La compilarea unui inventar, documentul principal este înregistrările cazurilor. Înainte de întocmirea descrierii, este necesar să se verifice corespondența titlului cauzei cu documentele conținute în acesta, cu corectitudinea cazului, cu corectitudinea documentelor în cauză.
Regulile (cerințele de bază) ale designului inventarului:
ü numerotate de unități de stocare în inventar produse de cazuri sistematice-TION, în timp ce, în cazul cazurilor cu mai multe volume, fiecare caz sau este înscris în lista de sub propriul său număr de stocare-Nica SED;
ü sistematizarea unităților de stocare în inventar ar trebui să corespundă sistematizării cazurilor din nomenclatură;
ü articolele descriptive din inventar sunt completate cu exactitate; corespondența cu rubricile cazurilor incluse în acesta;
ü dacă este introdusă în inventarul de cazuri cu aceleași poziții, în prima înregistrare trebuie să conțină numele complet al cazului, toate celelalte cazuri Nye omogene indicate prin cuvintele este la fel ca toate celelalte date Nye lor în inventar se efectuează integral;
ü pe fiecare foaie nouă de inventar, titlul este reprodus integral, chiar dacă denumirea omogenă a cazului este continuată;
ü Coloana "notă" a inventarului este utilizată pentru a marca pensia sau starea fizică a subiectului;
ü Inventarul din arhiva departamentală se compilează pe baza inventarelor unităților structurale ale instituției, în funcție de semnificația lor pe baza structurii de sistematizare a fondului unic al instituției;
ü documentele de mai mulți ani incluse într-un caz, sunt înregistrate în inventar până la data stabilirii cauzei;
ü numerotarea cazurilor din inventar nu trebuie să depășească o cifră de patru cifre, ultimul număr fiind 9999;
ü sistematizarea cazurilor în inventar este, de preferință, în ordine cronologică, dar în interiorul acesteia, în funcție de structura instituției;
ü fiecare inventar completat primește numărul său în fișa fondului și în registrul de inventar;
ü în pregătirea unui inventar al instituțiilor pe baza stocurilor sale trase structurale: 2 copii ale listei diviziunilor structurale, 4 copii ale inventarului anual consolidat,-o parte trolled în arhivele departamentale, 2 copii ale inventarului de lungă de timp (peste 20 de ani) de depozitare, 3 exemplare din lista structurii Lich-picior ;
ü în pregătirea unui inventar al personalului (l / s), documentele în ea sunt după cum urmează: în primul rând sunt ordinele l / s, apoi - listele l / s, urmat de contul de card l / s, dosarele personale, conturile personale și declarații de decontare pe salarii, cărți de lucru, acte de accidente;
ü Dosarele personale sunt sistematizate în ordine alfabetică și sunt înscrise în inventar în funcție de anul concedierii proprietarului;
ü Înregistrările de stocare permanentă, de lungă durată și de personal sunt stocate separat, în conformitate cu numerele acestora.
Structura inventarului instituției:
ü inventarul structural anual este întocmit în subdiviziunea structurală;
ü Inventarul consolidat anual este întocmit de o arhivă departamentală;
ü pe baza sa în arhivele de stat după transferul documentelor și descrierilor există un inventar consolidat al instituției - depozitare și personal permanent separat.
ü pagina de titlu;
ü inventar actual;
ü lista de abrevieri;
ü tabele de conversie;
ü dicționar terminologic;
Pagina de titlu este format dintr-un nume de rezervă complete, numele proprietarilor originali, numele fondului, numerele de fond, inventar, numele de inventar, datele extreme incluse în lista de documente.
În cuprins, sunt enumerate secțiunile inventarului cu cifrele lor fictive prin numerotare brută.
În prefață, informațiile despre agentul de strângere de fonduri, fondul sunt date, rezumatul conținutului și conținutului documentelor sale este adnotat, este prezentată lista instrumentelor de referință pentru inventar.
Lista abrevierilor este introdusă în cazul prezenței în inventarul specific, inerent doar unei instituții specifice, abrevieri ale cuvintelor și termenilor.
Indicii indică conceptele subiectului inventarului cu explicațiile și indicarea necesare a unităților de stocare. Subiect posibil, nume, geografic, cronologic, alte indicii. În funcție de nevoi, pot fi surzi sau adnotați.
Tabelele de traducere se utilizează la procesarea inventarului pentru transferarea noilor numere de unități de stocare în cele vechi. În ele, numerele inventarului nou și vechi sunt indicate simultan, facilitând astfel lucrul cu noul inventar.
Bibliografia determină gradul de utilizare a documentelor fundației, raportarea informațiilor despre publicațiile lor, menționarea acestora în materiale tipărite și netipărite, inclusiv în cartea de referință științifică.
Dicționarul terminologic este introdus în cazul termenilor specifici fondatorului, menționați în inventar și în documentele conținute în acesta.
Frunza-martor a raportat numărul total de informații de inventar, numărul de pagini sale numerotate, numărul fiind în unitatea ei de stocare, de la primul la ultimul dintre numărul lor, la schimbarea-neniya, ca parte a inventarului. Fișa mărturiei este semnată de inventatorul inventarului. În cazul modificărilor interne din inventar, aceasta stabilește aceste modificări.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: