Unde și cum să stocați documente

I. Sokolova
Unde și cum să stocați documente

Pregătirea cazurilor pentru transferul la arhivele organizației este împărțită în etapele principale:
- formarea de cazuri;
- înregistrarea cazurilor;






nbsp-; examinarea valorii documentelor.
Formarea de cazuri începe de la începutul anului pentru anul calendaristic curent (cu excepția cazurilor, care conțin documente care nu sunt finalizate în termen de un an), în conformitate cu nomenclatura aprobată afacerilor.
Documentele se formează în cazurile în conformitate cu termenii de depozitare. Documentele pe termen lung - mai mult de 10 ani - perioada de depozitare în viitor sunt supuse procesării arhivelor și le transferă la depozitul de stat. Aceste documente includ:
- contracte de muncă și contracte suplimentare față de acestea;
- acorduri contractuale;
- cartea contului, primirea, mutarea lucrătorilor;
- comenzi pentru personal (recepție, transfer, concediere, bonus);
- masa de personal;
- carduri personale (f.T-2);
- fișierele personale ale angajaților;
- listele de lucrători angajați în producție cu condiții de muncă periculoase;






- tablete și echipamente ale muncitorilor în ocupații dăunătoare;
- acte privind accidentele la locul de muncă;
- conturile personale ale angajaților sau înregistrările salariale de plată.
La examinarea valorii documentelor, cazurile cu perioade de depozitare expirate sunt alocate distrugerii și supuse transferului către depozitul de stat.

Documente în depozite, formate în cazul și supuse complet de înregistrare: depunerea cazul sau coperta, foile de numerotare, elaborarea de asigurare a etichetelor de afaceri, întocmirea inventarului intern al documentelor, înregistrarea capacului de caz.
În funcție de timpul de stocare pentru a efectua o autorizare completă sau parțială a cazurilor. Cazurile complete fac obiectul unei depozitări permanente și temporare (peste 10 ani) și a personalului. Cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv) fac obiectul înregistrării parțiale, în timp ce este permis să nu se recreeze sistemele de documente în cazul respectiv, nu se numerotează casetele și nu se efectuează verificarea inscripțiilor.

Din nefericire, când ajung la arhiva statului, documentele se află într-o stare diferită, adesea dezordonată, ceea ce reduce semnificativ valoarea lor informativă și posibilitatea unei utilizări depline.
În acest caz, personalul arhivei trebuie să înceapă să lucreze la pregătirea cazurilor pentru depozitare cu examinarea valorilor lor, re-forma de afaceri și de a dezvolta sau de a îmbunătăți un ajutor de constatare existente.
Acești factori joacă un rol decisiv în urmărirea arhivelor de stat la formularea corectă inițială, organizarea și ținerea evidenței, precum și optimizarea actuală de stocare a documentelor în cadrul organizațiilor.

Articole similare

• Pentru a ajuta un tânăr ofițer - admiterea la muncă cu documente secrete

• Spațiul de informare al documentelor părții contabile și posibilitatea utilizării acestora (la

• Contabilitatea în documentele primare ale bisericii, politica contabilă

Trimiteți-le prietenilor: