Fiecare întâlnire, întâlnire și întâlnire de afaceri necesită o procedură de protocol. În acest material vom examina mai îndeaproape probele protocoalelor și vom descrie, de asemenea, regulile pentru proiectarea lor.
Din articol veți afla:
- în ce cazuri este necesar să fie înregistrat;
- ce protocoale există;
- modul în care documentul este în curs de pregătire;
- înregistrarea și logarea.
În ce cazuri este nevoie de logare?
Mulți membri ai secretariatului știu prima dată că proiectarea și redactarea protocolului este un proces lung și obositor. Acest lucru se datorează faptului că acest document conține o cantitate imensă de informații, volumul cărora nu se limitează la una sau două pagini. În plus, pentru a proiecta protocolul de probă a fost cel mai corect, iar documentul în sine este mai informativ, este necesar să se înceapă acest proces cât mai curând posibil. Cu toate acestea, în primul rând, este necesar să se înțeleagă în ce situație va fi necesară pregătirea acestei documentații. Din acest motiv, vom examina principalele evenimente în care va trebui să mențineți un protocol (un exemplu este disponibil pentru descărcare).
Se știe că întâlnirea este unul dintre cele mai importante evenimente din viața oricărei organizații. Poate fi planificată, organizată la anumite intervale de timp sau poate fi urgentă.
Ușor de întâlniri programate (o dată pe lună, trimestru, jumătate de an) este faptul că secretarul are capacitatea de a elabora un program în avans a reuniunii pentru a determina cursul evenimentului, vorbitorii și numărul de întrebări. Disponibilitatea acestor informații vă permite să începeți în prealabil pregătirea formei protocoalelor.
În acest caz, este important să înțelegeți că întâlnirea ia în considerare întotdeauna problemele și sarcinile actuale care trebuie abordate. Aceasta este baza protocolului sau mai degrabă a aspectelor discutate, a deciziilor luate, a persoanelor responsabile etc.
Există diferite tipuri de acest eveniment: întâlnirea organelor colegiale, a acționarilor, a comisiei de experți etc. În același timp, în acest caz, nu este absolut necesar să existe probleme actuale care trebuie abordate. Dimpotrivă, de regulă, întâlnirea este mai extinsă și pe termen lung. De exemplu, în cursul acestui eveniment, se poate determina direcția activităților organizației pentru anii următori, care rezumă eficiența întreprinderii etc. Pur și simplu, întâlnirea rezolvă problemele actuale, iar reuniunea analizează aspecte generale legate de politica organizației și activitățile acesteia.
Este important să înțelegeți că procesul-verbal al ședinței ar trebui să înregistreze, de asemenea, cursul evenimentului. În același timp, nu pot exista soluții în cadrul evenimentului, totuși discuția asupra diferitelor aspecte ar trebui să se reflecte în documentul relevant.
Trebuie remarcat faptul că reuniunea comisiei de experți ar trebui să aibă loc în mod regulat (o dată pe an) în scopul examinării problemelor apărute anual. De exemplu, o întâlnire privind luarea în considerare a unui nou nomenclator de cazuri, un inventar al dosarelor personale, documentele alocate pentru distrugere etc. În acest caz, fiecare decizie CE trebuie să fie înregistrate în procesul-verbal, în caz contrar aceleași proceduri de distrugere de documente poate fi ilegală în lipsa documentului de bază (în acest caz, procesul-verbal). În același timp, forma proceselor-verbale ale reuniunii comisiei nu se poate schimba practic de la an la an.
Citiți pe subiect în jurnalul electronic
Exemplu de minute ale întâlnirii
Formularul de proces-verbal al ședințelor este foarte asemănător cu documentația de întâlnire. Diferența principală a documentelor este chiar în cazul în care participanții la întâlnire sunt persoane responsabile, atunci întâlnirea poate avea loc între toți lucrătorii organizației. Din acest motiv, numărul participanților la eveniment poate depăși audiența întâlnirii, precum și durata evenimentului. În acest sens, este indicat să înregistrați tot ceea ce se întâmplă cu ajutorul mijloacelor de înregistrare. Ulterior, pe baza lor, se completează o formă preformată a procesului-verbal al ședinței.
Rețineți că procesul-verbal al întâlnirii (exemplul este prezentat mai jos) nu trebuie să conțină declarațiile detaliate ale tuturor celor prezenți. De regulă, deciziile la evenimente de această scală sunt luate prin vot. În acest caz, înregistrarea constă în întrebările exprimate și rezultatele votării cu deciziile luate.
Exemplu de minute de întâlnire
Mostre de protocoale
În afară de faptul că protocoalele, ale căror eșantion se va considera, diferă de varietatea evenimentului, ele pot avea și o formă completă și scurtă. Vă sugerăm să luați în considerare diferențele dintre ele.
Formă scurtă
Acest tip de logare conține informații despre problemele discutate și despre deciziile luate. De asemenea, în protocolul scurt sunt numele persoanelor care au vorbit și sunt responsabile pentru deciziile luate. Forma scurtă nu înregistrează cursul complet al evenimentului, ci doar oferă informații despre luarea deciziilor cu privire la anumite aspecte.
Probă scurtă de protocol
Formular complet
Această formă a protocolului conține informații mai detaliate despre cursul evenimentului. Puteți spune că în acest caz, documentul afișează întregul eveniment în ordine cronologică. În plus, logarea completă implică o prezentare detaliată a rapoartelor și discursurilor participanților, a poziției acestora, a opiniilor și întrebărilor exprimate.
Proba protocolul complet
Formă de stenografie
Protocolul proba prezentat este completat pe baza transcrierii evenimentului sau a unei înregistrări de dictafon. Domeniul de aplicare al acestui document este mult mai mare decât formele de mai sus, deoarece descrie literalmente evenimentul. Pur și simplu, toate declarațiile, rapoartele și întrebările exprimate în timpul evenimentului sunt înregistrate în acest formular.
Elaborarea unui document
Un exemplu de protocol constă în ruperea textului în două părți: introductivă și de bază. Documentul începe cu cuvântul "președinte". Se tipărește două intervale după antet, direct din câmpurile din poziția zero a tabelului cu o literă mare. După liniuță, indicați numele președintelui, inițiale. Se mai spune și cuvântul "secretar". De exemplu,
Președinte - Matveyev VI Secretarul este Ivanova SB.
Înainte este o listă a celor prezenți. Ulterior, este necesar să se precizeze numele persoanelor invitate, indicându-se pozițiile acestora. De asemenea, observăm că, în cadrul întâlnirilor și întâlnirilor extinse cu un număr mare de persoane prezente, compoziția acestora este indicată doar cantitativ, iar lista de nume este ulterior anexată protocolului.
Un eșantion de completare a protocolului constă în secțiuni care corespund elementelor de pe ordinea de zi. În fiecare paragraf pot fi următoarele părți: HEAR, REPORTED, DECIDED (AU FOST RESOLVAT). Aceste cuvinte sunt scrise cu majuscule, fiecare cu o linie nouă, după care este plasat un colon și, prin urmare, acestea sparg vizual textul.
Protocol (exemplu de compilare)
Înregistrare și logare
Numai în mod corect ordinea înregistrării protocolului (exemplul este prezentat mai jos) poate asigura pe deplin validitatea deciziilor, baza pentru care a fost adoptată o ședință, o reuniune sau o reuniune. În acest caz, elementele de bază ale înregistrării și înregistrării vă vor ajuta să înțelegeți această procedură.
Exemplu a protocolului este un document administrativ de control colectiv majore și aproape întotdeauna atras ca un document cu mai multe pagini. Prin urmare, atunci când plasarea prima foaie este necesar să se utilizeze o formă comună de organizare sau de întreprindere, iar în cazul în care nu există nici un protocol de prelucrare a probei, documentul emis pe foi A4 de hârtie cu privire la detaliile de localizare de-a lungul liniilor de forma generală.
Mai jos este un protocol, un eșantion din care puteți descărca prin link.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: