Circuitul de lucru competent
În momentul de față, a devenit absolut evident că succesul afacerii depinde nu numai de rezultatele financiare. Documentarea corectă și completă a cazurilor este de mare importanță practică. Este important să se acorde o atenție deosebită valorilor mobiliare în toate etapele vieții firmei - de la înregistrarea de stat la încheierea de acorduri cu partenerii.
Documentele scrise sunt cele mai fiabile dovezi pe care inspectorii și judecătorii le acceptă. În orice litigiu, studiul lucrărilor este de o importanță capitală. Adesea, o firmă care solicită plata pentru bunurile livrate pierde disputa în instanță din cauza lipsei unei scrisori de transport. Iar dacă factura este emisă incorect, companiile pot refuza rambursarea TVA-ului plătit bugetului.
Cu toate acestea, este doar jumătate din luptă pentru a elabora în mod corespunzător un document semnificativ din punct de vedere juridic. De asemenea, este necesar să se asigure primirea, contabilitatea și stocarea la timp. Este foarte important să o utilizați în mod corect. La urma urmei, un document este în primul rând o sursă de informații care are valoare juridică și comercială. Accesul clar organizat la document asigură posibilitatea aplicării sale rapide în activitățile curente. În același timp, acesta protejează compania de daune cauzate de posibila utilizare neautorizată. Toate aceste aspecte de lucru cu documentele formează sistemul de circulație internă a documentelor companiei.
Ce documente sunt necesare?
Pe lângă documentația necesară conform legii, compania va trebui să determine volumul "hârtiei" necesar pentru operațiunile zilnice. Aici puteți distinge:
documente care formalizează relațiile cu furnizorii și clienții;
documente, cu ajutorul cărora să se stabilească informații interne.
Relațiile contractuale cu contra-agenții ar trebui, dacă este posibil, să se bazeze pe standard, ușor de înțeles pentru toate condițiile. Respectarea acestei reguli va permite directorilor companiei să lucreze cu clienții cât mai eficient posibil.
La urma urmei, pentru a rezolva anumite situații contestate va aplica schema contractuală, cunoscută de ambele părți. Unitatea de documentație contractuală constă, de regulă, dintr-un set de acorduri standard care sunt adaptate specificului activităților comerciale ale societății. Acest set include, de asemenea, documente care elaborează operațiuni specifice, - facturi, certificate ale lucrărilor executate, descoperirea defectelor mărfurilor, cererile de modele, etc. Trebuie să se țină cont de faptul că Legea Contabilității conține cerințe obligatorii de înregistrare a documentelor contabile primare care alcătuiesc pentru. rezultatele operațiunilor de afaceri. Dacă un formular uniform este prescris pentru un anumit tip de document, trebuie să corespundă acestuia. Reamintim, forme unificate de documentare elaborate de Standardul de Stat al Rusiei pentru diferite sectoare ale economiei - comerț, construcții, producție de materiale.
În același timp, dreptul de a determina volumul documentației interne a companiei - una dintre cele mai mari provocări pe calea construirii unui sistem de management al documentelor competente. Unii lideri consideră că documentele interne sunt excese birocratice inutile. La urma urmei, formarea lor are nevoie de timp pentru personal. Alții, dimpotrivă, îi obligă pe angajații lor să raporteze separat prin ordine, rapoarte, memorii, literalmente pentru fiecare minut din timpul lor de lucru. Evitarea extremelor va permite setarea corectă a obiectivelor de elaborare a documentelor interne.
În primul rând, sunt necesare documente interne pentru a formaliza relațiile de muncă cu angajații. Astfel, cu fiecare angajat al companiei este necesar să se încheie un contract de muncă în scris (articolul 67 din LC RF). Cu toate acestea, înregistrarea relațiilor de muncă prin semnarea unui contract de muncă nu este epuizată. Evidența orelor de lucru, a obligațiilor funcționale ale angajaților, a disciplinei muncii și a responsabilității părților la contract sunt cele mai importante dovezi în orice litigiu de muncă. În plus, corespondența internă este necesară pentru documentele companiei. La urma urmei, vă permite să organizați procesele de afaceri în cadrul companiei și să monitorizați performanța lucrătorilor individuali.
Cum să luați în considerare și să salvați documente?
Pentru o companie mică, de regulă, este suficient să informați angajații despre compoziția documentelor firmei, despre locațiile lor de depozitare și despre momentul optim al primirii acestora. Este recomandabil să se pregătească periodic personalul să lucreze cu documente, să clarifice implicațiile juridice și contabile, în cazul în care anumite tipuri de documente vor fi absente.
O companie mare, volumul de valori mobiliare în care este mare, este necesar să se reglementeze strict ordinea circulației documentelor printr-o comandă specială. Modul standard pe care majoritatea companiilor le utilizează este de a lega fluxul de lucru cu politicile contabile ale companiei. În acest caz, șeful firmei aprobă Adăugarea la politica contabilă cu comanda sa. Acesta din urmă, de regulă, conține o listă a companiilor și a formelor de documentare, o listă a angajaților care sunt responsabili pentru pregătirea unor documente, momentul primirii lor și aprobare în cadrul întreprinderii.
Responsabilitățile pentru compilarea și contabilizarea documentelor prevăzute în politica contabilă trebuie să fie duplicate în fișele de post ale angajaților relevanți. O soluție mai progresivă a sistemului de management al documentelor este automatizarea acestuia.
Cum să lucrați cu documentul?
Astfel, Legea Secretelor Comerciale prevede protecția informațiilor științifice, tehnice, tehnologice, industriale, financiare, economice și de altă natură, de valoare comercială. La urma urmei, aceste informații sunt confidențiale. Între timp, întreprinderea are dreptul de a proteja documentele care conțin informații confidențiale de orice utilizare neautorizată. Cu toate acestea, acest lucru nu se aplică cazurilor stabilite direct de Legea cu privire la secretele comerciale.
Pentru divulgarea informațiilor care constituie un secret comercial al firmei, angajații poartă răspundere disciplinară. Dacă, ca urmare a dezvăluirii informațiilor "secrete", întreprinderea a suferit pierderi, angajații vinovați sunt obligați să le ramburseze.
O abordare informală a construirii unui sistem de gestionare a documentelor va contribui la o dispută cu creditorii sau supraveghetorii și în activitatea curentă. La urma urmei, prin reducerea costurilor de prelucrare a informațiilor și a personalului de formare va crește eficiența companiei ca un întreg.
Când construiți un sistem de securitate pentru documente, trebuie:
să stabilească lista informațiilor confidențiale;
să restricționeze accesul la informațiile protejate;
să țină evidența angajaților care au acces la informații confidențiale și a angajaților cărora le-au fost furnizate sau transmise aceste informații;
să stabilească măsuri de răspundere materială, disciplinară și de altă natură în raport cu angajații care au acces la informații confidențiale;
să pună pe documentele care conțin informații confidențiale, ștampila "secret comercial";
ia alte măsuri care nu contravin legii.
Ivan Lebedev, șeful departamentului juridic al ZAO Conflex SPb
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: