru depozitarea departamentelor documentelor GS - individual, în funcție de disponibilitatea condițiilor de depozitare în PA.
Trebuie subliniat faptul că activitatea CCU TSHDKGANO pentru a aborda problemele de flux de lucru și a documentelor de depozitare în TOE prevede rezultatul într-o medie de 3-5 ani, lucru sistematic anual cu ONG-ul, în unele cazuri - mult mai târziu.
Trimiteți-le prietenilor: