Depozitarea documentației de personal se referă la îndatoririle serviciului de personal al angajatorului.
Informații de bază
Toate întreprinderile și organizațiile trebuie să se asigure că înregistrările personalului sunt păstrate în condiții adecvate.
Iar momentul important este respectarea termenilor de ședere a documentelor din arhivă, stabilit legislativ.
Vom spune în articol cum să organizăm, să arhiveze, să stocăm și să distrugem în mod competent și funcțional documentația despre resursele umane.
Ce este?
Documentația de personal, care trebuie păstrată pentru anumite perioade, include documente referitoare la raportul de muncă al angajatorului cu angajații:
Timp de 75 sau 50 de ani, este necesar să se păstreze contractele de muncă. cardurile personale și afacerile angajaților, comenzile și ordinele pentru perioadele de vacanță pe cheltuiala proprie și altele.
Este important de reținut faptul că documentele privind personalul format în timpul serviciului public care nu aparține serviciului public ar trebui păstrate timp de 75 de ani, indiferent de data formării lor.
Documentația pentru certificarea locurilor de muncă trebuie păstrată timp de 45 de ani, iar pentru industriile dăunătoare și periculoase - 75 de ani.
La intervale de cinci ani, întreprinderile care stochează documentația personalului în formă electronică trebuie să verifice cu atenție operabilitatea mijloacelor electronice în care sunt amplasate datele și să verifice reproducerea informațiilor stocate.
Pentru a păstra depozitarea corectă a documentelor în formă electronică, este necesar, în primul rând, să verificăm funcționarea suportului media și numai apoi să înregistrăm informațiile.
Apoi, trebuie să verificați calitatea și disponibilitatea informațiilor înregistrate, apoi să specificați pe suportul media notațiile de arhivă și să faceți un inventar al înregistrărilor de arhivă.
Care este rolul său
Durata de stocare a înregistrărilor personalului este determinată de gradul de importanță al acestuia.
Astfel, cea mai lungă perioadă de păstrare este prevăzută pentru documentația privind echipa de conducere, deoarece astfel de date pot fi solicitate de diferite organe de control de stat chiar și câțiva ani după ce persoana a părăsit funcția de conducere.
În cazul unor litigii de muncă, daune semnificative companiei la angajat, este necesar să se atașeze originalele contractelor de muncă, ordinele și ordinele pentru angajatul specific de a depune o cerere la instanța de judecată.
Obțineți aceste documente pot fi din arhivă, care este organizată și sistematizată.
În acest caz, nu va fi dificil să găsiți lucrarea necesară și să o utilizați ca o confirmare documentară a relațiilor de muncă dintre angajator și cetățean.
Aspecte juridice
Pe baza prevederilor acestor acte, este posibil să se identifice regulile și procedurile cheie pentru aducerea evidențelor personalului într-un stat ordonat.
Fiecare document trebuie semnat de un membru al personalului autorizat înainte de a fi arhivat.
În conformitate cu procedura din partea stângă a formei de hârtie, trebuie să specificați poziția persoanei responsabile, iar în dreapta - semnătura și descifrarea numelui complet.
Dacă documentul trimis în arhivă este un document personal al persoanei, atunci nu este necesar să se indice poziția sa. La aplicarea unei semnături pe baza unei împuterniciri, este necesar să se noteze condițiile necesare.
În conformitate cu cerințele nr. 125-FZ, toți angajatorii trebuie să asigure stocarea sistematică a evidenței personalului sub formă de fișiere de personal.
Condițiile de depozitare a documentelor de personal sunt reglementate în mod clar de normele legislației privind gestionarea evidențelor arhivelor.
Dacă nu se respectă aceste condiții, angajatorul va fi supus răspunderii administrative și sancțiunilor financiare.
Prin urmare, vom analiza detaliile documentației ce trebuie păstrată în arhivele organizației pentru cât timp.
Cu ce este mai bine să începeți din momentul creării lor
Există două etape de stocare a documentelor tipice de personal:
- șederea curentă în munca de birou;
- arhivare.
În cazul în care întreprinderea nu are o cameră de arhivă prevăzută special, depozitarea documentelor la ambele etape se face în departamentul de personal.
Pentru a asigura integritatea înregistrărilor personalului, este necesar să se furnizeze modulul necesar:
Echiparea camerei cu dulapuri speciale
Seifuri cu încuietori și sigilii fiabile
Cazurile trebuie distribuite pe rafturi
În funcție de nomenclatură
Localizarea documentației
În departamentul de personal este necesar să se separe de partea din incinta unde se desfășoară munca cu angajații
Documentele de personal trebuie să fie constituite în cazuri separate, la data următoarei anului calendaristic, pe baza nomenclatorului cazurilor aprobate la întreprindere.
O astfel de sistematizare este efectuată pentru a asigura căutarea promptă a documentului necesar și pregătirea completă pentru arhivare.
În procesul de creare a cazurilor, membrii personalului sunt ghidați de regulile cheie ale arhivelor și de regulile de stocare și înregistrare a documentelor (Ordinul Ministerului Culturii din Federația Rusă nr. 526).
Iată pașii cheie și acțiunile care trebuie luate pentru a sistematiza și organiza în mod corespunzător stocarea titlurilor de personal:
Este necesar să se adauge cazurile pe baza nomenclaturii afacerilor întreprinderii
Cine decide dacă să rețină
Atunci când documentele de personal trec din fluxul de lucru curent și sunt arhivate, ele trebuie prelucrate și sistematizate.
În majoritatea cazurilor, o astfel de colectare și traducere a documentației se efectuează la sfârșitul anului.
În cazul în care societatea dispune de reguli de păstrare a documentelor, acestea au stabilit procedura de transfer al valorilor mobiliare pentru depozitare în arhivă și funcționarul responsabil pentru pregătirea și ordonarea documentelor pentru transferul în arhivă.
Angajatul, a cărui funcție de serviciu include organizarea procedurii de transfer al valorilor mobiliare, sortează documentația.
Legea nr. 125-FZ specifică procedura de determinare a duratei depozitării de către comisiile specializate de experți.
Funcția comisiei include selectarea documentației pentru stocare și distrugere. Membrii comisiei sunt, de asemenea, responsabili pentru efectuarea examinării documentației pentru a determina valoarea acestora.
Comisia ar trebui să includă specialiști profesioniști în domeniul înregistrării, unul dintre managerii companiei și un angajat al arhivei.
Unde și cât de mult să conțină
Modificările au afectat toate documentele de arhivare, care se referă la relația de lucru dintre angajator și angajat.
Lucrare referitoare la personalul companiei
Contractele de muncă. comenzi și ordine de admitere la birou, transfer, cărți personale ale angajaților
Documente privind circulația salariaților în timpul vechimii
Contracte, ordine și ordine de transfer către alte organizații, pentru munca cu fracțiune de normă, privind îndeplinirea funcțiilor angajatului absent
Documente privind relația dintre personal și muncă
Comenzi pentru alocarea de bonusuri. premii, indemnizații salariale
Lucrare privind încheierea relațiilor de lucru
Comenzi pentru încheierea contractelor de muncă
În procesul de creare a cazurilor cadrelor, se aplică următoarele perioade de depozitare:
Jurnalele orelor de lucru, orarele perioadelor de vacanță alocate. informații despre cetățenii care nu sunt angajați
Evidența contabilă a documentației, care confirmă durata experienței de lucru a angajatului, date privind disciplina de muncă
Acte, rapoarte privind securitatea muncii, extrase privind îmbunătățirea condițiilor de muncă, documente privind certificarea lucrătorilor în domeniul muncii, informații privind călătoriile de afaceri
Acorduri de angajați și carduri personale
Documentele personale ale angajaților, la cererea proprietarului (certificate, diplome, cărți de lucru), contracte colective permanente. afacerile personale ale directorilor și ale managerilor
Datorită timpilor de depozitare diferiți, se formează două cazuri separate - comenzi pentru personal cu un timp de depozitare de 50 sau 75 de ani, iar restul cu o perioadă de 5 ani.
În interiorul cazului format, comenzile sunt cusute în funcție de numerele de serie și de data emiterii. Dacă într-un caz numărul de pagini depășește 250, atunci cazul este împărțit în volume.
După ce angajatul părăsește poziția, cartea sa personală este transferată în cazul persoanelor concediați.
În cazul în care întreprinderea înregistrează fișierele personale ale angajaților, atunci contractele de muncă și contractele sunt depuse în componența acestora.
În alte situații, astfel de contracte sunt depuse pentru depozitare într-un caz separat, în care se află numai contractele de muncă cu angajații.
După ce angajatul părăsi societatea, acordul este retras și, în ordine alfabetică, este de asemenea schimbat pentru a se ocupa de contractele de muncă ale persoanelor concediați.
Ce trebuie să faceți dacă hârtia de afaceri este deteriorată
Dacă documentația personalului este coruptă, care este stocată electronic, atunci problema este rezolvată prin simpla imprimare a unei alte copii și autentificarea acesteia cu semnături și sigilii.
Pur și simplu nu este posibil să distrugeți cardurile rău sau alte documente de personal fără înlocuirea acestora, deoarece în acest caz va exista o scădere neautorizată a duratei de stocare a documentației.
Cum puteți găsi un număr de identificare al contribuabilului prin numele de familie al patronimului, a se vedea aici.
Astfel de acțiuni au consecințe sub formă de pedeapsă pentru conducerea societății. Dacă documentele a căror expirare a expirat pot fi corupte, acestea pot fi pur și simplu distruse fără a fi nevoie de restaurare sau înlocuire.
Rețineți că nu este permisă distrugerea pur și simplu a documentației cu perioada de păstrare expirată.
Pentru astfel de situații, este prevăzută o procedură specială, conform căreia trebuie să se efectueze mai întâi expertizarea experților de către o comisie specială și întocmirea unui act. Numai după aceea este permisă eliminarea hârtiei într-un mod adecvat.
Dacă un document care nu a expirat încă a fost pierdut sau deteriorat, acesta trebuie restabilit.
Din documentația pentru care a expirat perioada de depozitare, puteți să scăpați după un examen special.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: