Descriere bibliografică:
În cadrul activității, orice organizație, indiferent de forma de proprietate și tipul de activitate, "întâlnește" un număr imens de documente care conțin informații de o valoare diferită. Majoritatea informațiilor își pierd valoarea după un timp. În fiecare an numărul de astfel de documente, care și-au pierdut importanța, crește doar, pentru depozitarea lor este necesară alocarea unor suprafețe mari și spații special amenajate. În acest sens, este necesară identificarea și distrugerea documentelor cu termen de valabilitate expirat.
Pentru a distruge documentele cu perioade de depozitare expirate, este necesar să efectuați următoarele tipuri de lucrări
- Selectați cazuri, documente care sunt supuse la distrugere.
- Aprobați actul privind alocarea pentru distrugerea documentelor de arhivă care nu pot fi stocate.
- Cazuri de transfer, documente pentru distrugere.
Etapa 1. Alocarea cazurilor de documente care urmează să fie distruse
Alocarea cazurilor și a documentelor cu perioade de depozitare expirate la distrugere este unul dintre obiectivele principale ale examinării valorii documentelor în cadrul organizației. Examinarea valorii documentelor este studiul documentelor bazate pe criteriile valorii lor pentru stabilirea termenilor de stocare a documentelor.
Important: Toate documentele organizației sunt supuse examenului de valoare, indiferent de tipul de suport și metodele de înregistrare. Înainte de examinarea valorii distrugerii documentelor este interzisă.
Examinarea valorii documentelor se efectuează pe baza:
- legislația în vigoare și alte acte legislative normative ale Federației Ruse în domeniul arhivării, informării și documentației de gestiune;
- liste tip, departamentale și alte liste de documente care indică termenii de stocare, nomenclatoarele tipice și exemplificatoare ale cazurilor.
Lucrătorii din departamentul de lucru la birou, specialiști responsabili pentru lucrul în birouri în unitățile organizaționale ale organizației, împreună cu comisia de experți, selectează documentele pentru depozitare sau distrugere.
Lucrările la eliberarea documentelor la distrugerea poate fi, de asemenea, a avut loc în arhiva organizației și a avut loc personalul arhivei în timpul valorii de examinare a documentelor care urmează să fie transmise către stat (arhiva municipală) - pentru sursele de achiziție a / arhive municipale de stat, sau în procesul de realizare a activităților planificate pentru a fluidiza cazuri Fondul Arhivistic (pentru organizațiile care nu sunt surse de achiziție a arhivelor municipale de stat) /
Important! Pentru organizarea și desfășurarea lucrărilor privind examinarea valorii documentelor prin ordin al capului pentru a crea un comitet permanent de experți (CE), în organizațiile care au rețea subordonate, pentru a crea un comitet permanent de experți central (CEC).
Principalul instrument de reglementare pentru determinarea perioadei de valabilitate a documentației este lista standard de management al documentelor de arhivă generate în cursul activităților organelor de stat, organisme de auto-guvernamentale locale și organizații, cu indicarea termenului de valabilitate. Lista include documente eșantion de arhivă de management generate în cursul activităților organelor de stat, autoritățile locale și organizațiile în implementarea de același tip (comun pentru toate sau cele mai multe) funcții de conducere, indiferent de proprietate, cu indicarea termenului de valabilitate.
Obiectele procesului de distrugere a cauzelor, documentele sunt:
- cazuri cu termenul de valabilitate expirat, sunt în diviziunile structurale ale organizației, precum și documente cu termenul de valabilitate expirat, inclusiv copii ale documentelor confiscate de cazurile care urmează să fie transferate în arhiva organizației;
- cazurile de depozitare temporară (peste 10 ani), a căror termen de păstrare a expirat, format, descris și contabilizat în secțiunile anuale ale dosarelor de dosare, documente din arhivele organizației.
Alocarea dosarelor, a documentelor de distrugere în evidență este efectuată de angajatul unității structurale, care trebuie să efectueze următoarele acțiuni:
Etapa 2. Procedura de elaborare a unui act privind alocarea documentelor de arhivă kunichtneniya care nu fac obiectul depozitării
Pregătirea unui act privind alocarea pentru distrugerea documentelor care nu sunt supuse depozitării în evidența contabilă include:
- pregătirea în unitățile structurale a propunerilor la actul privind alocarea pentru distrugerea documentelor care nu sunt supuse depozitării;
- pregătirea de către serviciul de oficiu a proiectului de lege privind alocarea pentru distrugerea documentelor care nu fac obiectul depozitării tuturor unităților structurale ale organizației;
- aprobarea și aprobarea actului.
La întocmirea unui act, se indică numele și rezultatul listei documentelor cu indicarea termenelor de depozitare pe baza cărora sunt alocate documentele pentru distrugere.
Forma tabulară a actului conține o descriere a cazurilor selectate pentru distrugere.
Coloana 1 "Nr. П / п" - Numărul de ordine din coloana 1 este pus în cifre arabe în ordinea brută, începând cu "1".
Caseta 2 - "Titlul dosarului (titlul grupului de documente)". Spre deosebire de inventare, în cazul în care fiecare caz este introdus sub un număr separat, rubricile de cazuri omogene din act pot fi introduse sub rubrica generală. Dacă actul specifică cazurile mai multor diviziuni structurale, numele fiecărei unități structurale este indicat înaintea grupului de rubrici de cazuri din această subdiviziune.
Caseta 3 "Ani". Anii celui mai timpuriu și cel mai recent caz sunt indicați.
Coloana 4 "Număr de inventar" și coloana 5 "Nr. Unitate. hr. conform inventarului "actul nu este ocupat.
Coloana 6 "Numărul unităților de stocare". Numărul total (total) de cazuri din grup (coloana 6 a actului) este indicat.
Rubrica 7 "Condiții de depozitare și numărul articolelor din listă". Acesta indică perioada de păstrare a cazului și numărul articolului din lista care a fost utilizat la alocarea documentelor care nu sunt supuse depozitării la distrugere.
Caseta 8 "Notă". Specificați informații suplimentare despre cazurile care trebuie distruse, și anume indexul (indiciile) cazurilor din nomenclatorul cazurilor (apendicele 1).
lucrător organizarea arhivei, distinge cazul, să nu fie stocate, distrugerea, și în stare de funcționare face un tabel cu o listă de cazuri, care urmează să fie incluse în actul privind alocarea la distrugerea documentelor de arhivă, nu pentru a fi stocate.
Legea privind alocarea pentru distrugerea documentelor de arhivă, să nu fie stocate, este semnat de către angajat, care a făcut valoarea de examinare a documentelor (de regulă - la Departamentul de birou), apoi înaintat spre aprobare CEA (CE) organizarea cu anuale Compartimentele inventare cazuri de viață de stocare permanentă și personală compoziție.
Important! În cazul în care organizația este sursa de achiziție de stat sau municipale arhive, cazurile incluse în actul pot fi distruse numai după aprobarea și acordul EPA arhivă corespunzătoare stocuri de cazuri de depozitare și personal permanent. După aprobarea inventarelor cazurilor perioadei de stocare permanentă EPA instituțiile de arhivă în actul privind alocarea la distrugerea documentelor de arhivă, nu pentru a fi stocate, o intrare care au fost aprobate anual inventarierea partitionari cazuri de stocare permanentă pentru aceiași ani, cu data și numărul protocolului EPA.
După aprobarea APE instituțiilor de arhive anuale stocuri partitionari cazuri de perioadă de depozitare permanentă și fiind de acord stocuri partitionari afaceri anuale privind personalul acționează asupra alocării pentru distrugerea documentelor care nu trebuie să fie stocate, aprobate de către șeful organizației.
În cazul în care organizația nu este sursa de achiziție de stat sau municipale arhive, actul privind alocarea la distrugerea documentelor care nu trebuie să fie stocate, potrivit șefului organizației, după pregătirea și aprobarea anuale stocuri partitionari afaceri cu personalul.
Prevăzute în actul de un șir de modificări la înregistrările specificate în distrugerea afacerilor în organizarea arhivei (documente marchează distrugerea afacerilor poate fi marcată în nomenclatura de înregistrare finală a afacerilor organizației).
La completarea liniei privind modificarea documentelor de înregistrare, actul este semnat de angajatul arhivei care a efectuat modificări la evidențele contabile indicând poziția sa.
Etapa 3. Transferul dosarelor, documentele pentru distrugere
Distrugerea fizică a documentelor nu poate fi efectuată decât după aprobarea de către conducătorul organizației a secțiunilor anuale de inventariere a cazurilor de stocare permanentă și de personal, un act privind alocarea pentru distrugerea documentelor care nu sunt supuse depozitării.
Transferul cazurilor este formalizat prin chitanța de acceptare, care indică data transferului, numărul de cazuri gestionate și greutatea hârtiei.
Încărcarea și îndepărtarea pentru eliminare se efectuează sub supravegherea angajatului responsabil cu păstrarea documentelor de arhivă ale instituției. Dacă este necesar, documentele pot fi distruse și în prezența unui reprezentant al organizației, cu întocmirea unui act privind distrugerea fizică a documentelor. Acest act se face într-o formă arbitrară.
Transferul documentelor pentru distrugere este înregistrat în partea finală a actului, care indică numărul eliberat pentru distrugerea unităților de stocare a documentelor și greutatea acestora.
Dacă organizația alege o altă versiune a distrugerii cazurilor, înregistrarea metodei de distrugere în act trebuie să fie obligatorie.
Ca urmare a procedurii de distrugere, mai multe documente trebuie să rămână pe mâini:
- un act privind alocarea pentru distrugerea documentelor care nu sunt supuse depozitării
- scrisoarea de scrisă, semnată de două organizații în cazul transferului de documente "pe partea" pentru distrugere;
- un act de distrugere a documentelor se face în mod necesar de către organizația care a efectuat acest proces (adică poate fi atât o organizație care transferă cazurile de eliminare, fie o organizație externă).
Folosirea documentelor care urmează a fi distruse în scopuri economice este interzisă. Distrugerea documentelor este realizată astfel încât să se asigure confidențialitatea informațiilor conținute în acestea.
Exemplu de înregistrare a unui act privind alocarea pentru distrugerea documentelor care nu sunt supuse depozitării
Termeni de bază (generați automat). documente de arhivă, distrugerea documentelor, Distrugerea documentelor de arhivă, termenul de valabilitate expirat, timpul de depozitare, stocurile de cazuri, valoarea documentelor, inventare cazuri de permanente, distrugerea documentelor, secțiuni de stocuri de cazuri, gestionarea documentelor de arhivă, care indică perioada de depozitare, cazurile de stocare permanentă a documentelor Fondului Arhivistic utilizarea de documente de arhivă, distrugerea afacerilor, de păstrare a documentelor, examinarea documentelor de valoare, anual de organizare inventare partitionari afaceri.
Trimiteți-le prietenilor: