Procesul de înregistrare a călătoriilor de afaceri implică lucrul cu mai multe documente. Completarea unora dintre ele are propriile particularități. De ce trebuie să ai grijă?
Înregistrarea angajaților într-o călătorie de afaceri începe cu Ordinul privind direcția angajatului într-o călătorie de afaceri. Aceasta indică perioada în care angajatul este trimis într-o călătorie de afaceri, în ce loc și în ce scopuri. Un document de însoțire este o sarcină de serviciu care detaliază scopul călătoriei, etapele de interacțiune cu contrapărțile, clienții, potențialii cumpărători sau alte persoane.
După executarea ordinului și a cesionării serviciului, se urmează plata avansului destinat cheltuielilor în timpul călătoriei de afaceri. Advance acoperă cheltuielile zilnice: cazare, mese și costurile aferente (călătoria la loc).
Când plătesc avansul - înainte sau după călătorie?
Atunci când îl trimite într-o călătorie de afaceri, un angajat primește un avans în numerar pentru a plăti cheltuielile de călătorie și de angajare și cheltuielile suplimentare legate de locuirea în afara locului de ședere permanentă (diurna).
Decontările finale se efectuează la întoarcerea angajatului din călătoria de afaceri, după întocmirea unui raport în avans și transferarea tuturor cheltuielilor care au fost suportate. În cazul în care avansul plătit înainte de călătoria de afaceri nu acoperă aceste costuri, angajatului i se plătește suma rămasă. Dar acest lucru se întâmplă după aprobarea raportului de avans de către directorul organizației sau de către o persoană autorizată, deoarece de multe ori există costuri care nu sunt justificate din punctul de vedere al activității comerciale. Să presupunem că într-o călătorie de afaceri angajatul a luat prânzul pentru o sumă mare într-un restaurant și a anexat un cec la raportul de avans. Directorul poate calcula aceste cheltuieli ca nerezonabile, prin urmare cheltuielile în acest caz angajatului nu vor fi rambursate.
Cum se emite călătorii de afaceri - de la casa de marcat a organizației sau transferul la cartea bancară a unui angajat?
În acest caz, ambele opțiuni sunt posibile.
Atunci când listarea cardului de călătorie pe personalul cu caracter personal în ordinul de plată prevede, de asemenea, că banii pentru călătorie sau DSA, în funcție de modul în care formulate în scopul bonuri de călătorie a călătoriei.
Completarea autorizației de călătorie
Când este primit banii, toate documentele sunt întocmite, angajatul este dat certificatul de călătorie, și apoi în departamentul de personal, departamentul de contabilitate sau de secretarul unei ștampile este pus să-l că, atunci când el pleacă într-o călătorie de afaceri (data), din frunze, se semnează de către persoana care confirmă angajatului de pensionare locul de muncă.
Data la care sunt efectuate contoarele de ieșire pe spatele documentului de călătorie este considerată data la care angajatul este trimis la locul de destinație. Dupa ce a ajuns la locul de calatorie de afaceri, el aduce o nota de sosire in departamentul contabil, secretarul sau o alta persoana care are timbrul organizatiei.
Se întâmplă că un angajat călătorit este trimis într-un singur loc și trebuie să meargă la alte organizații pentru a rezolva anumite sarcini de lucru. În astfel de cazuri, pe verso-ul documentului de călătorie, este necesar să se reflecte toate punctele în care salariatul ajunge și de unde pleacă, astfel încât să nu existe probleme în justificarea cheltuielilor de călătorie.
Etapa finală de umplere a părții inverse apare atunci când angajatul se întoarce la organizația sa. O marcă de sosire în organizația pe care o introduce în departamentul de personal, iar în acest sens partea inversă a documentului de călătorie este considerată completă. În termen de trei zile lucrătoare de la întoarcerea de la misiune, angajatul trebuie să raporteze și să prezinte un raport privind toate cheltuielile suportate.
Cum se completează un raport în avans
Un raport în avans este un document la care se depun toate documentele primare care susțin cheltuielile.
Pe pagina de titlu se potrivesc:
- Numele angajatului
- subdiviziune
- data raportării anticipate
Pe partea din spate a raportului de avans, angajatul indică:
- numele documentelor primare sau numele cheltuielilor
- suma indicată în document
- valoarea finală a cheltuielilor suportate
- semnătură
După umplerea părții inverse, raportul de avans este furnizat departamentului contabil. Serviciul de contabilitate completează în partea de jos a raportului de avans contravaloarea, care specifică următoarele date: cine a furnizat raportul în avans, numărul raportului în avans, data, care a acceptat raportul de avans. Coperta coboară și este transmisă angajatului ca confirmare a faptului că a trecut acest raport în avans.
Ce ar trebui să caut în ceea ce privește costurile?
Trebuie să se țină seama de faptul că cheltuielile de călătorie în transportul urban (troleibuz, autobuz, tramvai) sunt incluse în indemnizația zilnică, astfel că angajatorul are dreptul să nu le restituie. Legea nu prevede acest lucru. Călătoria cu metroul este rambursabilă cu condiția să fie oferită o cec și un bilet.
Cheltuielile pentru trenurile de călători și trenurile pe distanțe lungi, angajatorul este obligat să ramburseze. De asemenea, se rambursează călătoria cu autobuzul de la o municipalitate la alta. În acest caz, un tarif pe un autobuz de transfer în interiorul orașului nu este rambursabil.
3. Ospitalitatea
În timpul călătoriei delegația poate avea o varietate de costuri suplimentare, cum ar fi cele legate de costurile de restaurante și așa mai departe. În aceste cazuri, va intra în limitare vigoare în ceea ce privește ospitalitatea (să nu depășească 4% din costurile forței de muncă al contribuabilului perioadei contabile / fiscale) . În cazul în care această limitare este depășită, toate cheltuielile pot fi luate în considerare la calcularea taxelor (impozitului pe venit sau în legătură cu utilizarea sistemului fiscal simplificat).
Ce se întâmplă dacă cheltuielile depășesc normele admise? În astfel de cazuri, angajatorul poate rambursa angajatului pentru toate cheltuielile în ciuda faptului că norma este depășită, dar să le ia în considerare la calcularea taxei, el va fi capabil numai în măsura în care intră sub incidența legii, iar restul atribuite pierderilor.
În prezent, legea vă permite să plătiți pe diurn, care nu sunt impozitate pe venitul persoanelor fizice, în termen de 700 de ruble. pe zi. Dar dacă, de exemplu, un director merge la o călătorie de afaceri, atunci putem presupune că 700 de ruble. într-o zi nu va fi suficient. El poate fi atribuit o sumă mare, în timp ce suma depășește 700 de ruble. va face obiectul unui impozit pe venit de 13%.
În cazul călătoriilor în străinătate, suma diurnei variază în funcție de țara în care calatorul călătorește. Acest lucru este, de asemenea, standardizat prin lege.
Documente care aprobă suma per zi
Alocațiile zilnice sunt plătite pentru toate zilele unui membru al personalului în timpul unei călătorii de afaceri. Calculul călătoriilor de afaceri se efectuează în zile calendaristice de la calculul veniturilor medii.
Salariul angajatului este de 20 000 de ruble. pleacă într-o călătorie de afaceri. Dar luna trecuta angajatul a primit un bonus anual de 100.000 de ruble. La calcularea plății zilelor lucrătoare, această primă plătită în luna precedentă va fi luată în considerare. Aceasta va afecta suma care este plătită zilnic angajatului. Dacă a lucrat luna aceasta în cadrul organizației și nu a făcut o călătorie de afaceri, ar fi primit 20 000 de ruble. Dar din moment ce a făcut o călătorie de afaceri, suma pe care o va primi va fi calculată după cum urmează:
Erori la calcularea diurnelor
Uneori, contabilul calculează greșit cantitatea de călătorie și angajatul începe să afle cum a fost calculat salariul mediu. Se întâmplă că nu au luat în calcul niciun fel de plăți sau nu au considerat călătoria de afaceri pentru veniturile medii, ci au calculat salariul. Angajatul are dreptul să ceară plata salariilor pe câștigurile medii, ceea ce va majora substanțial plățile sale în luna curentă.
Există cazuri când se întâmplă și viceversa. De exemplu, luna trecută, angajatul sa mutat de la o poziție la alta, iar salariul mediu a fost mai mic decât salariul său. În acest caz, salariile pentru timpul petrecut într-o călătorie de afaceri vor fi mai mici.
Plata weekend-urilor și a transferurilor în cadrul unei călătorii de afaceri
Se întâmplă că angajatul nu trebuie doar să lucreze la o călătorie de afaceri într-o zi liberă, ci și să recicleze. Acest lucru este cerut de circumstanțele oficiale. În acest caz, angajatul trebuie să furnizeze dovezi că într-adevăr a prelucrat-o. Confirmarea se poate face direct în organizația în care a lucrat. De exemplu, faptul de reprocesare poate fi confirmat în departamentul de personal. Mai mult decât atât, în plus față de confirmare, este de asemenea important să aveți o sarcină din partea angajatorului dvs. care să indice direct că ziua de lucru a durat mai mult de două ore. În cazul în care angajatorul nu a indicat direct acest lucru, are dreptul să nu plătească angajatului această prelucrare. Există cazuri în care un angajat neconștient încheie un acord cu organizația la care a ajuns și i se eliberează documente care nu corespund realității. Orice reciclare este inițiată de angajator, angajatul însuși nu își poate prelungi ziua de lucru.
Același lucru este valabil și pentru weekend. Dacă angajatul, în timpul unei călătorii de afaceri, merge la lucru la sfârșit de săptămână, atunci trebuie să fie convenit cu angajatorul, trebuie să se emită un ordin și apoi munca sa în weekend va fi plătită.
Dacă angajatorul îi instruiește pe angajat să plece și să lucreze într-un week-end sau în vacanță, plata se face în conformitate cu Codul Muncii într-o sumă dublă. Dar, deoarece plata salariatului detașat se face pe baza salariului mediu, se pune întrebarea cum se calculează munca pe o zi liberă: dublul salariului mediu sau al salariului mediu?
munca week-end într-o călătorie de afaceri plătit de dublu tarif, care se calculează la câștigurile medii, iar rata este luată sau salariu, împărțit la numărul de zile lucrătoare, suma rezultată se înmulțește cu 2.
Trimiteți-le prietenilor: