OV Pavlyuk, șeful serviciului juridic al grupului de companii "Techno"; II Nadelyaeva, Specialist Chief în Contabilitate și Audit al Personalului, Agenția Juridică "PROFESSIONAL" SRL "
Lucrarea de revendicare este una dintre modalitățile de a proteja drepturile și interesele legitime ale întreprinderilor. Oferă o oportunitate (și aceasta este principala sa semnificație) de a preveni apariția unor dispute economice și de a elimina cauzele care le generează.
Pentru că nu toate companiile își pot permite să aibă o unitate structurală separată (sau revendicarea legate de revendicările secțiuni), o parte din apelurile de dezvoltare pentru antreprenori - revendicări - și răspunsurile la acestea percepe o bază non-părți de bază ale organizației, inclusiv secretari sau departament de cler. Această abordare este, de obicei, justificată de o expresie ca "Ei bine, scrieți scrisori oricum".
În acest articol, vom discuta ce muncitori din birouri fac cu o astfel de muncă "anormală" și să ia în considerare situația din două părți: cum să scrieți o reclamație și cum să răspundeți la ea.
Afirmația este o expresie a nemulțumirii față de produsele și / sau activitățile organizației sau direct cu gestionarea cererilor în situațiile în care răspunsul sau decizia se așteaptă în mod explicit sau implicit [1].
Procedura de soluționare a litigiilor este o formă de protecție a drepturilor civile, care este soluționarea litigiilor dintre creditor și debitor înainte ca litigiul să fie adus în fața instanței. În conformitate cu PLA, creditorul este obligat să prezinte debitorului o creanță (creanță) cu privire la executarea taxei și debitorul - să răspundă în timp util. Cu refuzul total sau parțial al debitorului de a satisface cererea sau de a nu primi un răspuns din partea debitorului, creditorul are dreptul de a da în judecată [2].
SITUAȚIA 1: ORGANIZAȚIA DUMNEAVOASTRĂ DIRECTĂ CEREREA
Cererea este o cerință pentru ca contrapartida să își îndeplinească obligațiile care au o bază specifică și clară. De obicei, o astfel de bază este o tranzacție (contract), dar poate fi, de asemenea, obligații care decurg din prejudiciu - de exemplu, biroul a fost inundat de vecini de sus sau a avut loc un accident. Pentru informații cu privire la faptul unei probleme sau întârziere în primul rând pentru a obține personalul responsabil pentru domenii specifice de activitate: comunica cu managementul furnizorilor, starea tehnică a spațiilor următoarelor angajați ai departamentului economic al flotei întâlnește șeful departamentului de transport.
Ce trebuie să faceți cu aceste informații? În marile organizații există servicii specializate, a căror sarcină directă este de a apăra interesele societății în fața terților. În serviciul juridic poate exista un departament sau un specialist al cărui atribuții includ pregătirea unor asemenea contestații.
În același timp, aproximativ 90% din creanțe nu necesită cunoștințe de specialitate atât de multe ca cunoașterea unei situații specifice. Pentru astfel de revendicări tipice, implicarea personalului specializat sau pur și simplu a altor profesioniști (de exemplu secretarii) nu este practică. Într-adevăr, dacă există o persoană care are o situație standard, va petrece 10-15 minute pregătirea documentului, în timp ce nou-veniatul va avea nevoie și de timp suplimentar pentru a rezolva situația. Prin urmare, este rezonabil să încredințați pregătirea revendicărilor standard acelor specialiști care conduc locurile de muncă relevante. Astfel, pregătirea revendicărilor legate de încălcarea termenelor de plată, livrare etc. este rezonabil să se atribuie managerilor responsabili cu activitatea de prelucrare a datelor. Și numai dacă situația depășește situația obișnuită, este necesar să implicăm specialiști de specialitate juridici care să se ocupe cu privire la posibilele consecințe, printre care poate exista un proces în cazul administrativ și chiar penală.
Cea mai simplă modalitate de alocare a responsabilității pentru o activitate de revendicare este elaborarea unui document adecvat. Acesta poate fi Regulamentul privind activitatea de reclamații, Regulile de lucru cu furnizorii sau Regulamentul privind colectarea datoriilor. Pentru a iniția dezvoltarea unui astfel de instrument poate înregistra păstrarea departament (asistent administrativ), deoarece este încărcat cu funcția de formare a nomenclaturii afacerilor companiei interne și externe parțial de management al documentelor. Deoarece documentul este, de fapt, adică afectând zona de responsabilitate a mai multor servicii, toate părțile interesate trebuie să fie implicate în lucrul la aceasta. Normele privind revendicările sunt aprobate prin ordinul șefului. Ordinea de semnare a ordinului și cunoașterea ulterioară a angajaților companiei nu se deosebește de alte comenzi pentru activități generale.
Cum se face un document?
Cererea este în esență o formă de scrisoare de afaceri și este documentată pe antetul scrisorii organizației.
Cererea ar trebui să conțină o referință la data și la numărul contractului în legătură cu care se face cererea, la datele și numărul documentelor care susțin cererea. De exemplu, în cazul în care cererea se datorează lipsei de bunuri, ar trebui să se acorde o trimitere la foaia de parcurs, puterea de avocat și alte documente pe care este primit marfa, o trimitere la un document care a înregistrat deficitul mărfurilor (actul comercial, un act de acceptare a mărfurilor cantitate, etc.). Dacă cererea dovedește sancțiuni sau daune, trebuie să conțină o trimitere la actul legislativ sau la contractul în care este stabilită această responsabilitate.
Creanțele revendicate în revendicare sunt confirmate de documentele necesare care sunt atașate la creanță sub formă de copii certificate sau extrase din documente.
Cererea este semnată de șeful organizației sau de adjunctul acesteia.
În cazul în care cererea este semnată de un alt angajat, atunci dreptul său de semnătură trebuie să fie confirmat printr-o procură care se anexează la cererea depusă.
Cererea este înregistrată în registrul de documente ieșite ca o scrisoare de ieșire.
Cum se scrie o reclamație?
Textul revendicării include de obicei câteva părți:
În plus, la revendicare, se poate adăuga oa patra parte privind posibilele consecințe ale refuzului de a-și îndeplini obligațiile.
Afirmația "hârtie" sau "electronică": ce să prefer?
La un moment în care un număr mare de documente digitalizate și comunicarea cu clienții sau furnizorii, în cele mai multe cazuri limitate la un schimb de e-mail este întotdeauna întrebarea: este posibil pentru a trimite cererea pe cale electronică, fără a duplica-l pe hârtie? Răspunsul la acesta nu este la fel de simplu cum ar părea la prima vedere.
Problema este că în viitor cererea poate fi folosită ca probă în instanță. Pentru o varietate de litigii (pentru relațiile de transport și de asigurare sau atunci când o astfel de ordonanță este specificată în contract), procedura de revendicare a litigiului este obligatorie și, dacă nu este respectată, instanța refuză pur și simplu acest proces.
Deci, forma scrisă a revendicării, deși necesită o activitate continuă, dar economisește timp mai târziu. O corespondență electronică ar trebui să servească pentru schimbul suplimentar de informații între părți.
Pretențiile din revendicare trebuie să fie indicate clar și clar. Dacă creanțele fac obiectul evaluării monetare, cererea trebuie să indice suma necesară și să se calculeze. Acest lucru este necesar pentru ca pârâtul să verifice validitatea cererii.
Cererea poate conține cerințe alternative: de exemplu, în cazul unui deficit de bunuri, destinatarul poate solicita returnarea costului bunurilor care au fost plătite, dar nu a fost primit sau trimiterea cantității lipsă a mărfurilor.
Afirmația poate fi scurtă, necesitând un efort minim din partea artiștilor interpreți sau executanți (Exemplul 2) și extinsă, care descrie mai detaliat diferențele dintre părți (Exemplul 3).
Care este cel mai bun mod de a trimite o reclamație?
Trebuie acordată o atenție deosebită problemei trimiterii unei reclamații. Acest lucru se datorează faptului că, atunci când cauza este adusă în judecată, solicitantul va trebui să dovedească în instanță că procedura de revendicare a fost respectată, iar debitorului i sa trimis exact cererea și nu un alt document.
Dacă reclamația este trimisă de către solicitant, pe lângă primirea expedierii, se vor afla încă două documente: o notificare de livrare și un inventar al atasamentului cu data expedierii. Un astfel de tandem de documente va fi o dovadă a direcției cererii (în cazul în care nu există termenul de răspuns). În cazul unui litigiu, o chitanță de corespondență este prezentată instanței de arbitraj ca dovadă că organizația a luat măsuri pentru soluționarea litigiului înainte de judecată.
extracție
din Codul civil al Federației Ruse
SITUAȚIA 2: ORGANIZAȚIA A FOST APLICATA CERERII
În primul rând, înregistrați-vă. De regulă, înregistrarea are loc în ziua primirii de către persoana responsabilă - secretar sau grefier - în jurnalul de corespondență primită.
Înregistrarea cererilor de despăgubire poate fi efectuată în paralel de către un avocat pentru un control mai convenabil asupra procesului de lucru asupra creanțelor. În acest caz, avocatul introduce datele privind creanța în jurnalul contabil al departamentului juridic (exemplul 4) și transferă documentul subdiviziunii care efectuează munca contractuală.
Cererea trebuie urmărită din momentul primirii acesteia până la finalizarea gestionării cererii, atunci când solicitantul este satisfăcut sau decizia finală este luată. Solicitantul, la cerere și la intervale regulate, cel puțin la momentul termenului inițial, trebuie să aibă acces la informații despre starea actuală a procesului de gestionare a revendicărilor.
După evaluarea inițială a creanțelor în ceea ce privește aceste criterii ar trebui să fie efectuate ca importanta, securitatea, complexitatea și consecințele potențiale, și se evaluează necesitatea și posibilitatea unei acțiuni imediate pentru a revizui cererea.
Ce măsuri trebuie luate pentru a investiga circumstanțele care au cauzat revendicarea?
Pentru a investiga toate circumstanțele și datele care au condus la revendicare, se efectuează un control documentar și oficial: circumstanțele anterioare ale cazului sunt studiate în detaliu; responsabili implicați în circumstanțele cauzei, să pregătească note oficiale și explicative. Pe baza acestor documente, activitatea acestor angajați este evaluată. Dacă vina este dovedită, atunci șeful organizației are dreptul, la discreția sa, de ai aduce pe făptașii la răspundere materială sau disciplinară.
Domeniul de aplicare al investigării circumstanțelor care conduc la creanță trebuie să fie proporțional cu importanța, frecvența și gravitatea consecințelor revendicării.
Ce se poate face pentru a rezolva situația?
După investigarea circumstanțelor și datele privind creanțele organizația trebuie să ofere răspunsuri pentru a corecta problema și / sau prevenirea re-apariția în viitor, cum ar fi: plata, înlocuirea, repararea / modificarea, substituirea produselor de substituție, suport tehnic, financiar și alte tipuri de asistență, compensații , scuze, un cadou de valoare sau de către întreprinderi și altele. în cazul în care cererea nu a putut fi imediat îndeplinită, organizația trebuie să găsească o cale de a rezolva, ceea ce va duce la cele mai eficiente rezultate în maxim Bole perioadă scurtă de timp.
Cum de a pregăti un răspuns la o reclamație?
Răspunsul oficial la revendicare se face pe antet și se semnează de șeful organizației (Exemplul 5).
Dacă reclamantul este de acord cu decizia și / sau acțiunea propusă, atunci această decizie și / sau acțiuni trebuie să fie efectuate și înregistrate;
Dacă reclamantul nu este de acord cu decizia sau acțiunea propusă, atunci cererea trebuie să rămână deschisă. Acest statut de revendicare trebuie înregistrat și solicitantul trebuie să fie informat cu privire la forme și opțiuni alternative pentru decizii și / sau acțiuni.
Organizația ar trebui să monitorizeze gestionarea revendicării până când toate oportunitățile interne și externe rezonabile sunt utilizate pentru a satisface solicitantul.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: