Etapele procesului de control și sarcinile acestora
În procesul de control, există trei etape distincte: elaborarea de standarde și criterii, compararea cu ele a rezultatelor reale și adoptarea acțiunilor corective necesare. În fiecare etapă se implementează un set de măsuri diferite.
Stabilirea standardelor este prima etapă a unei proceduri de control care demonstrează cât de aproape, în esență, sunt combinate funcțiile de control și planificare. Standardele sunt obiective specifice ale căror progrese pot fi modificate. Alegerea și definirea lor este dată cu o mare importanță, iar acest lucru nu este accidental, deoarece amploarea lor este un punct de referință important pentru fiecare organizație. Aceste obiective ies în mod explicit din procesul de planificare. Toate standardele utilizate pentru control trebuie selectate din multiple obiective și strategii ale organizației.
Obiectivele care pot fi utilizate ca standarde de monitorizare se disting prin două caracteristici foarte importante. Acestea se caracterizează prin existența unui interval de timp în care trebuie să se lucreze și a unui criteriu specific în raport cu care se poate evalua gradul de performanță al lucrării. Un criteriu specific și o anumită perioadă de timp se numesc indicatori de performanță. Indicatorul de performanță determină cu exactitate ce trebuie realizat pentru atingerea obiectivelor. Astfel de indicatori permit managementului să compare lucrarea reală cu lucrarea planificată și să răspundă la următoarele întrebări: "Ce trebuie să facem pentru a atinge obiectivele planificate? Și ce a mai rămas?
Organizațiile au numeroase obiective care sunt dificil sau chiar imposibil de măsurat cu indicatori și cifre cantitative. De exemplu, cum ar fi crearea unui climat favorabil în echipă, îmbunătățirea sistemului de relații verticale de putere, satisfacția profesională, o atitudine mai atentă față de parteneri etc. În astfel de cazuri, companiile recurg adesea la identificarea punctelor de vedere ale forței de muncă, efectuarea de sondaje, interviuri și utilizarea contoarelor indirecte, mai degrabă decât directe. De exemplu, starea climatului moral într-o echipă poate fi evaluată prin numărul de situații conflictuale sau de conflicte de muncă, gradul de satisfacție profesională - dinamica disponibilizărilor etc. atunci standardele vor dobândi o dimensiune cantitativă. Natura condiționată a acestor măsurători este evidentă, deoarece mulți indicatori pot influența acești indicatori, inclusiv cei care nu sunt direct legați de standarde. De exemplu, un nivel scăzut de disponibilizări poate fi rezultatul unui nivel ridicat al șomajului, iar scăderea numărului de conflicte sau conflicte de muncă poate reflecta situația de teamă de a pierde o singură oportunitate de angajare etc.
Natura subiectivă a unor astfel de ținte complică procesul de comparare, control și necesită o mare aptitudine din partea managerului pentru a identifica adevăratele cauze ale abaterilor observate. Dar chiar și cu toate deficiențele contoarelor indirecte, acestea sunt necesare, deoarece vă permit să urmăriți procesele și corectați în timp abaterile. Și acest lucru este mai bine decât luarea deciziilor atunci când toate consecințele negative ale schimbărilor necontrolabile s-au manifestat.
De mare importanță este decizia de a stabili cine ar trebui să stabilească standardele. Varianta optimă este considerată a fi cazul în care angajații organizației care influențează direct parametrii relevanți participă la acest proces. În primul rând, deoarece chiar participarea acestora conduce la un interes sporit pentru atingerea parametrilor stabiliți și, în al doilea rând, prin această abordare există un schimb intens de cunoștințe și experiență între managerii de la diferite niveluri, ceea ce sporește calitatea standardelor și a instalațiilor planificate.
Pentru a influența într-adevăr comportamentul oamenilor, standardele trebuie să fie tensionate, dar realizabile. De regulă, aceste standarde îi motivează pe oameni, pe cele nerealiste (prea mari sau, dimpotrivă, subevaluate și ușor de realizat) descurajează, provoacă ostilitate și au un impact negativ asupra rezultatelor.
- Comparația rezultatelor este a doua etapă a procesului de control și constă în compararea rezultatelor efectiv realizate cu standardele stabilite. În acest stadiu, managerul trebuie să determine cât de mult rezultatele corespund așteptărilor sale. În același timp, managerul ia o decizie foarte importantă: dacă abaterile de la standarde sunt acceptabile sau relativ sigure. Această a doua etapă a procedurii de control oferă o evaluare care servește drept bază pentru decizia de inițiere a acțiunilor.
Activitățile desfășurate în acest stadiu de monitorizare reprezintă partea cea mai vizibilă a întregului sistem de control. Această activitate constă în determinarea amplorii abaterilor, măsurarea rezultatelor, transferul informațiilor și evaluarea acestora. Măsurarea rezultatelor pentru a stabili în ce măsură au fost atinse standardele stabilite este cel mai dificil și mai costisitor element de control. Pentru a fi eficient, sistemul de măsurare trebuie să corespundă activității care este monitorizată.
Diseminarea informațiilor joacă un rol-cheie în asigurarea eficacității controlului. Pentru ca sistemul de control să funcționeze eficient, este imperativ să aducem în atenția angajaților relevanți ai organizației atât standardele stabilite, cât și rezultatele obținute. Aceste informații trebuie să fie corecte, să ajungă la timp și să fie aduse la cunoștința celor responsabili pentru domeniul relevant al angajaților într-o formă care să vă permită cu ușurință să luați deciziile și acțiunile necesare. De asemenea, este de dorit să fii încrezător că aceste standarde sunt bine înțelese de angajați. Aceasta înseamnă că trebuie să existe o legătură eficientă între cei care stabilesc standardele și cei care trebuie să le pună în aplicare.
Etapa finală a etapei de comparație este evaluarea informațiilor cu privire la rezultatele obținute. Managerul trebuie să decidă dacă informațiile sunt primite și dacă este important. Informații importante sunt informații care descriu în mod adecvat fenomenul investigat și sunt necesare pentru luarea unei decizii corecte.
- Acțiunile sunt a treia etapă. Managerul trebuie să aleagă una din cele trei linii de comportament: nimic de făcut, să elimine abaterea sau să revizuiască standardul.
- Scopul principal al controlului este acela de a atinge o situație în care procesul de gestiune al unei organizații o face să opereze în conformitate cu planul. Dacă compararea rezultatelor efective cu standardele indică atingerea obiectivelor stabilite, este bine să nu faceți nimic. În management, este imposibil, totuși, să contezi faptul că ceea ce sa întâmplat o dată va fi repetat. Chiar și cele mai avansate metode trebuie să sufere modificări.
- Sistemul de control, care nu permite eliminarea abaterilor grave înainte de a deveni probleme majore, nu are sens. Ajustarea trebuie concentrată pe eliminarea motivului prezent pentru abatere. În mod ideal, etapa de măsurare ar trebui să prezinte amploarea deviației de la standarde și să indice cu precizie cauza acesteia. Aceasta implică necesitatea unui proces eficient de luare a deciziilor. Deoarece, totuși, cea mai mare parte a activității din cadrul organizației este rezultatul eforturilor combinate ale grupurilor de oameni, nu este întotdeauna posibil să se determine rădăcinile exacte ale unei anumite probleme. Semnificația ajustării în toate cazurile este de a înțelege imediat motivul deviației și de a determina organizația să revină la modul corect de acțiune.
Implementarea ajustării poate fi realizată prin îmbunătățirea valorii oricăror modificări interne ale factorilor organizației, îmbunătățirea funcțiilor de management sau a proceselor tehnologice.
Nu toate abaterile considerabile de la standarde ar trebui eliminate. Uneori, standardele în sine pot să nu fie reale, deoarece se bazează pe planuri, iar planurile sunt doar previziuni ale viitorului. La revizuirea planurilor, standardele trebuie de asemenea revizuite. Standardele, ale căror cerințe sunt foarte greu de îndeplinit, fac de fapt eforturile muncitorilor și managerilor în zadar să-și atingă obiectivele și să anuleze toate motivațiile. Ca și în cazul acțiunilor corective de diferite tipuri, necesitatea unei revizuiri radicale a standardelor (în sus sau în jos) poate servi drept simptom al problemelor care au apărut fie în timpul procesului de control, fie în procesul de planificare.
Du-te la descărcarea fișierului
Articole similare
-
Etapele de funcționare și procedurile de control în management - stadopedia
-
Sarcinile grădiniței pentru familiarizarea copiilor cu opere și gen folcloric sunt folclor
Trimiteți-le prietenilor: