cu privire la munca în birouri în FNP "_____________"
1. DISPOZIȚII GENERALE
1.1. Prezenta Instrucțiune stabilește norme uniforme de lucru în birou în APF "________________" (denumit în continuare "Fondul") și vizează eficientizarea și îmbunătățirea activității personalului APF.
1.2. Documentele Fondului sunt proprietatea sa, problemele de lucru cu acestea sunt reglementate de prezenta Instrucțiune, Carta FNM "_____________________".
1.3. întreținerea documentar de management, monitorizarea unităților structurale ale fondului într-un singur sistem de flux de lucru, munca de orientare cu documente și instruirea angajaților elementele de bază ale înregistrărilor de management revine cu șefii unităților structurale ale fondului.
1.4. Responsabilitatea pentru organizarea gestionării înregistrărilor, conformitatea cu normele și procedurile stabilite pentru lucrul cu documentele din unitățile structurale ale Fondului sunt atribuite managerilor acestora.
1.5. Șef de unitate structurală determină taxa de păstrare a documentelor care oferă contabilitate și trecerea documentelor în timp util, se familiariza angajații cu regulamentele și documentele de orientare cu privire la munca de birou.
1.6. Angajații unităților structurale ale Fondului au responsabilitatea personală pentru îndeplinirea cerințelor instrucțiunilor de păstrare a evidenței, siguranța documentelor oficiale ale acestora. Despre pierderea lor au fost raportate imediat șefului unității și raportate șefului fondului.
1.7. Transferul documentelor, copiile lor către angajații organizațiilor externe este permis cu permisiunea conducerii Fondului.
1.8. Atunci când angajatul pleacă pentru concediu, pensionare, concediere sau relocare, documentele care îi sunt puse la dispoziție la dispoziția șefului unității structurale sunt transferate altui angajat.
1.9. Drepturi, îndatoriri și responsabilități ale angajaților Fondului
definite prin fișele de post, prevăzute în contracte.
2. CERINȚE DE BAZĂ PENTRU PREGĂTIRE
2.1. În conformitate cu legislația și competența actuale, în cadrul Fundației sunt create următoarele documente oficiale:
2.2. Documentele întocmite de unitățile structurale ale fondului, ar trebui să fie foarte clar și concis în conținut, pe deplin justificate, editate și, dacă este necesar, armonizate cu alte unități structurale, un avocat.
Responsabilitatea pentru calitatea pregătirii documentelor și fiabilitatea informațiilor conținute în acestea revine celor care au pregătit, semnat și semnat documente.
2.3. Formularele documentelor organizatorice și administrative.
Toate tipurile de documente organizatorice și administrative din cadrul Fondului sunt tipărite pe formele eșantionului stabilit:
- forma generală a fondului.
Fiecare tip de document trebuie să aibă o compoziție strict definită a rechizitelor și ordinea amplasării și designului acestora.
2.4. Data documentului.
Data documentului este data semnării acestuia; pentru documentul adoptat de organul colegial, data adoptării acestuia; pentru documentul aprobat - data aprobării. Data documentului este ștampilată de către funcționarul care semnează sau aprobă documentul.
Pentru documentele elaborate în comun cu mai multe organizații, data documentului este data semnării de către această organizație (contract, act, raport, etc.).
2.5. Reconcilierea documentelor.
Dacă este necesar să se evalueze caracterul adecvat al documentului, validitatea acestuia și conformitatea cu legislația în vigoare și actele juridice actuale, documentul este coordonat.
Coordonarea poate fi efectuată atât în cadrul Fondului, cât și în afara acestuia.
Coordonarea internă se realizează prin vizionarea proiectului de document de către oficial. Viza include o semnătură personală, decriptarea acesteia și data observării.
Observațiile și completările la proiectul de document sunt prezentate pe o foaie separată, care este indicată la vizionare: "Notă atașată".
Viza este ștampilată pe copii ale documentelor rămase în fond, sub semnătura din partea stângă a ultimei foi a documentului. Proiectele de ordine, comenzile sunt afișate pe prima copie de pe spatele ultimei coli a documentului.
2.6. Aprobarea documentului.
O modalitate specială de a introduce un document în acțiune este aprobarea acestuia. Documentele sunt aprobate de către șeful Fondului sau de organele superioare ale Fondului, a căror competență, în conformitate cu Carta, include soluționarea problemelor enunțate în documentele aprobate.
Aprobarea documentului se face prin aplicarea ștampilei de aprobare sau prin emiterea unui document administrativ (în cazul în care sunt necesare instrucțiuni și explicații suplimentare).
2.7. Textul documentului trebuie să fie concis, corect, fără a permite interpretări diferite. Se recomandă întocmirea unui document, de regulă, pe o singură problemă, care accelerează examinarea, executarea și promovarea formării corespunzătoare a cauzelor.
Textele documentelor administrative și literele constau din două părți. Primul precizează motivele sau motivele pentru întocmirea documentelor. A doua parte stabilește deciziile, ordinele, propunerile, avizele, concluziile, cererile.
Scrisorile trebuie adresate în numele organizației sau al unității sale structurale.
2.8. O notă despre disponibilitatea aplicației.
Documentele de cerere pot fi de trei tipuri:
- o cerere aprobată sau pusă în aplicare prin documente administrative adecvate;
- Cerere, care este un document independent, trimis cu o scrisoare de intenție.
Cererile trebuie să conțină toate cerințele necesare documentului.
Dacă aplicațiile din text nu sunt numite, atunci trebuie să le menționați numele, numărul de foi și copii ale fiecăruia.
Dacă există mai multe anexe la documentul administrativ, acestea sunt marcate cu numere de ordine: anexa 1, apendicele 2, etc.
2.9. Semnătura documentelor.
Documentele trimise de Fond către autoritățile superioare sunt semnate de către conducătorul Fondului sau de o persoană care își exercită atribuțiile.
Rezoluția oferă instrucțiuni privind executarea documentelor. Dacă există mai mulți executori în rezoluție, este indicat un interpret responsabil (de regulă, acest performer este indicat mai întâi).
Pe documentele care necesită autentificarea specială a autenticității lor, se pune un sigiliu (cheltuirea banilor și a valorilor materiale, precum și a actelor juridice de stat).
2.12. O notă privind executarea documentului și direcția acestuia în cauză.
Dacă o copie a scrisorii de răspuns nu este atașată documentului, interpretul face o inscripție când și cum este executat documentul.
Documentele care nu au marcă a execuției lor nu sunt depuse în acest caz.
3. REGULI DE PREGĂTIRE ȘI ÎNREGISTRARE A DOCUMENTELOR
3.1. Proiectele de documente prezentate spre semnare șefului fondului trebuie să aibă viza executorului, șefii unităților structurale interesate și un avocat.
Formularea documentelor de serviciu ar trebui să fie precisă, perfectă din punct de vedere juridic, care să nu permită interpretări duble.
Ordinul este un document normativ emis pentru rezolvarea oricăror sarcini.
Comenzile sunt întocmite pe formularul Fondului, trebuie să aibă un nume, o dată și un număr.
Comenzile pentru activitatea principală sunt numerotate și păstrate separate de comenzile de personal.
Comenzile sunt semnate de către conducătorul Fondului sau de o persoană care își exercită atribuțiile.
Documente care documentează cursul de discuție a problemelor și deciziilor.
Textul protocolului este format din două părți: introductive și de bază.
Protocoalele sunt semnate de către președinte și secretar.
Act - document întocmit de mai multe persoane și care confirmă fapte, evenimente (act de primire a contractului de muncă, act de retragere a materialelor, certificat de acceptare - transfer de documente etc.).
Actul este semnat de președinte și de membrii comisiei.
Principalul document juridic în relația dintre persoanele juridice (fizice). Natura tranzacției, termenele de livrare, timpul de livrare, transportul, prețul, calitatea, plata, garanțiile, drepturile și obligațiile părților - toate acestea sunt reflectate în contract.
Partile componente ale contractului sunt:
- Numele speciei și titlul documentului (contract de vânzare);
- data, locul întocmirii, numărul;
- condițiile și termenii de livrare, transport, transport, depozitare etc.
- termenii și condițiile de plată;
- ordin de livrare - acceptarea muncii efectuate;
- responsabilitatea părților (inclusiv sancțiunile pentru neîndeplinirea obligațiilor);
- garanții, asigurări și forță majoră;
- transferul de proprietate;
- procedura de soluționare a litigiilor;
- semnături ale funcționarilor;
3.6. Scrisori, faxuri.
Corespondența în afaceri este un mijloc integrat de comunicare cu organizațiile externe.
Conținutul și scopul scrisorii pot fi: comerciale, garanție, scrisori - cereri, scrisori - răspunsuri și altele.
Textul scrisorii trebuie să fie concis, consistent, convingător și corect.
3.7. Descrierea posturilor.
Descrierea postului - un document normativ care definește funcțiile, drepturile și obligațiile angajatului Fondului.
Pe baza descrierii postului, se dezvoltă un contract de muncă cu angajatul Fondului.
Descrierea postului conține următoarele secțiuni:
3.8. Documentele privind personalul.
Relația de muncă dintre Fond și angajați este reglementată de Codul Muncii al Federației Ruse (Codul Muncii). Pe baza articolelor din Codul muncii, Fundația trebuie să stabilească o procedură unică de înregistrare a admiterii, demiterii și transferului de salariați. Totalitatea documentelor, în care sunt fixate etapele activității de muncă a angajaților, se numește documentația personalului. Aceste documente includ:
- comenzi privind personalul;
- cartele personale ale formularului T-2;
- conturile personale pentru salarii.
4. ORGANIZAREA CURSULUI DE DOCUMENT
4.1. Procedura de primire, procesare și transmitere a corespondenței care sosesc în Fond.
Toată corespondența care intră în Fond este înregistrată în jurnalul de documente primite.
După examinarea de către conducerea Fondului, documentele cu rezoluții sunt trimise executorilor prin intermediul secretariatului împotriva semnăturii. Transferul către un alt interpret este formalizat prin intermediul secretariatului.
4.2. Procedura de emitere și trimitere a corespondenței de ieșire.
Documentele semnate de conducerea Fondului și destinate expedierii sunt trimise secretariatului, unde sunt înregistrate în jurnalul de documente emise, pregătite pentru expediere și expediere.
Copiile corespondenței trimise cu vize sunt depuse în afacerile Fondului.
5. PROCEDURA DE EXECUȚIE A DOCUMENTELOR
5.1. Controlul este supus executării tuturor tipurilor de documente comandate de conducerea Fondului.
5.2. Termenele limită pentru executarea documentelor sunt indicate în textul documentului sau în rezoluția șefului. Dacă termenul nu este specificat, documentul trebuie executat în termen de cel mult o lună.
5.3. Organizarea monitorizării performanței.
Controlul execuției se bazează pe datele de înregistrare: intrările în jurnalele de corespondență de ieșire și intrare.
Documentul este considerat executat și este scos din control după executarea instrucțiunilor. Pe document, o notă privind execuția, semnătura persoanei care confirmă performanța, se pune data.
6. LUCRAREA ARTISTELOR CU DOCUMENTE
6.1. Șefii subdiviziunilor structurale ale Fundației asigură examinarea promptă a documentelor, aducerea acestora către executorii, controlul calității executării documentelor pe fondul problemelor.
6.2. Executantul responsabil are răspunderea personală pentru completitudinea și fiabilitatea informațiilor utilizate în pregătirea documentului.
6.3. Contractantul este responsabil pentru respectarea cerințelor disciplinei de performanță, pentru nefolosirea actualelor acte normative pentru pregătirea, executarea, prezentarea și calendarul executării documentelor.
7. COMPOZIȚIA NOMENCLATURĂ A AFACERII ȘI FORMĂRII
7.1. Elaborarea unei nomenclaturi de cazuri.
Nomenclatorul cazurilor este o listă sistematizată a denumirilor cazurilor instituite în cadrul Fondului, indicând termenele de stocare a acestora, emise în conformitate cu procedura stabilită. Acesta este destinat pentru gruparea documentelor executate în cazuri, ordonarea și înregistrarea cazurilor, indexarea cazurilor și stabilirea termenilor de stocare a acestora.
Nomenclatorul cazurilor este aprobat de conducerea Fondului.
La întocmirea nomenclatorului cazurilor, Carta Fundației, regulamentele privind subdiviziunile sale structurale, tabelele de personal, planurile și rapoartele privind munca, listele de documente care indică termenii de stocare a acestora trebuie să fie ghidate.
7.2. Formarea cauzelor.
Gruparea documentelor executate în cazuri în conformitate cu nomenclatorul de cazuri.
La formularea cazurilor, trebuie respectate următoarele reguli:
- să pună în situație numai documentele executate, corect emise, în conformitate cu titlurile cazurilor din nomenclatură;
- a pus la punct toate documentele referitoare la soluționarea unei singure întrebări;
- gruparea documentelor dintr-un an calendaristic în cauză, cu excepția cazurilor care sunt transferate;
- Separarea în grup a documentelor de depozitare permanentă și de depozitare temporară. Documentele nu trebuie plasate în cazul pentru a fi returnate, copii suplimentare, schițe.
7.3. Stocarea online a documentelor și a fișierelor.
De la momentul stabilirii și până la transferul la arhiva Fondului, cazurile se păstrează la locul de formare.
Extrădarea cazurilor către alte unități sau terțe părți se efectuează cu permisiunea conducerii. Cardul este eliberat pentru afacerea emisă - un înlocuitor al cazului. În cazul organizațiilor externe, cazurile sunt emise în conformitate cu actele.
Sechestrarea documentelor din cazuri de depozitare permanentă este permisă în cazuri excepționale și se efectuează cu permisiunea șefului cu plecarea obligatorie în cazul unei copii certificate a documentului și a unui act cu privire la motivele emiterii originalului.
8. PROCEDURA DE PREGĂTIRE ȘI DE TRANSMITERE
PENTRU DEPOZITARE ÎN ARHIVĂ
8.1. Examinarea valorii documentelor.
Determinarea valorii documentelor în scopul selectării lor pentru stocarea de stat și stabilirea termenelor de depozitare.
Pentru a organiza și efectua o examinare a valorii documentelor în cadrul Fundației, se creează o comisie permanentă de experți.
Pe baza rezultatelor examinării valorii documentelor se înregistrează cazurile de depozitare permanentă, temporară și personal, precum și actele privind repartizarea cazurilor la distrugere.
8.2. Elaborarea inventarelor de cazuri.
La cazurile completate de depozitare permanentă și temporară și de personal, experți care au trecut examinarea valorii, emise în conformitate cu aceste cerințe, se fac anual inventare.
La elaborarea unei liste de cazuri, sunt îndeplinite următoarele cerințe:
- rubricile de cazuri sunt înregistrate în inventar în conformitate cu schema de sistematizare adoptată pe baza nomenclatorului de cazuri;
- Dulapurile din inventar sunt completate exact conform informațiilor de pe coperta casetei.
Listele de cazuri sunt întocmite în conformitate cu formularul stabilit în trei exemplare.
8.3. Transferul de cazuri pentru păstrare.
Transferul cazurilor se face conform rapoartelor.
9. CONTABILITATEA ȘI DEPOZITAREA FORMELOR, IMAGINILOR ȘI CURELOR
9.1. Timbrele și ștampilele, formularele de ordine, ordinele, certificatele de călătorie, precum și cărțile de lucru sunt supuse unei contabilități obligatorii.
9.2. Persoanele care sunt personal responsabile de înregistrarea și depozitarea sigiliilor, ștampilelor și formularelor sunt numite prin ordin al Fondului.
9.3. Contabilitatea sigiliilor și ștampilelor este păstrată în reviste. Eliberarea sigiliilor, ștampilelor și formularelor către persoanele responsabile de depozitarea și utilizarea lor se face contra primirii în jurnalele relevante.
9.4. Jurnalul de contabilitate este inclus în nomenclatorul cazurilor, foile lor sunt numerotate, cusute și sigilate.
Probele de completare a documentelor utilizate de fundație sunt atașate pe formularele relevante.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: