Există o opinie greșită că munca unui secretar nu este prestigioasă și nepromovată. În practica mea am întâlnit în repetate rânduri cu vice-președinte, Director Comercial, directori de resurse umane, vicepresedinti ai marketing si PR si director de vânzări, care la etapa inițială a carierei sale de lucru ca secretara sau asistent manageri.
Cu toate acestea, în lumea modernă a afacerilor, personalul administrativ este perceput ca auxiliar, iar colegii uită că absența acestuia poate complica serios și, uneori, chiar "deranjează" activitatea întregului birou. Managerul de birou este perceput ca o chestiune de curs, dar îl costă "să cadă" dintr-o mică pată familiară și întregul proces al activității principalelor birouri poate fi perturbat. De exemplu, la momentul nepotrivit, hârtia se stinge sau imprimanta nu mai imprimă.
Numărul de secretari și manageri de birouri din companie depinde de dimensiunea, structura internă și domeniul de activitate. De exemplu, în multe structuri de stat, societățile de administrare ale întreprinderilor mari sau exploatațiilor, personalul administrativ este plasat într-un departament separat și este o organizație complexă. În companiile mici, dimpotrivă, multe funcții sunt efectuate de o singură persoană.
Se pare că secretarul nu are nevoie de cunoștințe speciale, abilități și abilități, dar, de fapt, aceasta este una dintre cele mai dificile posturi vacante pentru recrutorii. Există mulți solicitanți pentru un astfel de post nerecunoscător, cu toate acestea, uneori este foarte dificil să găsiți un angajat demn și profesional.
Dacă vă abilitați și abordați cu atenție problema construirii unei cariere, atunci din poziția unui secretar vă puteți construi în mod sistematic cariera.
Luați în considerare ierarhia posturilor din sfera administrativă
Etapa inițială a carierei este secretara la recepție sau în zona recepției. Astfel de specialiști se întâlnesc cu oaspeții, acceptă apelurile primite, înregistrează documentația, interacționează cu serviciile de curierat.
O carieră suplimentară se poate dezvolta, cel puțin în două direcții, secretar al șefului și departamentului sau manager de birou.
Secretarul șefului se întâlnește cu oaspeții, servește ceai / cafea, imprimă scrisori, corespondența proceselor etc., combină funcțiile secretarului capului. Un astfel de specialist într-o companie cu un personal de până la 25 de persoane poate face o carieră până la postul de administrator sau director general, și au existat cazuri în fața directorului comercial. Într-o companie mare, secretarul poate trece apoi la următorul pas ca manager de servicii pentru clienți. De asemenea, în astfel de structuri există posibilitatea de a deveni Secretariatul de conducere și de a ghida oamenii.
Directorul de birou gestionează chestiuni administrative și de afaceri. În companiile mici, acesta este un specialist important, din profesionalismul căruia depinde organizarea vieții companiei.
Asistentul administrativ (managerul afacerilor) este necesar pentru directorii companiilor cu un flux de lucru mare. Responsabilitățile sale includ programarea programului de lucru al managerului, organizarea de excursii, redactarea documentelor, pregătirea materialelor pentru întâlniri și negocieri.
Este necesar un asistent personal pentru șefii întreprinderilor mari și face parte din munca pentru și pentru manager, prin urmare trebuie să aibă cunoștințe speciale și educație în domeniul de activitate al șefului său.
Șeful de afaceri personale de manager are nevoie de manager, care-și petrece mult timp la locul de muncă, în timp ce duce o viață activă în afara biroului, are o familie mare, de multe ori merg în vacanță în străinătate și este dispus să încredințeze unele dintre funcțiile de organizare a dosarelor personale asistentului său. Și de multe ori responsabilitatea șefului dosarelor personale este de a organiza excursii turistice liderul și membrii familiei sale, performanța individuală, nu au legătură cu locul de muncă responsabilități. Aceasta este o persoană de încredere care cunoaște toate întrebările personale ale supraveghetorului său.
Șeful activităților administrative și economice este responsabil de funcționarea biroului. În subordinea sa există birouri-manageri ai companiei, securitatea, întreținerea sediilor.
Directorul administrativ gestionează unitățile economice din marile companii. În subordinea sa poate fi și un serviciu de asistență tehnică, unități de service, securitate, management de secretariat și manageri de birouri, un departament de transport și chiar un serviciu de personal. De regulă, este subordonată directorului general sau adjunctului acestuia.
Pentru a construi o carieră în sfera administrativă, calitățile personale sunt de o importanță deosebită. Un secretar de succes, asistent, manager de birou este o persoană structurată, organizată, responsabilă, independentă, cu un nivel ridicat de eficiență și rezistență la stres. Un asistent personal trebuie să aibă abilități de comunicare strălucitoare, bunăvoință, vorbire lingvistică, reacție rapidă. Managerul asistent ar trebui să navigheze rapid într-o situație de timp limitat și să păstreze în câmpul atenției sale o cantitate mare de informații.
Pentru a-ți face o carieră în domeniul administrativ, căutați oportunitatea creșterii profesionale în cadrul companiei. Luați inițiativa, extindeți-vă zona de responsabilitate, participați la viața corporativă, ajutați-vă colegii și ridicați-vă nivelul de specialist.
Oferiți biroului o astfel de comandă încât angajații din jur să se simtă confortabil și să știe că îi veți sprijini întotdeauna.
Pentru secretarii și asistenții personali, este important să cunoașteți o limbă străină la un nivel înalt, să aveți o educație superioară și să înțelegeți problemele legate de negociere, corespondența de afaceri. Asistenții și managerii de birouri ar trebui să respecte întotdeauna stilul de afaceri al comunicării și să respecte eticheta de afaceri.
În practica mea a existat un caz de selectare a asistenților personali pentru șeful unei mari companii străine de petrol și gaze. Am efectuat o selecție foarte atentă. În procesul de căutare, atenția a fost acordată nu numai nivelului de pregătire a unui specialist, cunoștințelor și aptitudinilor acestuia, dar și datelor externe. Dacă doriți să ajungeți la partea superioară a sferei administrative, țineți cont de aspectul dvs., creșteți profesionalismul și sunteți gata să lucrați în condiții de timp limită și cerințe înalte.
În concluzie, vreau să spun că un secretar profesionist, office manager, asistent sau un asistent personal este extrem de apreciat pe piața forței de muncă și salariile sunt de multe ori salarii egale middle manager sau șef de departament.
Navigare după înregistrări
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: