Cu siguranță mulți oameni la auzul cuvântului „fișier“ apare lângă asociativă „imagine“ - estompare peretii gri deschis, rânduri strânse de rafturi și dosar de carton cu mult praf „siruri de caractere“ tesatura. Cel puțin, arhivele arătau în vechile filme sovietice. De fapt, această opinie este oarecum depășită. În orice caz, dacă este un centru de arhivă cu adevărat modern, pare destul de diferit.
Să începem cu faptul că aceste societăți - aceasta nu a fost mult timp doar un depozit de documentare, există companii care sunt specializate în prelucrarea informațiilor și datelor pentru a efectua o examinare a valorii actelor semnificative din punct de vedere, stabilește data de depozit. pe această bază formează caz, să le ia la depozitare sau de a iniția distrugerea, să desfășoare activități pentru a crea arhive electronice și oferă o gamă largă de servicii conexe, indiferent dacă acesta este un inventar al bunurilor întreprinderii sau organizației din biroul său.
Dar depozitele la dispoziția lor, desigur, diferă de cele care au fost înainte. În primul rând, ele sunt camere luminoase, cu microclimat controlat optim automat pentru stocarea documentelor de hârtie. Ultimele ambalate în cutii de carton sau plastic cu mânere confortabile și un capac rezistent care oferă protecție de documente de praf. Toate instrumentele primite depuse catalogate și indexate, permițându-vă să le găsiți rapid atunci când este nevoie.
Lumina, umiditate, controlul temperaturii - totul depinde de ce fel de documente sunt acceptate pentru depozitare, dar respectând arhiva comercială va avea cu siguranță grijă de ei cele mai bune opțiuni care sunt instalate la nivelul standardelor. Acestea din urmă fac cerințe nu numai pentru regimul de temperatură-umiditate, ci și pentru sanitar-igienic, pentru stingerea incendiilor etc. Menționăm doar câteva puncte de bază.
În primul rând, este important ca arhiva să fie scoasă din instalațiile de producție, depozite și gospodării. Ar trebui să fie amplasat separat. Nu este permis să se pună în mașină și să se construiască autostrăzi, care, în caz de avarie, pot deteriora sau chiar distruge documentele. În al doilea rând, temperatura aerului din arhivă ar trebui să fie la un nivel de + 17- + 19 grade Celsius. Umiditate relativă de 50-55%. Se presupune prezența alarmei de incendiu. Iată principalele, dar nu și singurele cerințe pentru camerele de arhivă, care trebuie furnizate în mod necesar atunci când sunt create.
În ceea ce privește rafturile, ele pot fi foarte diferite. De exemplu, unele centre utilizează sisteme feroviare mobile. Structurile metalice ușoare se alunecă cu ușurință de-a lungul ghidurilor, ceea ce facilitează foarte mult munca angajaților arhivari. În unele cazuri, rafturile pot lipsi cu totul. Cutiile deja menționate pot fi plasate unul peste altul. Folosind un sistem de codare de bare sau alte etichete, puteți găsi cu ușurință mai târziu o capacitate cu folderele necesare.
Trimiteți-le prietenilor: