În coloana 1, indicii (numere de afaceri) sunt afișați în ordinea brută. incluse în nomenclatură. Indexul cazului constă în simbolul (codul) digital al secțiunii (unitatea structurală) și numărul de serie al titlului materiei în cadrul acestei secțiuni. Indicii sunt marcați cu perechi de cifre arabe, aranjate printr-o cratimă.
01-01, unde 01 este codul unității structurale (de exemplu, secretariatul) și 01 este numărul titlului cauzei din această secțiune (în secretariat).
La sfârșitul fiecărei secțiuni afaceri nomenclator păstrat numerele de rezervă (nu mai mult de 3), pentru a reflecta activitatea care poate fi dizolvat din nou în anul clericală. Se recomandă ori de câte ori este posibil (dar nu este necesar) pentru a menține același indice pentru cazurile omogene în cadrul diferitelor secțiuni ale nomenclaturii afacerilor, precum și pentru trecerea de cazuri (de exemplu, prelucrarea documentelor conținute în acestea nu este finalizată), indicele este stocat.
În coloana 2 a nomenclatorului de cazuri, rubricile de cazuri (volume, părți) sunt transferate din cartelele sau baza de date sistematizate. Pe parcursul anului, titlurile pot fi rafinate în procesul de formare a documentelor cauzei.
Coloana 3 la momentul executării nomenclaturii de cazuri ca document de planificare nu este completat, este completat în funcție de rezultatele anului calendaristic / de birou. În ea cifrele arabe de lângă rubricile cazurilor sunt numărul real de volume, părți cu documentele din acest caz, intrat în birou.
De carduri sistematice cu titluri de lucruri în coloana 4 a amânării depozitului, numărul de articole pe o anumită temă sau linkuri către articole, paragrafe și acte sub-legislative și alte documente juridice pe baza cărora perioada de păstrare a documentelor cazului stabilit.
Coloana 5 „Notă“ specifică numele listei de documente pe care stabilesc termenul de valabilitate a documentelor de caz ștampilate „în format electronic“, „material“. note cu privire la persoanele responsabile de formarea cauzei și asigurarea conservării acesteia etc.
Semnează nomenclatorul rezumat al dosarelor șefului biroului. Documentul este întocmit:
- viza administratorului de arhivă al organizației sau persoana responsabilă de stocarea arhivă a documentelor;
- clasificarea aprobării comisiei de experți a organizației (dacă este constituită);
- gât de potrivire cu instituțiile de arhivare (de obicei, de potrivire înregistrate în procesul-verbal al reuniunii din EPA instituțiilor de arhivă) în cazul în care organizația furnizează documentele la arhivele de stat sau municipale, și este sursa de achiziție a acestora.
Procedura de aprobare a nomenclaturii afacerilor cu instituțiile de arhivă vor avea loc cel puțin o dată la 5 ani, și se efectuează fără a eșua atunci când o schimbare radicală în structura, activitățile și funcțiile organizației atunci când aceasta devine obligatorie pentru a dezvolta o nouă gamă de cazuri.
Nomenclatorul cazurilor se emite în organele de stat și instituțiile municipale în patru exemplare. în non-publice - în trei.
Primul exemplar este păstrat în birou.
Cea de-a doua copie este transferată arhivei de stat sau municipale, cu EPC a cărui nomenclatură de cazuri a fost convenită.
Cel de-al treilea exemplar este păstrat în arhivele organizației sau de la persoana responsabilă de depozitarea arhivelor.
Al patrulea este o copie de lucru a că, după aprobarea serviciului de birou afaceri nomenclatură trimite la unitățile structurale sub forma unei copii / secțiunile relevante ale declarațiilor ca un plan obligatoriu pentru formarea afacerilor în calendarul următor / an de redactare.
nomenclatura consolidată de organizare afacerilor aprobate de către conducătorul (cap stampilat aprobarea organelor federale ale puterii executive sau ordin al șefului organizațiilor non-guvernamentale) și este înregistrată în fluxul general al documentelor organizatorice și administrative.
La sfârșitul anului este umplut cu coloana 3 nomenclatura afacerilor și a emis înregistrarea finală a numărului de unități interne (volume, părți). rezumatul la nomenclatura afacerilor fiecărei unități structurale a responsabilității pentru gestionarea înregistrărilor în diviziunile în biroul de serviciu. Intrarea finală în nomenclatorul consolidat a afacerilor organizației, adică Caracteristicile cantitative ale fondului documentar sunt trimise la biroul de serviciu obligatoriu în arhivele de stat sau municipale (în cazul în care documentele organizației sunt transferate la depozitare corespunzătoare) sau organizarea arhivei (persoana responsabilă de arhivă), în cazul în care documentele nu sunt transferate către stat sau arhiva municipală. Intrarea finală a nomenclaturii afacerilor semnate de șeful de servicii de birou, precum și o marcă privind transferul datelor finale în dosarul este semnat de angajat, transmite informații, care indică poziția, decripta semnătura și data transferului. De exemplu:
Compania cu răspundere limitată "XXX"
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: