Adesea, proiectele sunt gestionate în cadrul unei organizații matrice: aceasta înseamnă că managerul de proiect nu are autoritate directă.
În schimb, membrii echipei se raportează managerilor diferiți, care la rândul lor alocă remunerații și reguli în cadrul organizației.
Managementul resurselor umane este probabil cea mai dificilă lucrare. Oamenii pot fi imprevizibile, pot provoca conflicte, schimba opinia lor în detrimentul muncii, și, de asemenea, din cauza unor motive profesionale sau personale, sunt neplanificate părăsi proiectul.
Ca rezultat al factorilor umani de mai sus, proiectul va suferi și: calendarul, bugetul, calitatea etc. Astfel, este necesar să putem gestiona echipa de proiect pentru a evita consecințele deplorabile.
Managerul de proiect trebuie să ia în considerare toți acești factori în timp ce lucrează cu echipa de proiect pentru a asigura o muncă eficientă și atingerea obiectivului.
Există 5 intrări pentru managementul echipei de proiect
Numirea personalului în proiect
Ca urmare a numirii personalului în proiect, se formează o listă a resurselor umane necesare pentru un anumit proiect. Acesta este un punct extrem de important și trebuie abordat cu înțelepciune.
Evaluarea eficienței echipei
Este important ca managerul de proiect să atragă atenția asupra eficacității echipei de proiect. Acesta este modul în care puteți rezolva rapid conflictele posibile, consolidați relațiile din cadrul echipei și îmbunătățiți procesul de lucru asupra proiectului.
Rapoartele de performanță
Rapoartele de performanță oferă informații despre modul în care proiectul avansează în comparație cu planul de bază. Utilizând rapoartele, puteți identifica diferența, care este de obicei măsurată în timp, fonduri alocate și alți parametri. Conducerea echipei de proiect are o mare influență asupra eficienței echipei și asupra faptului că tangibilul va fi diferența dintre planul inițial și starea reală a afacerilor.
Planul de management al proiectului
Planul de management al proiectului este extrem de important, deoarece descrie rolurile participanților, obligațiile și sarcinile principale ale acestora și multe altele, ceea ce afectează în mare măsură conducerea echipei de proiect.
Activități ale procesului organizațional
Activele procesului organizațional pot fi foarte diverse pentru fiecare proiect. Acestea includ adesea reguli și proceduri organizatorice, diverse manuale, experiențe din proiecte anterioare, informații despre organizație etc.
Există patru rezultate principale ale managementului echipei de proiect
Managementul echipei de proiect - Activele procesului organizațional (actualizări)
După finalizarea procesului de management, echipa de proiect actualizează activele procesului organizațional astfel încât proiectele viitoare să poată utiliza cunoștințele și experiența cu privire la noile abordări, instrumente și metode de gestionare a echipei de proiect.
Managementul echipei de proiect - Factori de mediu pentru întreprinderi
Factorii de afaceri includ toți factorii externi care pot afecta proiectul: de exemplu, structura organizațională, etica, nivelul de risc sau localizarea proiectului pe piață.
Managementul echipei de proiect - Modificări solicitate
Modificările solicitate în componența personalului pot apărea din mai multe motive. Iată câteva dintre ele:
O persoană nu are un nivel suficient de calificare pentru a lucra eficient la un proiect
Membrii echipei pot avea calificări prea mari, provocând discordie în echipă sau cerând o plată prea mare
Relațiile complexe din cadrul echipei pot provoca probleme și pot afecta progresul lucrărilor asupra proiectului, reducând eficiența în cadrul echipei. În acest caz, puteți și întreaga echipă, dar este mai bine să eliminați membrii nefavorabili, ceea ce determină încetinirea activității proiectului.
În toate cazurile de mai sus sunt necesare schimbări în lista de resurse umane. Dar, deoarece această listă face parte din planul proiectului, toate modificările trebuie să fie documentate, solicitate și efectuate printr-o schimbare a sistemului de management.
Managementul echipei de proiect - Planul de management al proiectului (actualizări)
Cererile aprobate pentru modificări și acțiunile corective, ca actualizări, pot fi făcute în planul de management al proiectului de către personalul care face parte din planul de management al proiectului. Dar trebuie să vă amintiți că planul de management al proiectului este format din 15 secțiuni și, cel mai probabil, va trebui să actualizați unele dintre ele.
Există 5 metode și instrumente principale pentru gestionarea echipei de proiect
Observare și discuție
Numele vorbește de la sine. Observarea și discuții - este un instrument informal pentru managementul echipei de proiect, care este utilizat de către managerul de proiect pentru a se asigura că prin comunicare cu membrii echipei pentru a afla mai multe despre cursul de probleme de afaceri, starea de spirit a echipei.
Evaluarea eficacității proiectului
Aceasta este o întâlnire față-în-față a membrilor echipei cu managerul de proiect sau cu managerul departamentului. Scopul principal este de a organiza primirea de către artiștii interpreți sau executanți a evaluării muncii lor. Cu toate acestea, în timpul interviurilor sunt de asemenea efectuate operațiuni precum identificarea problemelor, clarificarea distribuției muncii și responsabilităților între membrii echipei de proiect, stabilirea celor mai apropiate obiective etc.
Înregistrează înregistrarea problemelor
Principala sarcină a managerului de proiect este de a rezolva problemele care amenință procesul de lucru asupra proiectului. Aceasta poate fi orice problemă care pune proiectul în pericol. Trebuie să fie neapărat ceva care se întâmplă deja și nu se poate întâmpla în viitor.
Acestea pot fi probleme ale mediului, afacerilor, problemelor tehnice - în general problemele oricărui aspect.
Dacă problema nu poate fi rezolvată într-un cadru informal, este înregistrată în jurnalul de probleme pentru a atrage alte persoane pentru a rezolva această problemă. În jurnalul de înregistrare a problemelor este necesar să se indice persoane specifice ale căror atribuții includ rezolvarea problemelor specifice până la o anumită dată. Înregistrarea problemei trebuie actualizată până când problema este rezolvată.
Abilități de comunicare interpersonală
Managerul de proiect trebuie să fi dezvoltat abilități interpersonale pentru gestionarea și dezvoltarea echipei de proiect. Poti spune multe despre abilități interpersonale, dar în contextul proiectului, managerul de proiect trebuie să fie capabil de a motiva membrii echipei pentru a obține cele mai bune rezultate și să fie cu ei în termeni buni.
Managerul de proiect trebuie să aibă, de asemenea, trei calități importante: conducere, influență și luare de decizii eficiente:
Un lider trebuie să fie capabil nu numai să aleagă direcția corectă pentru afaceri și ai convinge pe oameni să-l urmeze, dar, de asemenea, de a inspira și motiva oamenii să facă ceea ce vrea.
Există multe stiluri de conducere, iar un lider competent trebuie să poată înțelege care stil de conducere este adecvat pentru o anumită perioadă de lucru pe proiect. Mai jos este o diagramă utilă, care prezintă patru stiluri cheie de leadership în diferite perioade de lucru pe proiect. La începutul proiectului, managerul trebuie să ia poziția de lider activ pentru a avea control asupra întregului proces.
Pe lângă faptul că lucrul la proiect merge de la o etapă la alta, liderul ar trebui să devină un conducător-mentor și asistent de conducere. Mai aproape de sfârșitul lucrărilor asupra proiectului, liderul devine un lider "de susținere":
După cum sa menționat deja, mulți manageri de proiecte lucrează în cadrul organizației matrice, având astfel o putere limitată asupra proiectului. De fapt, este limitat doar de influența pe care managerul de proiect o poate avea asupra echipei.
Astfel, este important ca managerul de proiect să poată influența membrii echipei și alții prin diverse metode: convingătoare, ascultare, construirea relațiilor de încredere.
Efectuarea deciziilor
Este necesar să prezentăm în mod clar obiectivele, să avem informații fiabile pentru a lua cele mai eficiente decizii. Sau aveți o intuiție excelentă.
Conflictele apar adesea între oameni. Deoarece rezultatul lucrării depinde de oameni, este necesar să se rezolve conflictele emergente astfel încât să nu aibă timp să influențeze cursul de lucru al proiectului. Rezolvarea conflictelor rapid și constructiv va permite starea de spirit a echipei de proiect să rămână pe primul loc. Dacă conflictul nu poate fi rezolvat, este necesar să transferați această problemă la un nivel superior (jurnal de probleme).
Conflictele pot apărea nu numai între membrii echipei de proiect, ci și între managerul de proiect și alți manageri. Există cazuri în care oa treia persoană ar trebui să fie implicată în rezolvarea conflictelor, dar de obicei puteți să o gestionați pe cont propriu.
Metode de rezolvare a conflictelor
De asemenea, la fel ca și cu tot felul de riscuri, în timpul lucrărilor asupra proiectului apar încă conflicte. Managerul de proiect trebuie să fie conștient de principalele metode de rezolvare a conflictelor:
În acest caz, managerul de proiect ar trebui să elimine problema (amintiți-vă că nu trebuie să vă confruntați cu o persoană). Astfel, puteți elimina cauza conflictului, rezolvând astfel problema.
Soluția la problemă nu ar trebui să fie agresivă. Dimpotrivă, acest lucru trebuie abordat în mod responsabil și calm, pentru a-și atinge în mod eficient scopul.
Este necesar să coopereze cu oamenii pentru a găsi o soluție. Aceasta este a doua metodă cea mai bună după rezolvarea problemei.
Compromisul este atins prin concesii pe ambele părți, când toată lumea sacrifică unele dintre interesele sale pentru binele comun.
Această metodă minimalizează contradicțiile care au dat naștere la conflict, dar nu o elimină complet, astfel că după un timp conflictul se poate repeta. Prin această metodă este imposibilă rezolvarea problemei, dar numai pentru a atenua conflictul la un nivel acceptabil.
Rezolvarea conflictelor este amânată, în speranța că conflictul va fi rezolvat singur. După cum puteți înțelege, acesta este cel mai rău mod de a rezolva conflictele, deoarece soluționarea conflictului în sine nu este nici măcar luată în considerare.
Fiecare persoană este unică în felul său, și emoții și nevoi diferite îl conduc. Deoarece echipa de proiect este alcătuită din oameni diferiți, în rezolvarea conflictelor și pur și simplu de lucru, managerul de proiect va trebui să se confrunte cu oameni care joacă roluri diferite în echipă.
Roluri constructive în echipă
Inițiatori. Acestea sunt persoane care sunt inițiatorii diferitelor idei și motivează să lucreze la proiect. Acesta este un rol pozitiv, deoarece inițiatorii sunt foarte activi și productivi.
Vânători pentru informații. După cum sugerează și numele, astfel de oameni se află în căutarea constantă de cunoștințe noi pentru o mai bună înțelegere a proiectului. Vânătorii de informații ajută întreaga echipă să realizeze o înțelegere mai profundă a muncii, precum și să stabilească o comunicare deschisă.
Donatorii de informații. Aceștia sunt întotdeauna pregătiți să împărtășească informațiile cu echipa, ceea ce contribuie la o relație bună și la o circulație activă a informațiilor.
Pooschriteli. Acești oameni se concentrează mai mult pe acele obiective care pot fi atinse, mai degrabă decât pe cele dificile sau imposibil de îndeplinit. Deci ei înveselează echipa și măresc nivelul de dispoziție.
De curățare. Astfel de oameni doresc să se asigure că toți membrii echipei înțeleg în mod egal și prezintă obiectivele proiectului. Acesta este un rol util care ajută la înțelegerea reciprocă.
Armonizatoarele. Rolul acestor persoane este, de asemenea, legat de înțelegerea proiectului. Ele asigură că toată lumea înțelege în mod clar în ce scop se îndreaptă, ceea ce sporește eficacitatea proiectului.
Rezumă. Acești oameni aduc toate informațiile împreună pentru a avea un cont complet în fața ochilor lor. Acest lucru crește nivelul înțelegerii comune și îmbunătățește comunicarea în cadrul echipei.
Roluri distructive în echipă
Managerul de proiect trebuie să identifice persoanele cu aceste roluri și să depună toate eforturile pentru a minimiza influența lor sau pentru a le exclude din echipa de proiect.
Agresorii. Acești oameni sunt ostili față de proiect și în orice mod se poziționează împotriva lor. Acesta este un rol negativ.
Blocante. Acești oameni paralizează capacitatea echipei de a concepe și discuta ideile și conceptele prezentate. Ca agresori, blocatorii pot dăuna eforturilor colective, intimidează membrii individuali, restricționează participarea lor. Acestea reduc motivația generală a echipei și implicarea participanților.
Rezolvată. Astfel de oameni nu participă la niciun aspect al proiectului, preferând să stea în umbră. Refuzul are un impact negativ asupra spiritului și motivației echipei de proiect.
Vânători pentru glorie. Vânătorii pentru glorie sunt interesați doar de propriul lor beneficiu. Ei sunt gata să facă orice pentru a se expune într-o lumină bună, chiar dacă acest lucru afectează negativ proiectul. Acesta este un rol negativ, deoarece toți membrii echipei trebuie să lucreze pentru a atinge un obiectiv comun, în loc să caute recunoașterea pentru ei înșiși.
De echilibru. Acești oameni sare mereu de la un subiect la altul, ceea ce agravează comunicarea și nu-mi permite rezolvarea problemelor.
Dominând. Dominantul își impune punctul de vedere într-o manieră agresivă. Ei nu tolerează când alți oameni se opun ei înșiși. Acestea sunt un fel de huligani în echipa de proiect, din cauza cărora ideile cu adevărat valoroase ale altor persoane dispar.
Avocații diavolului. Avocatul diavolului este un rol pozitiv în echipă, în sensul introducerii diferitelor puncte de vedere în discuțiile în echipă. Cu toate acestea, poate deveni un rol negativ când este folosit pentru a bloca progresul unei echipe. În acest caz, avocatul diavolului se opune pur și simplu și nu permite echipei să avanseze.
Articole similare
-
Cultură de traducere de management de proiect din rusă în engleză, traducere rusă în engleză
-
Valoarea managementului de proiect este raportul PMI din 2018
Trimiteți-le prietenilor: