Cum se creează și se protejează bugetul pentru personal? Care sunt costurile de înscriere în buget pentru recrutare? Cum să convingeți conducerea să aloce fonduri pentru selectarea personalului? Răspundem la aceste întrebări și la alte întrebări privind planificarea costurilor de recrutare.
Poate că calculele tale vor conduce managementul companiei într-o anumită uimire: chiar și o simplă selecție de specialiști obișnuiți costă bani! Tentația de a reduce personalul este mare. Sarcina dvs. este de a arăta din ce sunt compuse aceste cheltuieli și, în termeni de numere, de a convinge conducerea că sunt justificate din punct de vedere economic. La urma urmei, dacă este nevoie de un expert și nimeni nu îl caută, aceasta duce la pierderi și mai mari pentru companie. Concentrați-vă pe modul în care minimalizați costurile.
Pentru a planifica corect selectarea personalului, a calcula costurile pentru acesta și a obține toate argumentele necesare pentru a proteja acest articol din bugetul resurselor umane, vom lua șase pași.
Pasul 1. Stabiliți câți angajați trebuie selectați
Trebuie să se identifice nevoia atât a personalului permanent, cât și a celor temporari. Pentru a planifica numărul de angajați permanenți, verificăm numărul de locuri vacante care urmează să fie închise anul viitor, în conformitate cu cererile de selecție primite de la managerii de linie. Nu poate fi exclus ca unul dintre ei să uite să se aplice. Prin urmare, discutați cu fiecare dintre managerii de linie, întrebați dacă planifică în viitor selectarea unui nou personal.
De asemenea, verificați cu directorul general, nu înseamnă dacă societatea este de a extinde afacerea, pentru a deschide noi servicii sau departamente sau filiale și reprezentanțe. În cazul în care astfel de planuri, trebuie să știți cât de mult intenționează să mărească producția sau furnizarea de servicii, precum și pentru a afla, de exemplu, general sau director comercial, va introduce o nouă structură sau extinderea vechi, cât de mulți angajați noi de așteptat să accepte.
Când planificați selectarea angajaților în bugetul pentru resurse umane, asigurați-vă că cereți directorilor departamentelor și serviciilor să vă indice volumul de lucru planificat pentru anul următor. Este necesar să înțelegeți dacă acest volum va crește sau nu și, în consecință, să anticipați recrutarea de personal. În plus, datele privind volumul de muncă de care aveți nevoie pentru a calcula numărul necesar de angajați pe baza sarcinii medii pe persoană. Făcând astfel de calcule, puteți vedea în care departamente există persoane suplimentare sau, dimpotrivă, personalul nu este suficient.
Citiți pe subiect în jurnalul electronic
Directorul general a spus că prin decizia Consiliului de Administrație anul viitor este planificată creșterea profitului companiei cu 20%. Nu este posibilă crearea unor noi unități structurale. Producția va fi extinsă, iar serviciul de vânzări va fi mărit. Apoi, după ce a primit aprobarea directorului general, directorul resurselor umane sa adresat șefilor diviziilor și le-a cerut să evalueze cât de mult ar trebui să crească personalul. Conform estimărilor, cu 15%. Din moment ce în aceste unități există un total de 720 de angajați, prin urmare, 108 angajați vor trebui să fie acceptați. Această cifră HR-director și a contribuit la bugetul în costul de recrutare a personalului.
Includeți în plan această sumă și calculați costul selecției. În plus, nu se poate ignora faptul că unii angajați vor fi concediați, iar vacanțele vacante vor trebui completate prompt. Luați ca bază numărul mediu de disponibilizări din anii precedenți. Puteți să-l calculați singuri - să rezumați numărul de concedieri în ultimii doi sau trei ani și apoi să vă împărțiți după numărul de ani. Dacă este necesar, calculați cifra medie nu pentru întregul an, ci pentru trimestre. Includeți indicatorul rezultat în planul de selecție.
Pentru a ghici câte angajați temporari va trebui să alegeți, analizați:
Continuând, planificați personal temporar. De exemplu, în concediul de maternitate aveți 7% din angajați și nu vor pleca până anul viitor. În plus, în timpul epidemiei de gripă, 10% dintre angajați sunt de obicei absenți timp de patru săptămâni.
Totuși, anul viitor, compania nu intenționează să reducă producția. Dimpotrivă, se preconizează o creștere a producției în timpul creșterii sezoniere a cererii pentru aceasta cu 6%. Acest lucru înseamnă că trebuie să selectați personal temporar, nu numai pentru cei care sunt în concediu de maternitate sau în concediu medical, dar și o sumă suplimentară pentru perioada de creștere a cererii.
În anumite situații, puteți calcula numărul de personal necesar, pe baza volumului total de muncă și cât timp este nevoie ca un angajat să își îndeplinească o sarcină.
Compania, specializată în producția de produse din pește, a decis să-și deschidă departamentul de vânzări într-o filială din St. Petersburg. Directorul HR a trebuit să calculeze câți angajați ar fi necesari pentru sucursală. Volumul de vânzări planificat pentru acest an este de 256 de tone de produse, pentru implementarea sa va trebui să se stabilească aproximativ 1590 de conturi. Pentru a determina numărul de angajați, directorul HR a avut ca bază activitatea departamentului de vânzări al sediului central. Acolo, în cursul anului, au fost emise 2976 de conturi de către patru angajați. Acum trebuie să determinăm câte conturi au fost contabilizate pe angajat pe zi. Au existat trei conturi (2976 conturi, 242 zile lucrătoare pe an, 4 angajați). Dacă luăm acest indicator drept normă pentru sucursala din St. Petersburg, numărul angajaților va fi egal cu două (1590 conturi, 242 zile lucrătoare, 3 conturi pe zi).
Depinde de ce va fi costul selecției. Cu cât căutarea este mai lungă, de exemplu, managerul unei anumite unități, cu atât mai multe costuri. În special, salariul unui recrutor.
Dacă începeți să căutați un angajat prea devreme, puteți obține că o veți accepta și nu este nimic de descărcat imediat. Dacă este prea târziu, poate deteriora munca unității, care va rămâne mult timp fără un angajat. Într-un cuvânt, este necesar să se înceapă selecția, astfel încât angajații angajați să vină la lucru până când sunt într-adevăr necesari.
Termenul de selecție depinde de cine căutăm. Cu specialiști și candidați rare pentru funcții de conducere, este de obicei nevoie de mult timp pentru a negocia. Uneori, ele trebuie să fie înlăturate din firmele concurente - aceasta este o metodă lungă și costisitoare, deoarece adesea necesită implicarea agențiilor. Puteți stabili termenii pentru găsirea specialiștilor potriviți, după cum se arată în Tabelul 1.
Tabelul 1. Condițiile de selecție a personalului
Pasul 3. Selectați metodele de căutare corespunzătoare
Tabelul 2. Metode de căutare și costuri ale angajaților
Pasul 4. Luați în considerare costurile managerilor de resurse umane
În primul rând, este necesar să se înțeleagă dacă nu va fi necesar să se mărească personalul de recrutare pentru a oferi companiei în timp util noi angajați la nivelul profesional necesar.
Pentru a face acest lucru, calculăm mai întâi numărul de angajați noi pe care fiecare manager îl ia în medie. Utilizați datele timp de șase luni. Rezumați numărul total de angajați selectați, împărțiți numărul rezultat cu numărul de luni și apoi numărul de angajatori. Să presupunem că, timp de șase luni, s-au acceptat 64 de angajați noi. Aveți doi administratori de recrutare în stat, prin urmare, fiecare are cinci angajați pe lună. Să luăm asta ca regulă. Acum, calculăm câți angajați vor trebui să aleagă fiecare manager pe baza noilor sarcini sporite în anul următor (Tabelul 3).
Tabelul 3. Calculul sarcinii pentru un manager de selecție
Așa cum vedem din calcul, anul viitor încărcătura pentru recruiterul fiecărei companii va crește de la 5 posturi vacante la 13,5 (aproape de trei ori). Dar acest lucru nu înseamnă că este necesar să crească numărul de manageri de trei ori.
Presupunând că costul unui recruiter (601 200 rub.) Sunt comparabile cu costul de un alt angajat nou, se dovedește că costul de experți, care se va angaja (163), constituie 97,995,600 ruble.
Recrutorul, care, pe lângă angajații obișnuiți, selectează și șefi de departamente, precum și specialiști rare, încearcă să nu crească semnificativ încărcătura. Altfel, calitatea selecției va scădea, iar recrutorul nu va putea să efectueze planul așa cum este programat.
Pasul 5. Rezumați toate costurile de recrutare și formarea unui buget pentru selecție
Costul angajării de noi angajați se calculează prin formula.
(СН) = РР + ОА + РБ + ЗР + ПС + 10%. în cazul în care:
CH - costul angajării;
OA - plata pentru serviciile de agenție (dacă este implicată);
RB este un bonus de trimitere (dacă angajați personalul la recomandarea angajaților și le plătiți o taxă pentru acest lucru);
RR - costul salariilor pentru recrutorii;
PS - costul înregistrării informațiilor despre locurile vacante pe site-uri speciale;
Dacă trebuie să calculați costul angajării unui angajat, suma pe care trebuie să o împărțiți doar cu numărul de angajați selectați: 638000. 5 = 127.600 ruble.
În cazul în care prețul este prea mare, căutați opțiuni alternative: de exemplu, să utilizați cât mai puțin serviciile agențiilor și să creșteți adesea angajații acestora.
Directorul de resurse umane al firmei de audit a decis să calculeze cât de mult ar costa să găsească un contabil asistent prin agenție. Pentru serviciile sale, a cerut 350 y. adică (1 US $ = 1 USD) și a promis că va găsi un candidat potrivit timp de două zile. Costul zilei de lucru a unui specialist este de 82 de ani. e. timp de două zile - 164 y. e. Toți împreună - 514 y. e. Dacă selectați un asistent contabil prin Internet cu un manager de personal pentru selecție, va dura cel puțin o săptămână. Costul managerului va fi de 320 ani. e. (salariul său este de 1400 cu, prețul unei zile este de 64 cu, înmulțit cu cinci zile lucrătoare). Plasarea unui loc de muncă pe site costă 70 USD. e. Dacă te uiți nu numai la CV-urile care vin la postul vacant, dar în general disponibil în baza de date a site-ului, trebuie să plătești 5 y. e. pentru 10 CV - 50 y. e. Costul total al acestei metode este de 440 y. e. Desigur, mai puțin decât serviciile agenției. Dar în agenție mai repede. Prin urmare, directorul resurselor umane a contactat agenția.
Desigur, trebuie să combinați diferite căi de căutare în funcție de locul vacant. Rezumăm toate datele într-un singur tabel (tabelul 4).
Tabelul 4. Bugetul pentru selectarea personalului pentru trimestru (fragment)
Pasul 6. Protejați bugetul înainte de conducere
Pregătește argumente pentru a justifica calculele dvs. în fața consiliului de administrație. Trebuie să fie puternice și convingătoare.
Argumentul 1. Selectarea personalului este planificată pe baza obiectivelor companiei. Subliniați că ați continuat planurile de afaceri și aplicațiile managerilor de linie. În plus, ia în considerare numărul mediu de concedieri.
Fără îndoială, trebuie să fie cheltuite selecția angajaților, dar valoarea acestor cheltuieli nu este comparabilă cu pierderile pe care compania le poate suporta din cauza lipsei de specialiști necesari. Dați un exemplu convingător. Să presupunem că un recrutor alege doi directori de vânzări. Producția programată a fiecărui - 10-15 tranzacții de cumpărare și vânzare pe lună pentru suma de 50 000 - 100 000 de ruble. Astfel, împreună furnizează veniturile companiei în valoare de la unu la trei milioane de ruble.
Argumentul 2. Numarul de manageri din selectie este minim, bazat pe faptul ca nevoia de personal nu scade de la an la an, dar creste. În același timp, creșterea cererii este înaintea creșterii numărului de angajați ai managerilor de selecție. Folosind datele din Tabelul 4, arată că sarcina pe recrutor se va tripla, dar intenționați să acceptați doar unul sau doi noi administratori de recrutare. Și dacă nu sunt atrași, alegerea noilor angajați va fi mai lentă și este probabil că nu toți angajații noi vor apărea în companie la momentul potrivit. Și aceasta este o pierdere financiară pentru angajator.
Argumentul 3. Costul selecției este minimizat. Acordați atenție conducerii companiei pe care intenționați să o reduceți, numind angajați de conducere cu experiență și calități de conducere la funcțiile de conducere. Numai pozițiile specialiștilor vor rămâne, care sunt mai ușor de selectat. Pentru a face acest lucru, nu costă prea mulți bani, deoarece selecția este făcută de forțele recrutatorilor săi. Dacă absolvenții instituțiilor de învățământ superior, care au fost instruiți de dvs., și-au exprimat dorința de a veni în poziția, acesta este și un factor suplimentar de economisire a banilor.
Costurile de personal reduc profitul impozabil al companiei
În plus, atenție: autoritățile fiscale solicită ca costurile să nu fie în zadar. Cu alte cuvinte, trebuie să angajezi pe cineva. Dacă ați plătit agenția, dar, ca rezultat, nu a fost angajat un singur candidat prezentat de această agenție, inspectorii fiscali nu vor include plăți în cheltuieli, deoarece vor fi considerate nejustificate din punct de vedere economic.
Luați în considerare scăderea sau creșterea activității pe piața forței de muncă
Depinde de aceasta, dacă există o mulțime de specialiști pe piață și cât timp veți căuta personal, ceea ce înseamnă cât de mult veți cheltui bani. Fără îndoială, aceasta afectează selecția și starea economiei din lume și din țară (căderea piețelor bursiere, scăderea activității clienților). Dacă lucrurile nu merg bine în economie, trebuie să vă gândiți cu atenție dacă într-adevăr este nevoie de noi angajați.
Un fapt interesant
Institutul din Saratoga (SUA) a studiat practica de recrutare a personalului timp de zece ani. Sa constatat că raportul dintre numărul de agenți de recrutare a întreprinderilor și numărul de cereri de selecție pe care le-au dat poate varia de la 1: 3 la 1: 100.
Cu toate acestea, aceasta nu înseamnă că toate aceste aplicații sunt executate rapid. În cazul în care expertul privind selecția efectuează întreaga gamă de activități asociate cu selecția (nu vizionează doar CV-uri, dar, de asemenea, conduce interviuri, organizarea de întâlniri ale candidaților cu liderii), procesul de trei revendicări el poate, în principiu, dar șapte - este limita. Și zeci de aplicații nu pot fi spuse. Prin urmare, în interesul angajatorului de a avea un personal de recrutori la fel de mult ca ai nevoie pentru selectarea rapidă a angajaților. Economiile în manageri de recrutare se transformă în costuri și downtime pentru companie. Încercați să o aduceți la conducerea companiei.
O. Rymkevich, Director de resurse umane al PM Standard
Citiți articole pe tema:
Anunțuri privind problemele viitoare
Trimiteți-le prietenilor: