În anii optzeci, aproape toate ministerele sindicale, fabricile mari, organizațiile aveau propriile centre de calculatoare. Numeroase grupuri de programatori au lucrat la crearea sistemelor de întreprinderi cu numele misterios ASKID, care a fost descifrat: Sistemul automat de control al executării documentelor. Deja atunci, toate organizațiile și întreprinderile importante au încercat să automatizeze funcțiile de control ale activității de birou.
Bani au fost cheltuite pentru a se dezvolta, s-au creat sisteme, dar de îndată ce a ajuns la exploatare, au murit în liniște din cauza sabotajului de către oficialii obișnuiți. Sistemul automatizat a scos de la sine sensul importanței și indiscutabilității lor. Pe de o parte, oficialul era obligat să furnizeze informații biroului electronic, al cărui proprietar era în mod tradițional el și numai el. Pe de altă parte, sa dovedit că acum, la o simplă cerere către baza de date, managerul a primit un certificat de stare de lucruri, ocolind-l, un funcționar, de la un operator de computer. În plus, sistemul a anunțat rapid despre încetinirea sa ca artist.
Desigur, au existat și factori obiectivi care au împiedicat automatizarea activității de birou. Principala a fost o modalitate extrem de incomodă de a transmite informații - pe suporturi magnetice, dar factorul determinant a fost cu siguranță subiectiv.
Exemplu cu sisteme de ASKID sugerează că prezența care activează cu succes sisteme de automatizare de birou și documente spune despre bunăstarea instituției și conducerea acesteia nu este mai mică decât prezența a șase sutime Mercedes în „noul rus“. Acest lucru înseamnă controlul complet al aparatelor subordonatilor Ghid, competența lor, solidaritatea, disciplina si angajament la fel de mult ca și performanța cu succes a misiunii cazului.
Informații generale
Orice sistem bine proiectat de automatizare a birourilor și de gestionare a documentelor (inclusiv biroul electronic DIS: class) permite:
· Monitorizarea central progresul procesului de evidență - până la lucrările artiștilor pe documentele de la locul de muncă, organizarea, rezultatele de control și, prin urmare, să identifice „blocaje“ în document și activitatea personalului.
· Când te duci pentru a lucra cu copii electronice ale documentelor pentru a exclude complet posibilitatea de pierdere, și de a reduce documentul pentru interogarea de căutare, sistemul într-o chestiune de secunde. În acest caz, nu-mi amintesc nici măcar numele sau de înregistrare numărul documentului - este suficient pentru a specifica subiecte sau cuvinte cheie pentru a căuta. Potrivit companiei DELPHI (pentru a evalua eficacitatea tranziției de la lucrul cu hârtie pentru a lucra cu documente electronice) - aproximativ 15% din toate documentele de hârtie este pierdut, iar angajații își petrec până la 30% din timpul lor încercând să le găsească. CoopersLybrand Compania estimează că organizația face o medie de 19 copii ale fiecărui document și că aproape 7,5% din toate documentele sunt pierdute pentru totdeauna.
· Îmbunătățirea creșterii productivității angajaților prin simplificarea lucrărilor de tehnologie cu documente, o reducere drastică a documentelor de timp rețea de transport sau facilități de e-mail. Pentru a confirma - câteva cifre: conform Nortan Nolan Institute în timpul tranziției la documentul electronic, angajații timp de procesare în creșterea productivității muncii este de 25-50%, a scăzut același document mai mult de 75%, și o reducere a plății pe suprafață a cheltuielilor pentru depozitarea documentelor este de până la 80%.
Deci, concluzia este FIRST. Automatizarea gestionării înregistrărilor este necesară pentru asigurarea mobilității managementului întreprinderii și a activității întreprinderii în sine.
Ce sisteme de automatizare de birouri sunt mai bune interne sau externe?
Necesitatea automatizării birourilor este incontestabilă. Există o întrebare, cu privire la ce birou electronic să se oprească: în străinătate sau pe piața internă?
La prima vedere, răspunsul este evident - în Occident pentru a înțelege această problemă a ajuns la o lungă perioadă de timp (chiar a luat osteneala de a desfășura activități de cercetare), sisteme de automatizare de birou au fost testate de timp și pot fi ușor cumpărate, să zicem, e-birou al Lotus Notes sau articole de Personal. Și după câteva luni să înțelegem că acestea sunt într-adevăr sisteme foarte bune, dar ele nu se potrivesc cu realitățile noastre interne. Și că în Rusia munca de birou este un concept național.
Caracteristica principală a documentelor rusești este dorința de a se afla pe primul loc în fruntea liderului de rang înalt, iar apoi, prin rezoluții, mergeți în jos - la interpretul imediat. Atunci, după ce ordinea este executată pentru a face același lucru în direcția opusă. Oficiul de lucru în Rusia are o direcție strict verticală. În Occident, el se străduiește pe orizontală - documentul ar trebui să ajungă imediat la interpret, ocolind conducerea.
O altă caracteristică unică a biroului rus din vremea lui Petru cel Mare urmărește lucrul cu documente în jurnalul de bord, care a înregistrat informații despre mișcările documentelor, rapoarte de punere în aplicare de soluționare a superiorilor, etc. Numai odată cu apariția mașinilor de scris, alternativa la revista era un fișier de cartelă cu carduri de înregistrare. Dar esența problemei nu sa schimbat. În circulația internă a documentelor există o diviziune clară a liderilor de muncă și artiști lucrează direct cu documente (sau copii ale acestora), precum și personalul administrativ monitorizează acțiunile lor cu ajutorul cardurilor de înregistrare, care este separată de munca de birou cu documentele propriu-zise.
Acest lucru nu este practic în nicio altă țară din lume. După cum se explică, este dificil de spus.
Și încă un motiv în favoarea sistemelor interne. Piatra de temelie a înregistrării este cartea de înregistrare a documentului. Iar detaliile acestei cărți sunt reglementate de GOST, pe care nimeni nu o anulează. Alte GOST definesc organizarea lucrului cu documente. Firește, sistemele rusești de automatizare a birourilor țin cont de aceste GOST-uri.
Deci, A DOUA CONCLUZIE. Automatizarea lucrărilor tradiționale de birouri ale instituțiilor rusești în întregime poate fi realizată numai cu ajutorul dezvoltărilor interne. De exemplu, utilizând biroul electronic DIS: clasa.
Articole similare
-
Știri "Biol", pentru care avem nevoie de tigăi cu fundul canelat, cumpărați vase Biol în Rusia -
-
Ce credeți, care este activitatea proiectului, o clasă deschisă
Trimiteți-le prietenilor: