Destul de des, companiile de construcții sunt nedumerite de căutarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor. Adevărat, așteptările acestui sistem sunt foarte, foarte mari. La urma urmei, de la un program de calculator, vreau, se numește, să scot maximum. Ei bine, dacă nu ar fi vorba de un astfel de concept ca circulația documentelor în construcții, poate că acest maxim ar putea fi așteptat. Dar când este vorba de direcția industriei de construcții, nu au flux de lucru - nu este doar compoziția automată a documentelor, vederea și depozitarea lor, dar, de asemenea, o mulțime de contracte de date dense, având în vedere că și aveți nevoie pentru a începe.
Este un flux de lucru sau nu?
Mulți specialiști ai companiilor de construcții înțeleg și sarcinile documentare: contabilizarea contractelor, contabilizarea performanței muncii, contabilizarea comenzilor, decontări reciproce în contracte. De fapt, acestea sunt două sarcini complet diferite. Sistemul contabil care asigură managementul organizației de construcție este un lucru. Sistemul de lucru este altul: simplu, oarecum primitiv, dar util pentru înregistrare, stocare și generare automată a documentelor. Acest lucru nu înseamnă că sistemul de gestionare a documentelor în construcții este condamnat la eșec în avans. Deloc. Pur și simplu, trebuie să lucreze împreună cu sistemul de contabilitate de gestiune.
Probabil unii cititori s-au gândit acum: "Ei bine, nu există o soluție obișnuită de calcul pentru firma de construcții, toate cu bucăți". De fapt, există o soluție. Pe piață există programe (puține) care se poziționează ca sisteme de management în construcții, precum și modul de gestionare a documentelor, de regulă, este deja prevăzut în cadrul sistemului sau achiziționate separat.
De exemplu, putem lua în considerare tandemul sistemelor interne "ALTIUS - Managementul construcțiilor" și "ALTIUS - Document Management" (compania-dezvoltator "ALTIUS SOFT", Rusia).
Sistemul "ALTIUS - Managementul Construcțiilor" este un program de circulație, specializat în domeniul construcțiilor, axat pe o contabilitate de management cu drepturi depline în construcții (nu duplică programe de contabilitate sau bugetare).
Sistemul "ALTIUS - Document Management" este o soluție fiabilă și gata de realizare a contabilității, înregistrării, observării, deplasării și stocării documentelor organizației.
Vom trece de la particular la general. Astfel, modulul „Altius - Document“, care face parte din „ALTIUS sistem - management de construcții, oferă un întreg set de funcții importante pentru companiile de construcții să înregistreze copii ale documentelor și de a integra activitățile legate de executarea contractelor.
Card de fiecare contract conține informații importante: data semnării, numărul său, numele întreprinderii contractante, denumirea persoanei juridice în temeiul contractului, obiectul, persoana responsabilă, etc. Acest modul vă permite să urmăriți ierarhiei oricărui document îl transmite automat la vederea persoanei următoare, pentru a informa .. persoanele autorizate să depășească limitele de timp ale viziunii, să înregistreze motivele apariției unei astfel de întârzieri, adică să afișeze ciclul de viață al documentului.
Este important ca modulul "ALTIUS - Document Management" să poată afișa toate modificările din document în sine. În cazul în care, de exemplu, la un contract deja întocmit pe card, dar după câteva săptămâni la un contract încheiat un nou acord suplimentar cu prețul, efectuarea de lucrări calendarul, detalii, chiar și în card tratatului însuși, aceste modificări se vor reflecta în mod automat, iar acest lucru va contribui la evitarea neînțelegerilor în viitor lucru.
Și acum ne îndreptăm spre comun. În cadrul programului ALTIUS-Construction Management, modulul ALTIUS-Document Management va avea grijă de toate aspectele legate de monitorizarea fiecărei etape a contractului. După cum știți, în cadrul companiei, diferitele etape pot fi supravegheate de diverși angajați. Programul "ALTIUS - Managementul Construcțiilor" vă permite să mențineți o evidență completă a managementului de la apariția obiectului și până la finalizarea lucrărilor și decontările reciproce pe acesta. În cadrul acestei facilități sunt luate în considerare contractele cu clienții și subcontractanții, iar activitatea este controlată de forțele proprii. Puteți seta memento-uri pentru a controla calendarul etapelor de contracte, locuri de muncă, plăți, livrări de ambele grupuri de personal și de personal pentru fiecare executor responsabil pentru acest lucru sau site-ul în orice etapă a contractului.
Și cel mai important - programul poate face un calendar financiar, planurile de resurse, se calculează costul lucrărilor planificate, ținând seama de standardele interne în contextul costurilor reale de articole. Monitorizează și efectuează acte de lucru finalizate în construcții (COP-2, COP-3), precum și costul muncii efectuate. Un avantaj suplimentar este faptul că, în orice moment, programul va genera un raport privind stadiul îndeplinirii obligațiilor care decurg din contracte, amintesc despre plățile viitoare și restante.
Aici este deci posibil să descriem esența circulației documentelor în organizația clădirii. În izolare de la contabilitatea managerială, circulația documentelor în construcții își pierde practic sensul. Prin urmare, este mai corect și mai eficient să se pornească de la datele privind proiectele de construcții, obiectele și contractele, iar circulația documentelor va fi în mod automat susținută de un sistem fiabil de contabilitate de gestiune, menționat mai sus.
Obțineți mai multe informații și comandați o prezentare personală gratuită.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: