Aspect OSA este folosit ca bază pentru construirea orice tip de documente organizatorice și administrative -prikaza, rezoluții, scrisori, minute, acționează - pe hârtie a4Am A515-size (Figura 1, (A4 - 210H 148 mm - 210x297 mm, format A5). 2, 3).
Șablonul de dispunere stabilește următoarele dimensiuni ale câmpului, care nu depășesc: 35 mm - stânga; 10 mm - dreapta; 20 mm - partea superioară; 20 mm - partea de jos.
Câmpul stâng al documentelor este necesar pentru depunerea documentelor în cauză și trebuie să asigure citirea liberă a textului documentului după ce este depus. Câmpul din stânga poate fi făcută dintr-un singur prop (18 „marca de control“), care se aplică o modalitate scrisă de mână, orice ștampilă și necesară, atâta timp cât documentul nu a fost executată și nu este supusă depozit în cazul. La proiectarea formularelor în organizație, marginea din stânga a documentului poate fi setată la 20 mm sau la 35 mm, în funcție de mijloacele de stocare a documentelor.
Marginea superioară este dată la plasarea unor astfel de detalii care nu pot fi aplicate dactilografiat - „logo-ul sau marca (marca de serviciu)“ prop 01 „Stema de Stat a Federației Ruse“, recuzita 02 „Coat subiecților federației,“ a propunerii 03 Aceste cerințe se aplică, de regulă, în mod tipografic, în avans, sub forma documentului. Props 03 pot fi făcute utilizând un PC. La ultimul etaj se află, de asemenea, 13 elemente de recuzită „Grif restricționează accesul la documentul“, care este cel mai adesea aplicată o ștampilă specială sau așa cum se face cu un PC.
Formularul de aspect al modelului cu o varianta unghiulara a locatiei rechizitelor (A4-210x297 mm) (vezi mai jos)
Eșantionul de eșantion al ORD cu varianta longitudinală a locației solicitărilor (A4 -
Cu această rețea constructivă, numărul maxim de caractere care pot fi imprimate pe o linie din stânga în câmpul drept și numărul maxim de linii pentru un anumit interval sunt determinate. Având în vedere acest lucru, sunt determinate zonele pentru localizarea fiecărei cerințe a RAN, ținând seama de valoarea maximă a fiecărui element de recuzită din semne. În plus, numărul maxim de rechizite este de 29, dar nu sunt toate prezente pe orice document organizațional și administrativ. Forma unui anumit tip de RDD, de exemplu, ordinea, va fi diferită de forma scrisorii oficiale cu un set de rechizite. Locul de amplasare și regulile de înregistrare a detaliilor incluse în forma documentului, indiferent de tipul acestuia, vor rămâne neschimbate. De exemplu, cerința 09 "Data documentului" pentru orice tip de RDD va fi întocmită întotdeauna în același mod - în același loc (în aceeași zonă) și în conformitate cu reguli uniforme. Iar 07 "Date de referință privind organizația" se va face numai în scrisori oficiale, dar în zona atribuită lui și conform regulilor stabilite.
Deoarece forma de eșantion, așa cum sa spus deja, sunt stabilite 29 de rechizite, care sunt utilizate în pregătirea și executarea documentelor organizatorice și administrative. Acestea includ:
01 - emblema națională a Federației Ruse;
02 - stema subiectului Federației Ruse;
03 - emblema sau marca comercială a organizației (marca de serviciu);
04 - codul organizației;
05 - codul formularului de document;
06 - numele organizației;
07 - date de referință privind organizația;
08 - numele tipului de document;
09 - data documentului;
10 - numărul de înregistrare al documentului;
12 - locul pregătirii sau publicării documentului;
13 - gradul de restricționare a accesului la document;
15 - ștampila aprobării documentului;
17 - înscrierea în textul documentului;
18 - marca de control;
19 - textul documentului;
20 - o notă privind disponibilitatea cererii;
22 - clasificarea documentului;
23 - vize de aprobare a documentelor;
25 - o notă privind certificarea copiei;
26 - o notă despre artist;
27 - o notă privind executarea documentului și transmiterea acestuia la dosar;
28 - o notă privind primirea documentului în organizație;
29 - ID-ul copiei electronice a documentului. Documentele organizaționale și administrative sunt produse cu ajutorul diferitelor dispozitive de tipărire.
Începutul zonei de localizare a cerințelor pe proba de formă corespunde unei anumite poziții a tabelului dispozitivului de tipărire.
Cu localizarea detaliilor în document, se folosesc opt opriri tab. În acest caz, contul este menținut de la limita câmpului din stânga:
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7
5 ud. 16 yds. 24 yds. 32 yds. 40 bătăi. 48 yds. 56 yds.
Rechizitele sunt aranjate după cum urmează.
Poziția zero a tabelului:
Prima poziție a tabelului:
începutul paragrafelor din text (inclusiv numerotate).
Poziția a doua a tabelului:
numărul de înregistrare a documentelor; decodarea numelui în primul bara de semnătură.
A treia poziție a tabelului:
utilizate în compilarea tabelelor.
Poziția a patra a tabelului:
Poziția a cincea a tabelului:
ștampila aprobării (cu excepția decodificării semnăturii); restricționarea accesului la document; a doua bară de potrivire.
A șasea poziție a tabelului:
decodarea semnăturii în cerința "semnării"; decodarea semnăturii în ștampila de omologare; decodarea semnăturii în a doua semnătură de potrivire.
Poziția a șaptea:
o poziție numerotată în tabel.
documentul Rechizitele alcătuit din mai multe linii (cu excepția textului) este imprimat cu spațierea linie cu litere mici, de exemplu, popi 17 „supus textul“ în cazul în care este format din mai multe linii.
Recomandările utilizate în proiectarea ORD sunt constante și variabile.
Prin constanta includ astfel de detalii, care sunt întotdeauna prezente pe document într-o valoare fixă și care, prin urmare, poate fi pre-aplicat sub forma de organizare. Acestea sunt detaliile, ca emblema de stat al Federației Ruse sau emblema Federației Ruse (în cazul în care organizația are dreptul de a reprezenta emblema pe antet), un logo (dacă există în organizație), numele, informațiile generale despre organizație, codul de organizare, documentul codul formularului (de exemplu, o scrisoare de afaceri).
Desigur, detaliile enumerate pot, din anumite circumstanțe, să se schimbe, iar organizația trebuie să re-fabrică formularele. Cu toate acestea, acest lucru nu se întâmplă atât de des, mai ales în organizațiile de stat. Prin urmare, este avantajos să se aplice rechizite predefinite - aceasta reduce timpul petrecut în pregătirea documentelor, elimină erorile și îmbunătățește în mod semnificativ aspectul documentului, mai ales dacă aceste detalii sunt tipărite.
Variabilele includ astfel de rechizite care depind de circumstanțe specifice, de exemplu, data documentului necesară depinde de momentul creării documentului, recuzele "text" sunt din ceea ce se va spune în document, adică. din conținutul problemei acoperite de document.
Astfel, valoarea variabilelor rechizitelor va fi întotdeauna diferită, în funcție de circumstanțele pregătirii și de tipul documentului, dar locul localizării lor în document și regulile de execuție rămân neschimbate.
Obligațiile pot fi împărțite în obligatorii și suplimentare.
Obligațiile obligatorii asigură valabilitatea documentului și sunt întotdeauna prezente pe orice tip de RAN.
Este posibil ca detaliile suplimentare să nu fie disponibile pentru toate tipurile de documente (de exemplu, o emblemă, o marcă de control). Detalii suplimentare pot caracteriza etapele de proces de documente (de exemplu, „marca de pe chitanță“, „ID-o copie electronică a documentului“), dar nu și detalii suplimentare cu privire la documentul nu poate afecta valabilitatea documentului.
Tasta Layout oferă două opțiuni pentru completarea detaliilor: unghiular și longitudinal.
Cu varianta unghiulară, partea antet a formularului de document este situată în colțul din stânga sus al foii A4 sau A5.
Cu versiunea longitudinală, partea capului martorului este extinsă la marginea dreaptă.
Există două modalități de înregistrare a detaliilor: marcate și centrate.
Printr-o metodă de aranjare a obiectelor, începutul cerințelor este întotdeauna localizat de la marginea din stânga a zonei de amplasare a elementelor de recuzită.
Când detalii Align metoda de localizare începutul și sfârșitul fiecărui rând de elemente de recuzită sunt echidistant față de detaliile frontierele de zonă de locație.
Astfel, formularul eșantionului stabilește punctele principale de bază, pe baza cărora au fost elaborate regulile uniforme de înregistrare a rechizitelor utilizate în pregătirea documentelor organizatorice și administrative.
Documentele oficiale create de persoane juridice sau persoane fizice trebuie să fie emise și certificate în conformitate cu procedura stabilită.
Atunci când faceți documente organizaționale și administrative, este obișnuit să utilizați un formular pre-tipărit.
Formulare documentelor pot fi imprimate într-o casă de imprimare, iar atunci când se utilizează un formular PC-ul poate fi introdus în memoria aparatului și afișată automat atunci când imprimarea unui document. Indiferent de modul sau forma a fost făcută, este necesar să se ia în considerare anumite cerințe, care sunt stabilite cu GOST R 6.30-97 tipuri de formulare, înregistrarea acestora, de contabilitate și de stocare, inclusiv hîrtii cu Stema de Stat a Federației Ruse, stemele ale Federației Ruse.
Formularele trebuie să se facă pe hârtie albă sau pe hârtie de tonuri de lumină de o calitate corespunzătoare.
În proiectarea formelor de documente dimensiunea detaliile privind localizarea zonelor, consumate pe formulare ar trebui să fie aceleași cu cele specificate în cheia Layout.
Pe formularul, în conformitate cu dimensiunea și detaliile normelor de proiectare sunt aplicate detalii constante, a menționat într-un colț sau o linie de localizare unele dintre variabilele care trebuie să fie în partea de sus (antet) a formularului. De asemenea, colțurile marchează câmpurile documentului și locația detaliilor aplicate în partea inferioară a formularului.
Formate de documente pot fi produse pe formate A4 și A5, cu variante unghiulare și longitudinale ale aranjamentului de obiecte. Atunci când faceți capace de antet într-un mod tipografic sau folosind tehnologia computerelor, acestea sunt întotdeauna făcute într-o manieră centralizată, atunci când sunt produse cu ajutorul unei mașini de scris, într-o manieră în stil de pavilion.
Pentru organizație, subdiviziune structurală, oficial, se stabilesc următoarele forme de formulare: forma generală; antet; forma unui anumit tip de document.
Formularul comun este utilizat pentru pregătirea oricăror tipuri de documente, cu excepția literei.
Pe formularul comun, în funcție de documentele constitutive ale organizației, se pot pune următoarele restanțe permanente:
01 - emblema națională a Federației Ruse;
02 - stema subiectului Federației Ruse;
03 - o emblemă a organizației sau o marcă (marcă de serviciu);
04 - codul organizației;
06 - numele organizației; 12 - locul întocmirii documentului.
Pentru detaliile variabile ale formularului comun, mărcile restrictive sunt plasate sub formă de linii - pentru detalii:
09 - data documentului;
10 - numărul de înregistrare al documentului (pentru acest semn preimprimat "Nr." În avans).
În formă de colțuri distingeți locația următoarelor detalii:
17 - înscrierea în textul documentului;
18 - marca de control;
28 - o notă privind primirea documentului în organizație;
29 - ID-ul copiei electronice a documentului.
Între recuzita 04 „cod“ organizație și detalii 09 „Data documentului“ și 10 „Numărul de înregistrare al documentului“ lasă loc pentru aplicația (imprinting) popi 08 „Numele documentului“.
Când în forma introdusă tipul general de document numele, de exemplu, „ordine“, „act“, „protocol“, această formă devine martor anumit tip de document - .. Formularul pe comandă, acționează sub formă, formă de protocol, etc. Astfel, sub forma unor anumite specii documentul este de fapt o variantă a formularului comun, deoarece formularul necompletat fără utilizarea denumirii tipului de document nu este în general aplicat în pregătirea documentelor organizaționale și administrative.
Recuzita 05 „cod document de formă“ este imprimat în formă, atunci când face un anumit tip de document, ca orice fel (specii) a documentului are propriul său cod de formă unificată OKUD.
Mostrele de formă comună și forma unui tip specific de document sunt prezentate în apendicele. 2-6.
În secțiunea 07 "Date de referință privind organizația" sunt necesare informații despre locul de compilare, prin urmare nu este necesar să se utilizeze documentația 12 "Locul documentului".
Astfel, antetul diferă de forma generală doar în două rechizite. Toate celelalte obiecte, pentru care marcajele de pe formularul comun sunt plasate sub formă de colțuri, sunt de asemenea utilizate pe antet și sunt întocmite conform acelorași reguli. Formularele de scrisori sunt prezentate în anexă. 7-10.
Forma subdiviziunii structurale a organizației sau funcționarului este concepută în cazul în care șeful unității sau un funcționar are dreptul de a semna. Denumirea unității structurale sau numele postului se aplică pe formular după cerința 06 "Denumirea organizației".
Eșantioane de forme de funcționari sunt prezentate în anexă. 11, 12.
Forme de organizații cu reproducere a stemului de stat al Federației Ruse și stema entităților constitutive ale Federației Ruse (formularele de timbru) sunt produse tipografice care fac obiectul contabilității.
Formele de timbre sunt făcute doar de imprimare și ștanțare, companiile de gravură care au o licență pentru tipul relevant de activitate și certificarea existenței capacităților tehnice și tehnologice pentru fabricație de înaltă calitate a acestui tip de produs.
Pentru a produce forma de timbru sau de orice altă formă în imprimarea, trebuie să facă aspectul formei în scara 1: 1, care ar trebui să fie aplicate constante detaliile necesare pentru a marca detalii variabile, dimensiunile detalii privind localizarea zonelor. Este necesar să specificați gradul și culoarea hârtiei, să alegeți fonturile necesare, să specificați ruta de tipărire, să stabiliți termenii de execuție și costul de producție. trebuie să fie ștampilat pe structura formularului pentru a specifica faptul că șeful organizației permite imprimarea layout-ul (de obicei, se scrie cuvântul „permite“). De asemenea, aspectul ar trebui să fie semnătura capului și sigiliul organizației.
Formatele de antet a organizației trebuie să aibă numere de serie care sunt ștampilate sau numerotate. Uneori, pe marginea literelor și a pus o serie de numere. Fiecare formă a formularului necompletat este luată în considerare într-un jurnal separat (sau într-un alt formular de înregistrare și înregistrare), iar formularele sunt stocate în dulapuri sigilate și închise. Distrugerea lor are loc în ordinea stabilită, în conformitate cu certificatul cu o notă în formularul de înregistrare-înregistrare.
Organizarea producției, depozitării, contabilității, emiterii, verificării disponibilității formularelor de ștampilă (precum și simple) în cadrul organizațiilor este atribuită biroului responsabil pentru activitatea de birou. În documentele oricărei organizații ar trebui să existe o secțiune care să descrie procedura de producere și utilizare a formularelor organizației.
Cerințele generale pentru fabricarea și păstrarea formularelor cu reproducerea stemului de stat al Federației Ruse, brațele subiecților federației sunt date în sec. 5 GOST R 6.30-97 "Sisteme unificate de documentare. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe privind înregistrarea documentelor. "
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: