Dezvoltarea VNIIDAD pentru gestionarea documentelor electronice
VF Yankova, k. Și. n. Adjunct. Director al VNIIDAD
All-rus Institutul de Cercetări Științifice Records Management și Archival (VNIIDAD), în ultimii ani, au efectuat în mod repetat, lucrări legate de studiul documentelor electronice, dezvoltarea bazelor de reglementare și metodologice ale organizării muncii cu documente electronice în munca de birou și organizarea de stocare de arhivă.
Recomandările sunt, de asemenea, cu condiția ca, în cazul unor modificări în hardware și software-ul de mediu și din utilizarea de formate de calculator, organizarea deteriorat arhiva mass-media (de stat sau arhivele municipale) lucrează la conversia documentelor electronice în formate noi și / sau migrarea noilor media.
În plus, în secțiunea de recomandări conține dispoziții privind organizarea de stocare a documentelor electronice în arhiva, asigurând păstrarea documentelor electronice stocate în arhivă, înregistrarea și utilizarea documentelor electronice, precum și procedura pentru transferul de documente din arhivele organizației în arhiva de stat sau municipale. Este important ca arhivele, stocarea documentelor electronice trebuie să dispună de echipamente și software-ul adecvat pentru a efectua lucrările necesare: verifica reproductibilitatea documentelor electronice de conversie și migrația, copierea documentelor electronice, etc. precum și arhivari profesioniști cu pregătire specială în domeniul informațiilor. tehnologie.
Ca urmare a acestui subiect descrie procesele de bază de gestionare a documentelor în EDS în cadrul ciclului de viață al documentului, a formulat principiile și cerințele generale pentru EDS, și este o diagramă a clasificării și organizarea afacerilor, stabilește cerințele pentru aplicarea funcțiilor EDS, cerințele pentru suport de informații SED , cerințele privind utilizarea semnăturilor electronice, căutarea de informații și informații și raportarea, cerințele privind monitorizarea informațiilor din ERMS, organizarea stocării informațiilor în ERMS, administrarea și gestionarea autorității în cadrul ERMS, cerințele privind funcționarea ERMS, modelul de model și instruirea utilizatorilor.
Într-o anexă separată la raportul pe această temă descrie compoziția câmpurilor de formulare de intrare (de înregistrare și de control cărți de documente clasificatoare Cartele si directoare, care alcătuiesc sistemul proiectat), oferind identificarea diferitelor grupuri și a documentelor de gestionare pe parcursul întregului ciclu de viață al documentelor în ECM este determinată de o funcțională numirea informațiilor despre documentele incluse în ERMS. În descrierea câmpurilor de intrare de forme oferă posibilitatea de a integra documentul în organizarea sistemului de informații de arhivă, și apoi la sistemul de informații al statului sau arhiva municipală, în cazul în care documentul este supus de stocare permanentă în arhiva corespunzătoare.
Ca urmare, studiul abordărilor de management moderne, clasificarea și stocarea documentelor în format electronic, a formulat conceptul de creare a unui depozit digital al documentelor electronice (TSHED), ca structură instituțională formată în scopul de a crea un spațiu comun al documentelor electronice relevante în mod legal, inclusiv amplasarea lor fizică și pentru a asigura stabilitatea, siguranța, accesibilitatea în cadrul politicii de securitate aprobate.
În prezent, cerințele pentru sistemul funcțional al sistemelor informaționale automatizate definite, efectuat evaluarea tehnică și economică a mijloacelor tehnice, format de software și hardware pentru punerea în aplicare a funcționării sistemelor automate, a făcut dezvoltarea în comun a principalelor direcții și obiective ale implementării EDS și organizațiile de arhivă.
În cadrul lucrărilor comune se intenționează instituirea unor sisteme automatizate de organizare a lucrărilor colective pe proiectele documentelor de management și a documentelor create în cursul activității de cercetare; organizarea de activități educaționale și didactice și metodologice în sistemul de educație și dezvoltare profesională suplimentară; organizarea activității de informare; organizarea lucrărilor site-ului Institutului.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: