Rolul documentelor de comunicare în afaceri - abstract, pagina 1

3.Rolul documentelor de comunicare de afaceri ................................. .. ...17

3.1. Eticheta și semnificația ei în documentele de afaceri .................. .. ... ..17

3.2. Caracteristicile stilului oficial de afaceri ......................... 18

3.3. Caracteristicile limbii documentelor de afaceri ......................... ... .20

Cuvântul "document" în limba latină înseamnă "dovezi". "Un mod de a dovedi" Un document este un obiect material cu informații fixate în el pentru a-l transfera în timp și spațiu. Documentul serveste atat ca obiect al muncii unui angajat managerial, cat si ca rezultat al acestuia.

Cea mai importantă funcție a documentului este informația. În faptele documentului, evenimentele, fenomenele activității practice și intelectuale ale persoanei sunt fixate.

Documentul are o funcție organizațională. Prin document, este posibil să influențeze grupurile de oameni pentru a-și organiza și coordona activitățile. Relațiile externe ale întreprinderilor și organizațiilor reprezintă funcția de comunicare a documentului.

În cele din urmă, documentul îndeplinește o funcție educațională. El disciplinează interpretul, necesită un nivel sporit de pregătire educațională, iar un document bine conceput promovează gustul estetic al personalului de conducere, formează imaginea organizației.

Diferitele forme de activități manageriale diferă în ceea ce privește mijloacele unui anumit set de documente, de exemplu contabilitatea sub forma compilării și procesării documentelor contabile și statistice, control prin colectarea de informații pentru a verifica conformitatea obiectului observat cu statul solicitat etc.

Un set de documente interdependente utilizate într-o anumită sferă a activității umane se numește un sistem de documentare. Un set organizat rațional de documente interrelaționate, creat conform unor reguli și cerințe uniforme pentru aplicarea într-un anumit domeniu de activitate, se numește un sistem de documentare unificat.

Conceptul de „document“, iar termenul în sine are originea în munca de redactare în '20. Scrierile marilor experți în domeniul muncii și documente administrative, cum ar fi D.R.Pokrovsky, PM . Kerzhentsev și alții au fost formulate prevederile de bază ale fluxului de lucru, dă justificare teoretică dispoziții principale ale documentelor de gestionare a traficului - distribuirea documentelor cu privire la punerea în aplicare, cazuri reduse de trecere a acestora, direcția documentelor executorii directe, reglementarea semnării. În literatura de specialitate din acea perioadă, a fost elaborată metodologia cercetării rutelor, circulația documentelor, tehnologia livrării acestora. Prima încercare de normativ reglementări principii uniforme a fluxului de lucru a fost realizat în 1931 de către Institutul de tehnici de management în „Regulile generale de documentare și a fluxului de lucru.“ În cadrul proiectului au fost stabilite reguli de organizare a muncii cu documentare și documente, reguli de admitere, sortare, livrare, executie, control, trimiterea de documente, adică, toate etapele procesării documentelor. Standarde de stat pentru termeni și definiții 1970, 1983 „Unified Sistemul de stat de birou“, a stabilit uniformitatea documentului de înțelegere ca „circulația documentelor în cadrul organizației din momentul creării sau primirii lor de a finaliza executarea sau expedierea.“ Aprobat în 1988, "Sistemul de stat al managementului documentar.

Cerințe generale pentru documente și servicii, suport de documentare „a clarificat conceptul de“ document „pentru a include și operarea“ depunerea unui document în cazul „Hârtiile și arhivare Termeni și definiții ..“ S-au găsit definiția „documentului - circulația documentelor în cadrul organizației de la începuturile sale sau primirea până la finalizarea executării sau expedierii. " Organizarea lucrărilor cu documente - organizarea circulației, depozitării și utilizării documentelor în activitatea curentă a instituției. management al documentelor este o parte importantă în organizarea biroului de muncă în organizație (instituție), așa cum definește nu numai autoritatea de circulație a documentelor, dar, de asemenea, viteza de circulație a documentelor. În managementul documentelor, circulația documentelor este considerată ca suport informativ pentru activitățile aparatului de gestionare, documentarea, stocarea și utilizarea documentelor create anterior. Principalele reguli de gestionare a documentelor sunt:

- transmiterea rapidă a documentului, cu cel mai mic timp;

- reducerea maximă a cazurilor de transmitere a documentului (fiecare deplasare a documentului trebuie justificată, este necesar să se excludă sau să se restricționeze circulația documentelor);

- ordinea trecerii și procesul de prelucrare a principalelor tipuri de documente trebuie să fie uniforme.

Respectarea acestor reguli face posibilă realizarea principiului organizatoric de bază al activității de birou - posibilitatea executării centralizate a operațiunilor tehnologice omogene. Baza structurii oricărei circulații a documentelor este documentul. Toate documentele (tradiționale pe hârtie și pe suporturi magnetice) din complex ar trebui să fie coordonate prin respectarea regulilor caracteristicilor de prezentare a informațiilor despre fiecare transportator.

Organizarea circulației documentelor este regulamentul conform căruia trebuie să se miște documentele. Organizarea circulației documentelor combină întreaga secvență de mișcări de documente în conducerea organizației (instituție), toate operațiunile de primire, transfer, compilare și prelucrare, trimiterea (și depunerea) documentelor în cauză. Circulația documentelor este o parte importantă a gestionării înregistrărilor și a gestionării informațiilor. Un flux de lucru bine organizat accelerează trecerea și executarea documentelor în organizație (instituție).

Procedura de documentare și organizarea tuturor operațiunilor atunci când se lucrează cu ei, ar trebui să fie reglementate de instrucțiuni privind gestionarea înregistrărilor în cadrul organizației (instituției) și foaia de formulare de documente unificate. Separați circulația centralizată a documentelor și fluxul documentelor la nivelul unității structurale. Fluxul de documente centralizat include toată documentația care face obiectul înregistrării centralizate. Documentele înregistrate numai în unitățile structurale cuprind unitate structurală la nivel de document. Ca o regulă, centralizat de documente prezentat documentația organizatorică și administrativă și unitatea structurală la nivel de document - o documentație de specialitate, oferind principalele activități ale societății (poate include documente organizatorice și administrative). În marile organizații există o subdiviziune structurală separată, a cărei sarcină este asigurarea circulației centralizate a documentelor. Unitatea structurală poate fi apelată în diferite moduri: managementul afacerii, biroul, departamentul general etc. În organizațiile în care volumul de management centralizat document nu este atât de mare încât a fost angajat într-o unitate independentă pentru funcțiile sale de întreținere pot fi atribuite secretarului de șef al organizației. Există trei tipuri principale de documente care constituie fluxul de lucru centralizat.

Primite. Un document primit este un document primit de instituție. Majoritatea documentelor primite trebuie să genereze în timp util o expediere corespunzătoare. Termenii pot fi stabiliți prin regulamente care prescriu un timp de răspuns la documentul de intrare relevant sau pot fi specificate direct în documentul de intrare.

Ieșire. Documentul de ieșire este un document oficial transmis de instituție. Cele mai multe documente de ieșire sunt răspunsul organizației la documentele primite. Unele dintre documentele emise sunt pregătite pe baza documentelor interne ale organizației. Un număr mic de documente de ieșire pot necesita primirea documentelor primite (de exemplu, cereri către alte organizații).

Internă. Un document intern este un document oficial care nu depășește organizația care la pregătit. Aceste documente sunt folosite pentru organizarea activității instituției (organizației), deoarece oferă o soluție de management concentrată în cadrul aceleiași organizații. Documentele interne includ documente organizatorice, juridice, organizaționale și administrative. Grupurile independente de circulație internă a documentelor constituie protocoale și acte, documente de planificare și raportare, documente pentru contabilizarea resurselor materiale și monetare, echipament, corespondență de serviciu intern (raport, notă explicativă), personal etc. Nu toate documentele interne trec prin birou, ci doar corespondența dintre cele mai mari subdiviziuni structurale ale organizației (mai ales dacă acestea sunt separate separat) și ordinele conducătorului organizației. De asemenea, biroul transmite documente interne care generează documente de ieșire.

Înregistrarea unui document este înregistrarea datelor contabile despre un document într-o formă fixă, care stabilește faptul că a fost creat, trimis sau primit. În urma definiției, înregistrarea unui document este atribuirea unui index și plasarea acestuia pe un document, urmată de înregistrarea datelor despre document în registrul de înregistrare sau în cartea de înregistrare. Scopul înregistrării este de a asigura contabilitatea, controlul și regăsirea documentelor. Principiul principal al înregistrării documentelor este o singură dată. Fiecare document trebuie înregistrat o singură dată. Documentele primite sunt înregistrate în ziua primirii, ieșirii și a documentelor interne - în ziua semnării. Documentele care fac obiectul înregistrării, executării și utilizării în scop de referință sunt supuse înregistrării. În instrucțiunile de păstrare a înregistrării organizației (instituției) în anexă, trebuie furnizată o listă de documente care nu sunt supuse înregistrării de către serviciul de asistență pentru documentație. Lista este aprobată de șeful organizației (instituției) dacă include documentația neînregistrată a întregii organizații (instituție) sau șeful subdiviziunii structurale a cărei documente sunt distribuite documentelor. La înregistrarea documentelor se utilizează următoarele materiale de referință de bază: o listă de documente care nu fac obiectul înregistrării de către departamentul de birou; lista unităților structurale cu simbolurile lor; nomenclatorul afacerilor.

Articole similare

• Mijloace kinesice și prozodice de comunicare nonverbală de afaceri

• Comunicare de afaceri

• Cuvânt de încredere în comunicarea de afaceri, încredere în sine

Trimiteți-le prietenilor: