Nu ați găsit ce căutați?
Dacă aveți nevoie de o selecție individuală sau de lucru pentru o comandă - utilizați acest formular.
Următoarea întrebare »
Formarea cazurilor este gruparea documentelor executate într-un dosar în conformitate cu numărul
Elaborarea și executarea nomenclatorului de cazuri
Pentru a dezvolta o nomenclatură individuală de cazuri, este necesar să se studieze cu atenție și să se analizeze documentele organizației pentru a determina gama de probleme care apar în cursul activităților. Pe lângă lucrările actuale de birou, este necesar să se studieze documentația ultimilor ani. Nomenclatorul de cazuri ar trebui să includă toate documentele create în această organizație, primite de la alte organizații; Toate revistele de înregistrare-ajutor și cataloage, documente electronice, baze de date și documente centrul de date, organismele colective și publice, inclusiv publicații tipărite și documente tehnice.
Nomenclatorul individual al afacerilor unei organizații particulare constă din secțiuni care corespund denumirilor diviziilor structurale sau (în absența subdiviziunilor structurale) la liniile de activitate sau la pozițiile managerilor și specialiștilor.
Documentele organismelor publice sunt incluse în nomenclatură ca secțiune independentă.
Secvența localizării secțiunilor din nomenclatorul cazurilor corespunde structurii aprobate a organizației. Când se specifică o secțiune, un index este obligatoriu.
Prima secțiune identifică serviciul preșcolar (întreținere documentară a managementului), deoarece este în acest departament a emis cea mai importantă documentația organizatorică și administrativă, descriind organizația ca întreg (statute, regulamente, ordine, rezoluții, minute, documente de informare, și altele.). De exemplu: 01 - serviciul DOW, 02 - departamentul financiar, 03 - departamentul de planificare, 04 - serviciul de personal etc.
Dacă nu există diviziuni structurale în organizație, atunci domeniile activităților organizației pot fi secțiuni ale nomenclatorului de cazuri.
De exemplu, pentru nomenclatura afacerilor instituției poate furniza următoarele secțiuni: 01 - Direcția, 02 - lucru de formare, 03 - de predare și de lucru educațional, 04 - Manufacturing Practice, 05 - educație fizică, etc ...
Diviziile nomenclatorului de cazuri pot fi posturile managerilor și specialiștilor.
De exemplu: 01 - director general, 02 - director general adjunct, 03 - director comercial, etc.
Un nomenclator de cazuri este întocmit pe formularul comun al organizației în forma stabilită (exemplu), care este dată în Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizației.
În cadrul secțiunilor, rubricile cazurilor sunt aranjate în funcție de gradul de importanță al documentelor și de relația acestora.
1. În primul rând, documentele organizațiilor superioare sunt sistematizate.
2. Cazurile cu documente administrative de conducere, corp colegial etc.
3. În sfârșit, documente de referință și informații (corespondență, memorandumuri, referințe, etc.).
La sfârșitul fiecărei secțiuni a nomenclaturii, sunt lăsate 2-3 numere (rezervă) gratuite pentru stabilirea cazurilor neprevăzute anterior.
Coloanele nomenclatorului de cazuri sunt completate în modul următor.
În prima coloană (indicele cazului), indicele (numărul) fiecărui caz inclus în nomenclatură, care este fixat pentru totdeauna. Indicii cazurilor sunt indicate prin cifre arabe.
Indicele (numărul) al unui caz particular constă în:
simbol convențional (index) al unității structurale;
numărul ordinal al cazului din cadrul departamentului sau al organizației.
De exemplu: 04-07, unde 04 - indicele departamentului, 07 - numărul ordinal al cazului din nomenclatură.
În nomenclatorul cazurilor se recomandă păstrarea acelorași indici pentru cazurile omogene ale diferitelor diviziuni structurale (linii de afaceri). De exemplu: "Comenzi pentru principalele activități" (02-03, 03-03, 04-03, etc.).
În a doua coloană (titlul cauzei, volumul, partea) sunt indicate rubricile cazurilor.
Titlul cauzei este formulat pe baza elementelor din următoarea ordine:
numele speciei sau varietății de documente (ordine, acte, protocoale etc.);
Corespondent (numele organizației de la care au fost primite documentele);
datele (perioada) la care se referă documentele cauzei;
indicarea copiilor documentelor.
Acesta este setul maxim de elemente care nu este întotdeauna necesar.
Compoziția elementelor antet este determinată de natura documentelor plasate în cauză. De exemplu, datele sunt specificate numai în rubricile de cazuri care conțin documente contabile planificate sau contabile.
Rubricile de cazuri pot fi specificate în procesul de formare și înregistrare a cazurilor.
A treia coloană (numărul de cazuri de volume, părți) este umplut la sfârșitul anului, deoarece poate fi faptul că în aceeași rubrică va fi deschis, nu una, ci mai multe lucruri - volume (volumul de afaceri nu depășește 250 de coli).
A patra coloană (termenul de valabilitate al caz, volumul și numărul de elemente de pe lista) a pus în jos, perioada de retenție, cu referire la numărul de articol în funcție de tipul sau lista departamental de documente. Dacă utilizați mai multe liste, atunci în coloana "Note" trebuie să specificați numele acestora.
Dar această listă nu acoperă compoziția completă a documentelor formate în toate ramurile (departamentele) țării. Prin urmare, au fost create liste departamentale într-o serie de industrii, care conțin rubrici de cazuri care reflectă toate domeniile de activitate ale sistemului de organisme care fac parte din acest departament.
Atunci când sunt incluse în gama de titluri de documente, termenul de valabilitate care nu sunt prevăzute liste standard sau departamentale ale documentelor, perioada de păstrare a acestora este stabilită EPA instituție de arhivă corespunzătoare cu privire la propunerea arhivei și CEC organizarea (CE).
A cincea coloană (note) este completat în cursul anului. În această coloană trebuie să faceți o notă:
pe numele listelor de documente utilizate pentru stabilirea perioadelor de depozitare a cazurilor;
despre stabilirea cazurilor;
cu privire la aspecte de rulare pentru anul următor;
privind transferul de cazuri către o altă unitate structurală sau către o altă organizație;
privind repartizarea cazurilor la distrugere;
despre persoanele responsabile de formarea cazurilor în diviziuni structurale și așa mai departe.
Întrebări corelate
au găsit pagini similare: 10
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: