Prelucrarea științifică și tehnică a documentelor și procedura de întocmire a unui inventar al cazurilor

Procesarea științifică și tehnică a documentelor și procedura de întocmire a unui inventar al cazurilor. Comisia de experți

Procesul de prelucrare științifică și tehnică a documentelor care urmează să devină arhivă este cel mai voluminos și include mai multe etape:







Caracteristicile procesării științifice și tehnice a documentelor:

  1. După cum știți, volumul de documente poate fi uriaș. Este necesar să se respecte cu strictețe dreptul de proprietate asupra documentelor în dosarul nomenclator, să se observe sistematizarea documentelor în cauză și să nu se depășească domeniul de aplicare acceptat al cazului de peste 250 de pagini sau 4 cm din grosimea volumului. Cu astfel de reguli simple, nu este nevoie să re-căutați documente.
  2. Înregistrările care nu au fost luate în considerare anterior sau cazurile detectate în cursul anului de serviciu sunt necesare pentru înregistrarea rezultatelor prin actul relevant. Este posibil să se identifice cazurile neprevăzute în cursul verificării disponibilității și stării afacerilor fondului, atunci când sunt examinate nu numai dosarele de arhivă, ci și verificarea efectivă a fiecărui caz.
  3. Înregistrarea rezultatelor procesării științifice și tehnice a cazurilor prin crearea unui aparat științific și de referință sub forma unei secțiuni anuale a inventarului cazurilor de depozitare permanentă, în ceea ce privește personalul, conturile personale. După ce inventarele sunt aprobate în arhiva statală a subiectului, inventarul ar trebui să fie înscris în registrul stocurilor.

La elaborarea unei liste de cazuri, sunt îndeplinite următoarele cerințe:

  • rubricile de cazuri sunt înregistrate în inventar în conformitate cu schema de sistematizare adoptată pe baza nomenclatorului de cazuri;
  • fiecare caz este înscris în inventar în conformitate cu un număr de serie separat (în cazul în care este format din mai multe volume (părți), fiecare este (parțial), inclusiv faptul că a generat într-o anexă separată în proces se înscrie în registru sub un număr separat);
  • ordinea numerotării cazurilor din inventar este brută;
  • procedura de atribuire a numerelor în descrierile diviziunilor structurale se stabilește în acord cu arhiva;
  • Dulapurile din inventar sunt completate exact conform informațiilor de pe coperta casetei;
  • atunci când face un rând în inventarul de cazuri cu același titlu scris în titlu plin de primul caz, și toate celelalte cazuri omogene indicate prin cuvintele „aceleași“, cu alte informații despre afacerile inventarului se efectuează integral (la fiecare foaie de inventar titlu nou este reprodus în întregime);
  • Mai multe probleme din inventar sunt introduse în ordinea numerelor de volum. În acest caz, numele primului volum este scris în inventar, iar numele tuturor celorlalte volume, dacă sunt plasate pe o singură pagină, sunt indicate de cuvintele "Același". Dacă numele casetei cu volum multiplu se îndreaptă către următoarea coloană, atunci titlul cazului trebuie repetat complet. Când ultimul volum este adăugat la inventar după numărul volumului, se adaugă cuvântul "Ultim".
  • În inventarul dintre numele (titlurile) cazurilor, este lăsat un interval de cel puțin 1 cm.
  • Contele de inventar „Note“ este folosit pentru a ștampila admiterea afacerilor, în special starea lor fizică, să transfere cazuri la alte unități de afaceri cu referire la actul, prezența copiilor, etc.
  • La sfârșitul inventarului după ultimul articol descriptiv este umplut cu înregistrarea finală, care prevede (în cifre și litere) numărul de cazuri care sunt înregistrate în conformitate cu inventarul, primul și ultimul număr de cazuri în inventar, precum și specifică enumerarea specială a cazurilor în inventar (literal și a ratat numere).
  • Aprobarea inventarelor în Comisia de experți a organizației, care este stabilită pe baza Regulamentului privind Comisia de experți:






Se creează comisia de experți:

  1. Ordinul șefului organizației de la numărul celor mai calificați angajați în număr de cel puțin trei persoane.
  2. CE a organizației include în mod necesar șeful arhivei sau persoana responsabilă de arhivă.
  3. Este recomandabil să se includă în CEC un reprezentant al unei instituții de arhivă pentru care organizația este sursa de achiziție.
  4. Președintele CEC (CE) este numit unul dintre managerii de top ai organizației, care supraveghează problemele de evidență și arhivă.

Examinarea valorii documentelor în organizație se efectuează:

  1. în evidența contabilă - în elaborarea nomenclatoarelor de cazuri, în procesul de formare a cauzelor și în pregătirea cazurilor de transfer în arhivă;
  2. în arhivă - în pregătirea transferului de cazuri pentru depozitare permanentă

Este necesar să se facă informații istorice cu privire la fond. În cazul în care certificatul este deja disponibil, puteți actualiza, adăugați cele mai recente informații despre proprietarii originali, componența documentelor fondului reflectă orice informații despre proprietarul documentelor, circulația lor, în special a documentelor și app.1. Prima secțiune - povestea proprietarilor originali - include profile de condițiile istorice de apariție a organizației, numele organizației a predecesorului, în ordine cronologică toate reorganizările, inclusiv următoarele informații:

  • data creării, transformării și lichidării organizației cu referire la acte legislative sau documente administrative; numele organizației succesorale;
  • sarcinile și funcțiile organizației și schimbările lor;
  • domeniul de activitate al organizației, componența sistemului de organizații subordonate;
  • locul de organizare în sistemul aparatului de stat, viața economică, social-politică, culturală și de altă natură;
  • schimbări în numele și subordonarea organizației;
  • structura organizației și schimbările acesteia.

2. A doua secțiune - istoricul fondului - include următoarele informații:

  • data primei primiri a documentelor fondului în arhivă, volumul și termenele acestora;
  • schimbări în componența și volumul fondului și cauzele acestuia (examinarea valorii, pierderii, perioadelor nedocumentate);
  • gradul de păstrare a documentelor;
  • caracteristicile formării, descrierii și sistematizării documentelor, informații privind disponibilitatea documentelor care depășesc limitele cronologice ale fondului;
  • informații privind disponibilitatea documentelor fondatorului (inclusiv despre personal), care fac parte din alte fonduri sau arhive, precum și locurile de stocare ale acestora;
  • informații privind disponibilitatea documentelor altor organizații sau persoane (incluziunea stocurilor);
  • compunerea sistemului de referință științific la fond.

3. A treia secțiune cuprinde o descriere generalizată a fondului privind compoziția și conținutul documentelor în general și grupuri individuale de documente; informații privind disponibilitatea documentelor care depășesc cadrul cronologic al fondului, aparatul științific și de referință al fondului, tipurile de suporturi de informații.







Articole similare

Pagina anterioară

Pagina următoare

Trimiteți-le prietenilor: