Fiecare tip de document are caracteristici în construcția sa Melodii # 41 ;. Ei spun că textele de afaceri "alcătuiesc" și nu "scrie". Ele sunt de fapt stivuite în același mod ca și jucăriile Lego. Înțelegerea schemei de construcție este ușoară, dacă urmați instrucțiunile medicului de filologie, profesorul Natalia Muravyova.
Pentru a afla cum să construiți un text de afaceri, trebuie să răspundeți la următoarele întrebări:
1. din care se compune textul de afaceri;
2. În ce ordine ar trebui să se afle aceste părți?
3. în ce poziție se află pe foaia de format A4 standard aceste părți.
Aceste reguli sunt, de regulă, strict fixate - standarde de stat, recomandări metodologice sau tradiții corporative legalizate.
Există două abordări pentru construirea unui text de afaceri:
- documentar (de obicei utilizat în munca de birou);
- Lingvistică.
Documentare bazată pe abordarea construirii unui text de afaceri
01 - emblema națională a Federației Ruse;
02 - stema subiectului Federației Ruse;
03 - o emblemă a organizației sau o marcă (marcă de serviciu);
04 - codul organizației;
05 - numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al persoanei juridice;
06 - numărul de identificare al contribuabilului / codul motiv al înregistrării (TIN / CAT);
07 - codul formularului de document;
08 - numele organizației;
09 - date de referință privind organizația;
10 - denumirea tipului de document;
11 - data documentului;
12 - numărul de înregistrare al documentului;
14 - locul de pregătire sau publicare a documentului;
16 - clasificarea aprobării documentelor;
28 - o notă privind executarea documentului și transmiterea acestuia în dosar;
29 - o notă privind primirea documentului în organizație;
30 - ID-ul copiei electronice a documentului.
Desigur, listele de caracteristici și detalii pe care le găsim în aceste regulamente, sunt utile, dar nu dau întotdeauna răspunsuri la întrebările care apar în compilatorul de text de afaceri.
Abordarea lingvistică a construcției de text
A doua abordare a construirii unui text de afaceri - din punct de vedere al lingvisticii și, mai ales, al lingvisticii textului - ne permite să oferim recomandări mai specifice autorului documentului. Din punct de vedere al lingvisticii, în compunerea oricărui document există, în primul rând, două părți principale - forma / cadrul și textul real.
Formularul de document
Partea de text transmite informațiile de bază ale documentului și, din punct de vedere al lingvisticii, nu poate să stea în rândul cerințelor. Forma de asemenea, joacă un rol de sprijin (așa cum pare la prima vedere), dar un foarte important, atunci când am citit de orice formă de text de afaceri ne ajută să înțelegem rapid și precis circumstanțele în care a făcut documentul. Forma, la rândul său, se împarte în părțile introductive (inițiale) și în certificare (finale, finale). Se pare că forma este un fel de cadru în care este plasat textul în sine; pe foaia în sine textul se află între partea introducă și partea de certificare a unui astfel de cadru. Blocurile semantice obligatorii, care ar trebui să fie sub forma unui document de afaceri, sunt, de fapt, rechizite.
- numele organizației;
- numele documentului;
- gâtul aprobării documentului.
- semnătura (poziția, pictura și decodarea picturii);
- data;
- clasificarea documentului;
- viza de cunoștințe.
- semnatura (pictura fara decodare), data.
Astfel, pentru a compune un text de afaceri, vom stabili cu precizie care sunt cerințele obligatorii în forma care introduce și certifică partea. Este la fel de important să știți în ce ordine și în ce loc să plasați pe foaie rechizitele necesare. De exemplu, sub forma unei note interne, vom selecta astfel de rechizite și le vom avea după cum urmează:
- semnătura (postarea, pictura și decodarea listei fără paranteze, o linie pornind de la stânga);
- data.
Ca rezultat, obținem:
Parte text a documentului
Partea text a documentului este localizată pe foaie între intrarea și partea de certificare a formularului. În partea textuală pot exista astfel de blocuri semantice:
- Introducerea care introduce subiectul indică pe scurt situația;
- declarație sau dovadă - această parte descrie detaliile situației sau dovedește necesitatea unei acțiuni, explică motivele acestei situații sau situația respectivă sau motivul pentru care a fost acordată cererea;
- concluzie, care oferă concluzii, solicitări, sugestii, recomandări etc.
Cum de a alege și de a folosi aceste blocuri semantice? Iată câteva reguli care guvernează construirea textului documentului real:
1) regula de recrutare: nu toate blocurile semantice specificate vor fi în fiecare document; în funcție de ce situație de afaceri ar trebui să se reflecte în document și ce hârtie de afaceri facem, alegeți unul sau alt set al acestor blocuri semantice; de exemplu, în cerere pot fi fie numai al treilea bloc (cerere), fie al doilea și al treilea bloc (dovada, justificarea cererii + cerere); în instrucțiune poate fi fie un al doilea bloc (o descriere a regulilor de folosire a cevaului), fie primul și al doilea bloc (desemnarea situației în care avem nevoie de niște reguli + o descriere a acestor reguli), există doar al doilea bloc în rezumat etc. ;
2) regula succesiunii. indiferent de numărul blocurilor semantice pe care le alegem și ce blocuri vor fi ele, ele urmează unul pe celălalt într-o secvență logică: introducere - declarație / dovadă - concluzie;
3) regula corespondenței. în textul documentului nu există corespondență strictă "1 bloc semantic = 1 propoziție", prin urmare, în textul de afaceri nu există corespondență directă între numărul de blocuri semantice și numărul de propoziții; dacă blocul semantic este mare în funcție de volum, atunci acesta este formalizat ca o singură propoziție (câteodată va dura chiar mai mult de o propoziție); dacă aceste sau alte blocuri semantice sunt mici în volum și se urmează unul pe altul în text, ele trebuie exprimate într-o singură propoziție; în același timp, în textul de afaceri există o corespondență a "blocului semantic 1, exprimat printr-o propunere independentă / propuneri independente, = 1 paragraf";
4) regula de clasificare. Pentru a simplifica înțelegerea documentului, în unele cazuri se folosește rubrica, adică un bloc semantic este împărțit în părți, fiecare dintre acestea fiind formalizat ca o pronunțare independentă și este evidențiat în următoarele moduri posibile:
Luați în considerare acțiunile inițiatorului documentului într-o anumită situație de afaceri:
Sunteți șeful departamentului de vânzări al TD "Helios", care este situat în Moscova (director general - Olga Vakulova Vakulova); până în prezent au lucrat 3 departamente în departamentul dvs., în timp ce în departament erau 2 calculatoare, dar volumul vânzărilor a crescut, iar personalul departamentului tău a fost extins (au fost acceptați încă doi manageri); Credeți că departamentul are nevoie de încă 2 computere.
În acest caz, vom compune o notă oficială. Ce părți vor fi necesare în textul ei? Este clar că textul va fi o concluzie (cererea pentru computere). Este clar că o astfel de solicitare ar trebui justificată, explicând de ce sunt necesare computerele; prin urmare, textul va avea dovezi. Trebuie să descriu situația din departamentul de vânzări? Nu, este standard, caracteristicile sunt legate numai de circumstanțele care vor fi clare din dovadă. Să formăm dovezile că departamentul are nevoie de 2 calculatoare suplimentare: 1) personalul departamentului a fost extins; 2) vânzările au crescut. Sunt necesare și alte dovezi, altfel textul va deveni incomprehensibil. Cu ce dovezi ar trebui să încep? Desigur, din al doilea, este mai important dacă vrem să primim o decizie pozitivă a conducerii. Avem următorul text:
În legătură cu creșterea vânzărilor și extinderea personalului departamentului, solicit departamentului de vânzări să furnizeze încă 2 (două) calculatoare.
Deci, să rezumăm. Putem crea corect un text de afaceri dacă definim:
- că din ceea ce dorim să comunicăm, este informația de bază (și va intra în documentul principal) și că - suplimentară (și va compila cererea);
- Ce detalii sunt necesare pe formularul (care trebuie să fie scrise în partea de introducere a documentului principal și modul de a localiza aceste informații, este necesar să se precizeze în certificare a documentului și modul de a localiza aceste informații);
- care va fi compoziția textului în sine: va exista o introducere, o declarație / o dovadă și o concluzie în acest document; despre ce vor fi scrise în fiecare dintre aceste părți și despre ce unități lingvistice vor fi exprimate (parte a propoziției, o propoziție, mai multe propoziții, text solid sau titlu).
Dacă știm răspunsurile la toate aceste întrebări, știm cum este aranjat textul de afaceri, pe care trebuie să-l compunem.
Rector al Academiei de Comunicare și Informare
1. Prima încercare de a defini terminologia principală a gestionării documentelor a fost GOST R 5114198 - "Lucrări de birou și arhivă. Termeni și definiții. " Descrie unele elemente de construire a unui text de afaceri (conceptul de "document necesar", "formularul de document", "formularul de document"), precum și o parte din detalii: - numele documentului; - semnătura; - bara de aliniere; - gâtul declarației; - data documentului oficial; - titlul documentului oficial; - viza documentului oficial; - rezoluția documentului oficial; - textul documentului oficial - bara de restricționare a accesului la document.
3. Deși acest document normativ nu are, de exemplu, o astfel de cerință ca "Sentimentul de restricționare a accesului la un document".
4. Este cunoscut faptul că există două moduri de bază dispunerea spațială a introducerea detaliilor parte de afaceri ale textului, trebuie să aleagă una dintre ele: 1) longitudinale sau centru de metoda, atunci când detaliile sunt centrate foaie; 2) mod unghiular sau semnalizat, atunci când elementele sunt situate pe foaia din stânga a coloanei, care ocupă aproximativ o treime din linie.
Trimiteți-le prietenilor: