1. Formarea unei echipe distribuite.
Modul de a organiza comunicarea într-o echipă distribuită este o consecință a calității, a profesionalismului echipei și a sarcinilor cu care se confruntă. Instrumentele universale de management își asumă definiția scopului, stabilirea sarcinilor, momentul implementării acestora și, dacă este necesar, ajustarea acestora. Dar fundamentul tuturor acestor procese sunt oamenii adunați în echipă, profesionalismul și motivația lor. Atunci când se formează o echipă distribuită, trebuie făcute cerințe mai mari pentru selectarea angajaților.
Procesul de angajare trebuie tratat mult mai responsabil. Activitatea de la distanță poate crește dramatic caracteristicile negative ale caracterului angajatului. Mulți angajați pur și simplu nu pot lucra productiv fără o supraveghere constantă și fără prezența fizică a șefului. Din păcate, când am ajuns, echipa a fost deja format, au fost de lucru pentru mai mult de un an, oamenii au „înrădăcinate“ în acest proces, și atât de ușor să concedieze angajații ineficiente nu mai era posibilă. Acum trebuie să schimbăm cu atenție și încet situația, să încărcăm treptat oamenii cu sarcinile corecte, să le deducem din anabioze prin propriul nostru exemplu.
La selectarea angajaților aflați la distanță, trebuie acordată o atenție sporită caracteristicilor psihologice ale solicitantului. Dacă veți avea nevoie de un dialog periodic și persoana introvertita nu vor în măsură să răspundă prompt la mesaje pe Skype sau prin e-mail, atunci o astfel de persoană ar trebui să plece sau să aleagă o anumită sarcină pentru el.
Un plus pentru formarea unei echipe distribuite este că nu vă limitați la geografie în căutarea celui mai bun candidat. Lumea întreagă este deschisă pentru tine și poți aduna cu adevărat cele mai bune. Acest lucru va oferi un rezultat calitativ diferit atât în management cât și în rezultatele muncii echipei.
Înainte de a introduce o echipă, trebuie să răspundeți la o serie de întrebări. De exemplu, vor exista mai mulți salariați sau angajați permanenți în echipă? Înainte de a angaja un freelancer, trebuie să vă gândiți cu atenție la calitatea rezultatelor pe care doriți să le obțineți. Fiecare persoană nouă este un risc suplimentar că nu va intra în contact, nu va respecta termenele limită și nu va îndeplini cu succes activitatea. În plus, dacă doriți să se scufunde mai adânc în proiect, înțelegerea subtilitățile o anumită piață, apoi de lucru cu un freelancer poate duce la rezultate nesatisfăcătoare. Dacă aveți sarcini non-standard, soluțiile de care aveți nevoie, care necesită o concentrare ridicată, atunci persoanele care desfășoară activități independente care execută simultan mai multe proiecte nu vor fi potrivite pentru dvs.
Este necesar să ne gândim cum va fi organizat procesul de îndeplinire a sarcinilor și proiectelor. De exemplu, trebuie să înțelegeți că dacă atribuiți două proiecte unui interpret în paralel, atunci productivitatea și costurile de timp nu vor fi împărțite la 5050. Viteza se poate tripla. Va exista un timp și un efort pentru a comuta între proiecte.
Este necesar să răspundem la întrebarea, care va fi dimensiunea optimă a echipei. Dimensiunea optimă a echipei poate fi de 2-4 persoane. Echipa de 5-7 persoane necesită deja organizarea de proceduri formale pentru stabilirea de sarcini, monitorizare, întâlniri suplimentare etc. Cu cât echipa este mai mică, cu atât este mai puțin probabil ca informațiile să fie pierdute sau distorsionate. În echipa de programatori, formată din două persoane, este mai greu de spus: "Nu am scris acest cod" sau "nu mi-au spus acest lucru". Creșterea echipei conduce la birocratizarea proceselor de lucru, dificultatea comunicării. Dar aceasta nu înseamnă că o echipă de 2 persoane poate lucra, negocând "în cuvinte", cine, ce și când va face și ce rezultate a obținut. Chiar și atunci, trebuie să păstrați înregistrări, chiar și în cea mai simplă formă. Aveți nevoie de o listă de sarcini, stabilirea termenelor limită și înregistrarea rezultatelor. De exemplu, managerul păstrează o listă de apeluri adresate clienților care înregistrează rezultatele negocierilor. Ar trebui menținută o evidență a îndeplinirii sarcinilor zilnice.
2. Instrumente pentru comunicarea și controlul echipei distribuite.
Alegerea instrumentelor de management depinde în mod direct de sarcinile conducerii. Selecția instrumentelor se realizează în conformitate cu cerințele specifice ale proiectului. Mărimea echipei, "calitatea" ei, metodele de motivație, stilul general de conducere în companie, sarcinile cu care se confruntă echipa, gradul de agresivitate al mediului concurențial - toate acestea vor afecta alegerea instrumentelor.
De asemenea, este util să setați anumite ore pentru verificarea mesajelor e-mail. Întrucât e-mailurile primite în mod constant sunt foarte distragătoare, este posibil, de exemplu, să setați intervalul pentru verificarea e-mailului la fiecare două ore. Dacă nu există suficiente informații sub formă de text, voce, atunci puteți instala un program care oferă acces la distanță de pe desktop.
problemele diferența de fus orar și lipsa contactului personal sunt rezolvate în primul caz, o planificare precisă a timpului atunci când aveți nevoie pentru a intra în contact, iar în al doilea - și periodice reuniuni în offline sau corecte din punct de vedere al psihologiei de selecție a angajaților care nu obosesc de a lucra singur si nu pierde pentru comunicare.
Este important să subliniem că, dacă nu controlați cine și cât de mult, cine lucrează mai eficient, atunci productivitatea echipei va scădea uneori într-o lună. Prin creșterea echipa, atunci când acesta devine mai mult de 2-3 persoane, luând notițe în calendare, documente Excel, Word, sau ca Google să fi devenit insuficiente. Este posibil să aveți nevoie, de exemplu, să introduceți rapoarte zilnice cu privire la timpul petrecut în ore, cu o înregistrare, de exemplu, cel puțin 3 sarcini pe zi. Puteți urmări timpul în funcție de sarcini utilizând software-ul de urmărire a timpului, de exemplu Time Tracking primaERP sau Toggl. Trebuie să stabiliți termenul limită pentru trimiterea raportului către supraveghetor (de exemplu ora 12:00). Este necesar să se stabilească limite pentru întârzieri cu un raport, după depășirea care va trebui să se despartă de angajat. Sau, ca o opțiune mai umană, nu plătiți pentru orele de lucru pentru această zi. Time-tracker-ul într-o anumită măsură organizează angajații, nu le permite să se relaxeze.
Toți angajații, cei care lucrează în birou și cei care lucrează de la distanță, ar trebui să înregistreze timpul. Controlul ar trebui să fie același pentru toți. Dacă un angajat suferă de amânare, o va face în birou.
Pentru a controla și a planifica sarcina pentru lunile următoare, puteți utiliza o varietate de administratori de sarcini: Trello. Basecamp, etc. Trello este o aplicație destul de bună, cu o abordare iterativă a implementării proiectului. Pentru fiecare iterație, puteți selecta, de exemplu, o săptămână și puteți scrie o listă fixă de sarcini. Dacă sarcinile reușesc în acest timp să se miște de la stânga la dreapta, atunci săptămâna a avut succes. Puteți utiliza un tabel simplu, care va descrie obiectivele și obiectivele pe termen scurt, pe termen mediu și lung. Dacă nu stabiliți obiective și sarcini în scris, atunci obiectivele și prioritățile încep să "plutească". Compania începe să se miște într-o direcție convenabilă pentru angajați, și nu în direcția în care este necesară pentru afaceri.
Trimiteți-le prietenilor: