Organizare de contabilitate si arhiva
Orice afacere pentru o funcționare reușită necesită organizarea implementării sale. Acest lucru este direct legat de contabilitate. Contabilitatea are o structură complexă și eterogenă, un conținut diferit și calendarul punerii în aplicare a listei de lucru, nevoia de combinația armonioasă a acestora pentru a asigura unitatea sistemului, combinat cu controlul funcțiilor de contabilitate, necesitatea de a merge într-o singură raportare.
Nu există norme uniforme pentru determinarea numărului de angajați din fiecare departament contabil și repartizarea responsabilităților între acestea.
Numărul total al personalului contabil este, de obicei, determinat pe baza complexității activității contabile sau a priori și este stabilit, de asemenea, de către departamente, sectoare și grupuri contabile.
Atribuțiile dintre contabilii din cadrul departamentelor sunt distribuite cu o orientare spre obiectul contabil sau la locul de desfășurare a operațiunilor. Astfel, în departamentul de material pentru fiecare contabil, se fixează anumite depozite sau tipuri de valori materiale, în sectorul de calcul și în sectorul de producție - magazine, departamente și servicii, în grupul financiar - tipuri de operațiuni etc.
Este foarte important să se țină cont de caracteristicile psihologice ale unui anumit angajat atunci când se atribuie responsabilități în departamentul contabil. De exemplu, un contabil non-telecomunicații poate fi un specialist excelent în sectorul de producție sau în departamentul de mijloace fixe și imobilizări necorporale, însă în ceea ce privește calculul, poate avea probleme serioase în relația cu personalul.
Pentru un rezumat al diferitelor tipuri de operațiuni contabile într-o singură unitate, asigurând uniformitatea performanței lor pe parcursul perioadei de raportare este un program special, care pentru departamentele de contabilitate și unii dintre angajații săi sunt specificate prezentarea documentelor primare, mashinogramm, alte evidențe contabile, precum și forme de raportare internă și externă .
Pentru funcționarea clară și eficientă a serviciului contabil în contextul relațiilor sale complexe cu toate părțile și aspecte legate de funcționarea organizației, reglementarea internă a activităților sale este importantă. În acest scop, se recomandă elaborarea și aprobarea Regulamentului privind contabilitatea de către conducătorul întreprinderii. Acesta definește rolul și locul serviciului contabil în structura organizatorică a aparatului de conducere, subordonarea acestuia, principalele sarcini și funcții ale departamentului contabil, drepturile, îndatoririle și responsabilitățile acestuia, structura organizatorică internă, indicatorii de evaluare a performanței și formularele de stimulare.
O sarcină importantă a organizării contabilității este aceea de a oferi condiții favorabile funcționării normale a personalului contabil. Activitatea personalului contabil constă într-un complex de operațiuni tehnice creative, logice și auxiliare. Aceasta este în principal activitate intelectuală, care necesită concentrare, atenție, punctualitate și exactitate. Condițiile de muncă afectează productivitatea muncii, calitatea contabililor care își îndeplinesc sarcinile, gradul de oboseală, satisfacția față de muncă.
Pentru contabilitate, trebuie să plasați în aceeași clădire cu direcția companiei, situată în apropierea producției principale. Toate unitățile sale sunt situate de obicei într-un singur loc în camere mari, la etajele inferioare sau în camere separate pentru 2-3 persoane. În birouri separate există angajați care primesc continuu vizitatori: contabilul-șef, șeful departamentului de decontare, casierul. Cele mai acceptabile pentru lucru sunt camerele dreptunghiulare, a căror lungime depășește lățimea nu mai mult de două ori. Rata suprafeței pe angajat în birourile administrative este de cel puțin 3-5 metri pătrați.
Premisele pentru contabilitate ar trebui să fie amplasate acolo unde există suficientă lumină naturală, umiditate normală și temperatură, nu interferează cu zgomotul produs. Iluminarea de 300 lux este considerată normală. Dacă vârsta angajatului este mai mare de 50 de ani, această normă ar trebui să fie mărită. Iluminarea sub nivelul de 20-30% este considerată inacceptabilă. Temperatura cea mai favorabilă în cameră este 18-20 ° C, umiditate 60-70%. Nivelul de zgomot nu trebuie să depășească 45-50 dB.
Lista de cerințe ergonomice de bază care asigură condiții normale de lucru pentru angajații înregistrați este prezentată în tabelul nr. 5
Lista cerințelor de bază pentru organizarea locului de muncă al contabilului
Contabilul își petrece majoritatea orelor de lucru la o masă recomandată a fi plasată perpendicular pe fereastră sau astfel încât lumina să cadă pe partea stângă. Așezați contabili în cameră, de preferință în conformitate cu căile de circulație a documentelor și a registrelor. Tabelele de angajați asociate unei singure locuri de muncă ar trebui plasate una lângă alta. Pasajul dintre mese trebuie să fie de cel puțin 55 cm.
Înălțimea de masă recomandată - 3/7 de creștere umană, scaun - 2/7 creștere. Cutiile din tabele ar trebui să permită găsirea de dosare cu documente în poziție verticală.
O parte din organizarea internă a contabilității este ordinea zilei de lucru a departamentului contabil. Direct în departamentul contabil, vizitatorii sunt recomandați să ia în a doua jumătate a zilei de lucru și să facă pauze generale de lucru timp de 10-15 minute, una dimineața și două în a doua. Este de dorit să combinați o pauză de masă cu odihnă activă (plimbări pe odihnă proaspătă, gimnastică). Timpul de prânz pentru lucrătorii contabili nu ar trebui să coincidă cu pauza de prânz a lucrătorilor.
O parte integrantă a activității contabile este organizarea arhivei contabile.
Documentele contabile prelucrate pot fi stocate atât în organizație cât și în instituții speciale - arhive publice și private. Problema alegerii unei locații de depozitare este stabilită de conducerea întreprinderii. Procedura de păstrare a documentelor contabile direct în cadrul organizației este stabilită de contabilul-șef.
De obicei, documentația primară, registrele contabile, rapoartele contabile și balanțele sunt păstrate în primii 2-3 ani direct în departamentul contabil, într-o încăpere specială sau în dulapuri închise sub responsabilitatea persoanelor autorizate de contabilul-șef. Apoi sunt transferate în arhiva întreprinderii sau în arhivele de stat și private.
Pentru unele tipuri de documentație primară, reglementările privind contabilitatea și impozitarea prevăd o comandă specială de sistematizare și stocare. De exemplu, facturile primite de la furnizori și celelalte copii ale facturilor trimise de întreprindere cumpărătorilor ar trebui să fie stocate în dosare speciale în înregistrările de vânzări și cumpărare. Formularele și documentele de răspundere strictă trebuie să fie păstrate în seifuri, dulapuri metalice sau încăperi speciale pentru a se asigura siguranța lor maximă.
Procedura de stocare a documentelor primare și de ieșire pe suporturi de citire automată este definită în regulamentele și orientările relevante care reglementează contabilitatea în contextul automatizării procesării informațiilor economice.
În cazul în care conducerea companiei a decis să țină evidențe contabile în instituții publice sau private de arhivă, este un contract cu serviciile cu plată. Contractele standard, cu diviziuni teritoriale Rosarkhiv stipulând necesitatea unei verificare periodică a statutului arhivelor societății, și acordul pentru distrugerea documentelor după perioada de depozitare. Pentru instituțiile de arhivă private, este necesară o licență pentru a desfășura acest tip de activitate. De obicei, ele nu numai că stochează, ci și distrug documentele cu perioada de siguranță expirate. În cazul în care lichidarea societății fără succesor de drept al tuturor documentelor referitoare la personal (cartele index, conturi personale, etc.), precum și documentația cu privire la care termenul de valabilitate nu a expirat, este necesar să se predea oficiul teritorial al Arhivă de stat. Documentele constitutive ale organizației lichidate sunt, de asemenea, transferate acolo.
Responsabilitatea pentru siguranța documentelor primare, a registrelor contabile, a rapoartelor contabile și a soldurilor din evidența contabilă și arhivele societății, pentru transferarea în timp util a acestora către o instituție de arhivare este suportată de contabilul-șef. Eliberarea acestei documente din arhiva întreprinderii către angajații celorlalte subdiviziuni structurale nu este permisă, de regulă. În unele cazuri, documentația se eliberează numai prin ordin al contabilului-șef.
Retragerea documentelor primare, registre contabile, rapoarte contabile și soldurile pot fi efectuate organele de anchetă, anchetă preliminară, urmărirea penală și instanțele pe baza deciziilor acestor organisme, în conformitate cu dreptul procedural aplicabil. Retragerea este întocmită printr-un protocol, al cărui exemplar este predat funcționarului întreprinderii printr-o chitanță. În prezența reprezentanților organismelor care realizează retragerea, funcționarii relevante ale întreprinderii pot face copii ale documentelor confiscate care indică motivul și data retragerii.
În cazul retragerii volumelor incipiente de documente (nu capsate, nu numerotate, etc.), cu permisiunea și în prezența reprezentanților crizelor care efectuează, funcționarii relevante ale întreprinderii, instituțiile pot finaliza formarea volumului (lista face, liste numerotate, legat, pentru a sigila , asigurați-vă cu semnătura lui).
Legislația fiscală actuală prevede răspunderea pentru siguranța înregistrărilor contabile. Dacă acestea lipsesc sau lipsesc, societatea trebuie să plătească o amendă în următoarele sume:
- 5000 de ruble. dacă nu există documente contabile referitoare la o singură perioadă fiscală;
- 15 000 frecați. dacă nu există documente pentru mai multe perioade fiscale;
- 10% din suma taxei neplătite, dar nu mai puțin de 15.000 de ruble. dacă absența documentelor a condus la subestimarea bazei de impozitare.
Sancțiunile nu se aplică în cazul în care întreprinderea dovedește că pierderea documentelor a avut loc din cauza forței majore, de exemplu ca urmare a dezastrelor naturale. În toate cazurile de pierdere sau pierdere a înregistrărilor contabile, șeful întreprinderii trebuie să numească o comisie pentru a determina motivele pierderii documentelor. Dacă este necesar, reprezentanții agențiilor de aplicare a legii și supravegherea de stat a incendiilor sunt invitați să participe la lucrările comisiei. Rezultatele activității comisiei sunt formalizate printr-un act aprobat de șeful organizației.
Cauza pierderii sau distrugerii prin foc a documentelor contabile este considerată bună, a scăpa de pedeapsa în cazul în care actul va indica faptul că încăperea în care documentele au fost echipate cu sistem de securitate și de alarmă de incendiu. Pentru a acționa trebuie să fie aplicată pentru a iniția o anchetă de poliție în furtul cauzei penale sau de a ajuta la departamentul de pompieri cu privire la incidentul de foc și consecințele sale.
Prin actul creat prin ordinul privind întreprinderea comisiei, ele întocmesc și distrug sau predau documentația cu data valabilității expirate. Alte documente primare, registre contabile, rapoarte contabile și solduri sunt supuse transferului obligatoriu în arhivă. Înainte de a fi transferate în arhiva întreprinderii, aceștia trebuie să fie păstrați în departamentul contabil într-o sală specială sau într-un dulap, sub responsabilitatea persoanelor autorizate de contabilul-șef.
Formele de raportare strictă sunt stocate în seifuri, dulapuri metalice sau spații speciale care asigură securitatea. Documentele primare ale lunii curente referitoare la un anumit registru contabil sunt completate în ordine cronologică și însoțite de un certificat din arhiva întreprinderii.
Ordinele de numerar, rapoartele anticipate, extrasele bancare cu documentele primare referitoare la ele trebuie transmise în ordine cronologică și interconectate.
Documente necesare pentru scopuri practice pentru o perioadă de până la cinci ani, sunt stocate în asociațiile de contabilitate arhivă, întreprinderi, și apoi distruse fără permisiunea distrugerii de arhivă. Documentele cu valoare științifico-istorică și practică, supuse depozitării permanente, sunt transferate în arhiva statului. Documentele de arhivă sunt de obicei stocate în dosare (fișiere) cu o subdiviziune de nume de registru. În interiorul dosarului, documentele sunt aranjate în ordinea în care sunt scrise într-un registru sau altul.
Termenul de valabilitate a documentelor primare, registre contabile, rapoarte contabile și bilanțuri în arhiva întreprinderii, instituției determinate de Arhiva Departamentul principal de activitate al Federației Ruse, dar nu mai puțin de 5 ani. Planul de conturi și alte documente ale politicii contabile, proceduri de codificare, masina de program de prelucrare a datelor trebuie să fie păstrate cel puțin 5 ani după anul fiscal în care au fost utilizate pentru întocmirea situațiilor financiare pentru ultima oară de lucru.
Păstrarea documentelor primare, a registrelor contabile, a rapoartelor contabile și a soldurilor, înregistrarea și transferul acestora în arhivă este asigurată de contabilul-șef al întreprinderii, instituție.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: