Corespondența de afaceri reprezintă un mijloc integrat de comunicare între o întreprindere și organizații externe. În majoritatea organizațiilor, scrisorile prevalează asupra altor documente.
O literă este un nume comun pentru un număr mare de tipuri de documente de informare utilizate pentru a rezolva mai ales sarcinile actuale în management. Caracteristica principală, conform căreia scrisorile sunt alocate unui grup special de documente, este trimiterea lor prin poștă, deși recent pot fi trimise prin telegraf, fax, e-mail.
La efectuarea corespondenței, trebuie îndeplinite următoarele cerințe:
documentele sunt întocmite pe formulare speciale - foi de antet - și semnate de șeful organizației sau de adjunctul său în cadrul competenței care le-a fost acordată;
textul trebuie să fie prezentat în mod competent, în limbaj oficial al întreprinderii, să aibă un raționament, o exactitate, o exhaustivitate și o claritate a caracteristicilor, concizia și coerența prezentării; textul scrisorii nu ar trebui interpretat în moduri diferite;
evenimentele și faptele, dacă este necesar, ar trebui să conțină materiale explicative și suplimentare.
În funcție de tipul literei și de conținutul acesteia, textul literei poate fi simplu sau complex. Literele simple constau din una sau două părți - intrare și concluzie. Complexul din planul de compoziție conține: introducerea, partea principală (dovada), concluzia.
În funcție de conținut și scop, se disting următoarele tipuri de litere:
Scrisoare de cerere; scrisoare de intentie; scrisoarea mesajului; scrisoare de confirmare;
· O scrisoare de reamintire; scrisoare de invitație; scrisoare de recunoștință; scrisoare de garanție;
· Scrisoare de propunere; o scrisoare de cerere; scrisoare de cerere; scrisoare de informare;
· E-mail cu scrisoare internațională
Specificitatea scrierii scrisorilor de afaceri este determinată de condițiile în care are loc comunicarea de afaceri;
Participanții la comunicarea de afaceri sunt în principal persoane juridice (diverse organizații) în persoana funcționarilor care acționează în numele lor
Subiectul corespondenței reprezintă diferite aspecte ale activităților organizației;
Relațiile de informație, de regulă, sunt destul de riguros reglementate. Caracteristicile lor depind de statutul și competența organizațională și juridică a organizației;
Situațiile care apar în activitățile organizației sunt adesea repetate, adică sunt tipice. Acest lucru afectează scrierea lor. Cerințele generale privind conținutul tuturor documentelor de gestionare, inclusiv scrisorile, se limitează la respectarea următoarelor reguli:
- fiabilitatea și obiectivitatea informațiilor;
- caracterul complet al informațiilor și multitudinea de prezentări;
- argumentarea informațiilor și a probelor;
- acuratețea, raționalitatea construcției textului;
Scrisorile oficiale sunt scrise pe formulare speciale conforme standardului. Pentru astfel de formulare, se stabilește un set de elemente obligatorii (rechizite), care trebuie să fie amplasate într-o anumită ordine.
Designul formei, care corespunde principiilor esteticii tehnice, influențează pozitiv percepția conținutului său. De exemplu, ținând seama de proprietatea ochiului uman, este mai ușor să fixăm partea superioară a oricărui obiect, în timp ce întocmim documentele, partea superioară a acestora trebuie să fie mai saturată, iar cea inferioară - mai "stabilă".
Standardele pentru formularele de eșantionare stabilesc formatele și dimensiunile câmpurilor documentelor incluse în sistemul de documentare unificat, precum și cerințele pentru construirea unei rețele structurale a formularului de eșantion, a condițiilor și a regulilor de amplasare a acestora. Documentele incluse în sistemele de documentare unificate constau din trei părți principale, care se află în zone clar delimitate. Această "geometrie" a documentului oferă viteza necesară de percepție a textului său.
Obligațiile sunt semne obligatorii stabilite prin lege sau prin dispoziții pentru anumite tipuri de documente. Compoziția și locația rechizitelor pe formele documentelor organizaționale și administrative trebuie să respecte GOST 6.38-90.
Stabilirea unui standard pentru un formular eșantion, care, la rândul său, determină cerințele pentru o antet al unei scrisori oficiale, este cauzată de necesitatea de a unifica procesul de proiectare, care permite
organizarea unei producții centralizate de formulare pentru scrisori;
reducerea costurilor lucrărilor scrise de mașină;
reduce costurile forței de muncă pentru scrierea și prelucrarea scrisorilor;
să faciliteze căutarea vizuală a informațiilor necesare;
Extinderea posibilităților de utilizare a tehnicilor de calcul și de organizare în procesarea literelor.
Foaia de aspect este baza pentru proiectarea formelor și a formelor de toate tipurile de documentație de management. Zona alocată formelor eșantionului pentru locația fiecărui element de recuzită corespunde volumului optim al acestor elemente de recuzită în caractere tipărite.
Conform GOST 6.38-90, documentele pot conține (în funcție de destinație) până la 31 elemente de recuzită. Cu toate acestea, nu este întocmit un singur document cu un set complet de rechizite. Pentru fiecare tip de document, se determină compoziția acestuia, în funcție de scopul documentului. Deci, pentru scrisoarea oficială se recomandă următoarea compoziție a detaliilor;
1) emblema de stat (pentru întreprinderile de stat);
2) emblema organizației;
3) codul companiei pentru OKPO (pentru corespondența intra-republicană), dacă există;
4) Codul documentului OKUD (dacă există);
5) numele organizației (complet și scurt);
8) numărul de fax, teletip;
9) numărul contului în bancă;
I) indicele documentului;
Trimiteți-le prietenilor: