Din articol veți afla:
- ceea ce înseamnă logare;
- modul de efectuare a înregistrării;
- cum să redactăm corect procesul-verbal al ședinței.
Înregistrarea întâlnirilor este o parte inseparabilă a oricărei întâlniri. Protocolul ajută la urmărirea punerii în aplicare a tuturor deciziilor luate în cadrul adunării generale. În plus, aceasta ține cont de toate informațiile importante, uitând despre care, vă puteți referi la acest document.
Cel mai adesea în organizațiile pentru păstrarea protocolului, secretarul companiei este responsabil. Trebuie să cunoască sistemul de logare pentru a maximiza eficiența evenimentului. Printre altele, el folosește documentele, rapoartele, ordinea de zi, listele de participanți, textele cu rapoarte etc. în cadrul reuniunii. Protocolul creat la eveniment în sine este un proiect brut. După întâlnire, proiectul este editat, prelucrat și după trei zile apare documentul finit procesat.
Deci, să examinăm întrebarea despre înregistrarea întâlnirilor și despre modul în care sunt implementate.
Citiți pe subiect în jurnalul electronic
Creați înregistrarea
Pentru a înțelege specificul protocolului, este important să știm de ce este necesar în activitățile organizației, care este esența și semnificația ei
În caz de completare completă, se iau în considerare numai întrebările ridicate, numele participanților și deciziile luate. Alegerea unui astfel de format cel mai adesea înseamnă eficiența reuniunii.
În caz contrar, alegerea se înscrie într-o descriere mai detaliată a întregului proces al reuniunii, toate replicile, opiniile, întrebările și pozițiile exprimate sunt indicate, imaginea întregului eveniment este prezentată mai clar.
În general, protocolul este un document scurt, care reflectă întreaga esență a întâlnirii. Claritatea și corectitudinea documentului depinde de faptul dacă deciziile luate în timpul discuției vor fi valabile sau nu. Prin urmare, este important să se abordeze în mod responsabil sistemul de logare. la designul său, ținând seama de toate nuanțele la scrierea unui document.
Cu un număr mare de participanți la întâlnire, este imposibil să faci fără un protocol. Într-o astfel de situație, este posibil ca cineva să poată asculta rezolvarea sarcinilor individuale, să uite de condițiile specifice ale punerii sale în aplicare sau să nu audă numele celor responsabili. Rezultă că crearea protocolului întâlnirii ajută un grup mare de persoane să se orienteze în procesul întregii audieri și să clarifice rezultatele evenimentului.
Crearea unui protocol de întâlnire generală pentru toți participanții va permite tuturor să se familiarizeze cu documentul și să acorde atenție celor mai interesante probleme. Doar în acest caz, șeful companiei poate fi calm și încrezător că toți angajații care au participat la întâlnire au avut o înțelegere necesară și unificată cu privire la activitățile viitoare ale companiei.
Până în prezent, există diferite sisteme de înregistrare:
- cu ajutorul programelor speciale;
- prescurtare;
- înregistrare simplă.
Orice protocol trebuie să fie numerotat. Numerotarea fiecărui document depinde de numărul de întâlniri deținute pe an. Se recomandă să se elaboreze un plan de măsuri care să se desfășoare în cursul anului sau cel puțin timp de șase luni. În acest caz, fiecare protocol va avea propriul număr de ordine al evenimentului.
De exemplu, în cazul în care prima reuniune a noului an calendaristic, sa decis să scrie un raport. atunci va fi la numărul 1 și așa mai departe. Întreținerea se efectuează de la începutul anului calendaristic. Și în anul următor, numerotarea ar trebui să înceapă din nou. Aceasta este o opțiune foarte convenabilă pentru gestionarea documentelor. Pentru a evita orice confuzie a apărut cu același număr de protocoale în ani diferiți, este necesar să se pună documentele de anul trecut în arhivele (desigur, numai dacă toate soluția lor va fi pusă în aplicare).
Procedura de înregistrare a întâlnirii
Este important ca după numărul numelui indicat, întrebarea însăși să înceapă cu prepositionul "O" ("Despre"). Numele întrebării ar trebui să fie tipărit în centrul paginii și asigurați-vă că subliniați linia. Sub linia trebuie indicate numele angajaților care au participat la discuția despre această problemă. Apoi trebuie să numim decizia care a fost luată.
Executarea corectă a protocolului
În primul rând, este necesar să se știe că protocolul este un document care se referă la documentația organizațională și administrativă. Un astfel de document îndeplinește funcții administrative și legale. Prin urmare, în managementul colegial, protocolul este considerat principalul document administrativ și este adesea întocmit ca un document cu mai multe pagini. De asemenea, la completarea primei pagini, trebuie să utilizați formularul comun al organizației. În absența unui formular comun, documentul este întocmit pe o foaie A4 care indică detaliile, urmând exemplul formularului comun.
Într-o situație, dacă formularele de umplere a primei pagini sunt absente, se acceptă să se facă obiectele longitudinale pe centrul foii.
Protocoalele pot fi întocmite în fiecare organizație, unde există organisme colegiale, comisii etc. Sarcina activității lor este de a discuta problemele de interes la întâlniri sau reuniuni și la luarea de decizii în comun. La înregistrarea detaliilor obligatorii, există o serie de caracteristici, precum și anumite reguli pentru emiterea de detalii suplimentare. Toate specificul și principiile de proiectare sunt determinate de cerințele legislației actuale sau de o situație specifică de management.
În orice caz, toate caracteristicile designului se bazează pe algoritmul general, care a fost creat în proiectare și proiectare ca unul dintre principalele tipuri de documente administrative.
Examinați întâlnirile de întâlnire
Trimiteți-le prietenilor: