Dacă o bază de date existentă nu se deschide, atunci când porniți Access, se va deschide o fereastră de dialog care vă va solicita să creați o bază de date nouă sau să deschideți o bază de date existentă. Selectarea opțiunii Nou bază de date va crea o bază de date goală, în care pot fi adăugate tabele, formulare, rapoarte și alte obiecte.
Pentru a crea o bază de date pentru șabloanele propuse, selectați Wizards, Pages și Database Projects în această casetă de dialog. faceți clic pe OK, apoi faceți dublu clic pe pictograma corespunzătoare șablon de bază de date din fila Baze de date. Specificați numele și directorul pentru baza de date pe care o creați, faceți clic pe butonul Nou. Dacă un fișier existent este deschis când porniți Access, fereastra programului apare pe ecran și fereastra bazei de date se află în interiorul acestuia.
În același timp, puteți lucra numai cu o singură bază de date, deși accesul oferă posibilitatea de a importa / exporta cu alte baze de date. În timp ce lucrați în fereastra Access, aveți posibilitatea să deschideți ferestrele diferitelor obiecte de bază de date
Crearea unei baze de date include câțiva pași:
1) definirea structurii bazei de date. când se stabilește care tabele ar trebui să includă atât relațiile dintre tabele, din care sunt compuse fiecare tabel, ce tip și dimensiune a fiecărui câmp este. Dimensiunea aceluiași câmp în toate intrările este aceeași. Prin urmare, ar trebui să fie suficient să plasați conținutul câmpului în orice înregistrare. În Microsoft Access, există două moduri de a crea un tabel. Pentru a introduce propriile date, puteți crea o tabelă goală. De asemenea, puteți crea o tabelă utilizând datele existente dintr-o altă sursă.
Deoarece tabelele sunt obiecte care vor stoca majoritatea datelor de aplicație, este necesar să se abordeze proiectarea tabelelor cu toată atenția. Dezvoltarea corectă a tabelelor include multe aspecte care merită luate în considerare în profunzime. Mai jos sunt câteva principii de bază pentru elaborarea tabelelor.
2. Nu stocați valori care pot fi ușor calculate din valorile existente. De exemplu, nu este necesar să stocați suma tuturor articolelor într-o comandă de vânzări, deoarece poate fi calculată folosind o formulă simplă.
3. Pentru câmpuri, trebuie să selectați tipul de date corespunzător. Acest lucru va ajuta la reducerea mărimii bazei de date și la creșterea vitezei operațiunilor. Când descrieți câmpul, trebuie să setați tipul de date pentru cea mai mică dimensiune pentru acesta, ceea ce vă permite să stocați datele necesare.
4. În fiecare tabel creat, ar trebui să încercați să includeți o coloană sau un set de coloane ale cheii primare. Cheile primare sunt necesare pentru a stabili unu-la-multe relații între tabele. În plus, multe baze de date suportă constrângeri asupra cheii primare utilizând un index care poate crește semnificativ viteza de căutare și operațiile de sortare. Într-o cheie compusă care include mai multe câmpuri, trebuie să utilizați cât mai multe câmpuri de care aveți nevoie.
Puteți crea o tabelă nouă și puteți defini structura acesteia selectând una dintre opțiunile din fereastra bazei de date din fila Tabel:
sau făcând clic pe butonul Nou (executând comanda de meniu Insert \ Table). În acest din urmă caz, apare o casetă de dialog în care puteți selecta metoda dorită:
Apoi, utilizând expertul, specificați numele tabelului, câmpul cheie și stabiliți linkuri către alte tabele de baze de date.
Când creați o masă prin introducerea datelor, introduceți datele direct în tabelul gol care apare. Când salvați un tabel, Microsoft Access analizează datele și atribuie automat fiecărui câmp tipul și formatul de date corespunzător.
Definiția structurii unei noi tabele atunci când este creată în modul Designer are loc într-o fereastră care are următorul aspect:
Aici pentru fiecare câmp se introduce numele său, tipul de date stocate în câmp (selectate din listă), descriere. care vor fi afișate în bara de stare atunci când acest câmp este selectat în modul Tabel, proprietățile câmpului.
Există următoarele tipuri de date:
· Text (date alfanumerice de până la 255 de caractere),
· Câmp MEMO - texte de până la 65.535 de caractere,
· Monetar cu 4 zecimale,
· Counter - un întreg lung unic generat de Access când creați fiecare intrare nouă,
· Câmpuri logice care conțin numai una din cele două valori posibile, cum ar fi "Da / Nu", "Adevărat / Fals", "On / Off" (1 bit)
· Obiecte OLE - obiecte (de exemplu, documente Microsoft Word, foi de calcul Microsoft Excel, desene, sunete și alte date binare) create în alte programe care utilizează protocolul OLE.
· Expertul de permutare - creează un câmp care vă permite să selectați o valoare dintr-un alt tabel sau dintr-o listă de valori utilizând caseta combo. Când este selectată această opțiune, un expert este pornit în lista tipurilor de date pentru a determina automat acest câmp.
Proprietățile câmpului depind de tipul de date selectat și includ:
· Dimensiunea câmpului - această procedură este utilizată pentru a specifica numărul maxim de caractere care pot fi introduse în câmpul de text și pentru a specifica intervalul și tipul de date numerice pe care aveți dreptul să le introduceți în câmpul numeric.
§ Pentru tipurile de date Text și Memo, utilizatorul poate specifica propriul format;
§ pentru tipurile Numeric, Cash, Counter există un set standard de formate (standard 12345,678, monedă 1,234.56 ruble fix 1234.56, cu separatori de mii 1 234.56, procent 20%, exponențiali);
§ pentru tipul logic Da / Nu, Adevărat / Fals, Pornit / Oprit;
Numărul de zecimale;
· Mască de intrare. care vor fi vizibile la introducerea datelor în acest câmp, de exemplu pentru data (__.__.__);
· Semnătura câmpului - un nume de câmp descriptiv care va fi afișat în formulare și rapoarte;
· Valoare. care este afișat în câmpul implicit;
· Condiție privind valoarea. de exemplu, <100 означает, что значение поля должно быть меньше 100;
· Mesajul de eroare este afișat când valoarea de intrare nu satisface condiția cu valoarea;
· Câmp obligatoriu - specifică intrarea datelor solicitate
· Liniile goale - introducerea unui șir gol introduceți o pereche de cotații directe ("") înseamnă "este cunoscut că valoarea lipsește".
· Câmpul indexat definește construcția câmpului index.
Puterea bazelor de date relaționale este că, cu ajutorul acestora, puteți găsi rapid și puteți conecta datele din diferite tabele folosind interogări; formulare și rapoarte. Pentru a face acest lucru, fiecare tabel trebuie să conțină unul sau mai multe câmpuri care identifică în mod unic fiecare intrare din tabel. Aceste câmpuri sunt numite câmpurile cheie ale tabelului. Dacă sunt indicate câmpurile cheie pentru tabel, procesorul bazei de date (în Access - Microsoft Jet) împiedică duplicarea sau introducerea valorilor null în câmpul cheie.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: