Inițial, automatizarea întreprinderilor din Rusia pe baza soluțiilor replicabile a început tocmai odată cu dezvoltarea sistemelor contabile. Acest lucru a fost facilitat de formarea și dezvoltarea, în prima jumătate a anilor 1990, a unui număr mare de structuri comerciale care aveau nevoie de formularea și menținerea evidențelor contabile.
De ce trebuie să automatizezi contabilitatea?
Contabilitate - disciplina economică aplicată, care în economia de tranziție dobândește o importanță capitală pentru întreprinderile de toate formele de proprietate și mărime. Contabilitatea asigură înregistrarea, păstrarea și prelucrarea informațiilor privind activitățile financiare și economice ale întreprinderii. În condițiile schimbării frecvente a actelor normative ale statului și ale autorităților locale care reglementează regulile de contabilitate, raportare și impozitare a întreprinderilor, profesia contabilului devine din ce în ce mai prestigioasă, iar rolul său în conducerea întreprinderii este esențial.
Complexitatea contabilității în moderne forțează contabilii ruși pentru a îmbunătăți în mod constant abilitățile lor, urmăriți cele mai recente modificări și completări la legile existente și să le integreze în practica lor. Contabilitate în aceste condiții, mult mai puțin formalizate decât într-o situație economică stabilă, iar contabilul necesită adesea arta reală, că, pe de o parte, nu de a conduce compania într-un colț din cauza taxei, și, pe de altă parte, nu au rupt în mod oficial legea și să evite sancțiunile.
Utilizarea computerelor personale pentru automatizarea contabilității la întreprinderi reprezintă o parte importantă a întregului sistem informatic pentru activitățile de birou. Contabilitatea în sine constă într-o multitudine de operațiuni de rutină legate de repetarea executării acelorași operații aritmetice, pregătirea diferitelor documente contabile și de plată sub diferite forme și transferarea numerelor de la un document la altul. În ciuda simplității aparente a problemei automatizării activităților contabile, nu este atât de ușor să se obțină o soluție convenabilă pentru un calculator uman simplu. În plus, o anumită dificultate o reprezintă o schimbare constantă a cerințelor de contabilitate, sporind necesitatea unor pachete software flexibile, adaptate rapid la noile condiții.
Ce poate ajuta un calculator rus contabil? Desigur, programul de calculator nu poate înlocui un contabil competent, dar îl va economisi timp și efort prin automatizarea operațiunilor de rutină, pentru a găsi erori aritmetice în contabilitate și raportare, pentru a evalua situația financiară actuală a societății și a perspectivelor acesteia. În plus, sistemul de contabilitate automatizat poate ajuta să se pregătească și să stocheze primare și de contabilitate documente și formulare frecvent forme recurente (ordine de plata, facturi, comenzi de credit și de debit, rapoarte de cheltuieli, etc.), cu pre-format detalii companie electronice .
Dezvoltarea sistemelor de contabilitate
A patra generație (curent) - este sistem de contabilitate (și, în esență, sisteme enterprise deja complexe sau pisicutele), care sunt caracterizate prin soluții tehnologice integrate va livra cu metodele de software de organizare a producției și a serviciilor de consultanță. Astfel, în domeniul metodologiilor pentru dezvoltarea de sisteme de automatizare a contabilității este aproape completă de tranziție de la sistemele replicabile proiectate pentru o gamă largă de consumatori, la soluțiile de aproape individuale care îndeplinesc în totalitate nevoile unui anumit client. Cu toate acestea, în funcțiune la întreprinderile ruse există încă sisteme de contabilitate pentru toate cele patru generații.
Modulele sistemului care prevăd calculele, rezumarea rezultatelor și interesul de calcul, ar trebui să utilizeze standardele de decontare adoptate la momentul actual. În acest caz, sistemul ar trebui să poată schimba cu ușurință aceste standarde la cererea utilizatorului. Este important ca rezultatele calculelor să fie verificate în mod necesar pentru corectitudine prin metode fiabile speciale și introduse simultan în toate documentele și tabelele în care sunt prezentate aceste rezultate.
În orice sistem contabil, aveți nevoie de un generator de rapoarte care să ofere toate funcțiile de pregătire și imprimare a documentelor. Cu cât aceste instrumente sunt mai puternice, cu atât sistemul este mai atrăgător pentru utilizatorii săi. Ce altceva este important aici? Bineinteles, abilitatea de a imprima rapoarte asupra diferitelor tipuri de dispozitive de imprimare - imprimante matrix, inkjet sau laser. Utilizatorul nu trebuie să se confrunte cu probleme atunci când se conectează la computerul său cu orice modele de imprimante valabile sau când schimbă un model în altul.
Un alt detaliu important. Valoarea sistemului contabil este în mare măsură determinată de capacitatea acestuia de a recalcula obiectele contabile anterioare datorită noilor condiții (de exemplu, denominare). Astfel de recalculații ar trebui să prevadă modificarea datelor în toate documentele anterioare și în raportarea actuală.
Funcționalitatea sistemelor contabile
Sistemele de contabilitate ar trebui să poată:- desfășoară fără îndoială calcule aritmetice;
- pregătirea, completarea, verificarea și tipărirea documentelor primare și contabile într-o formă arbitrară;
- să efectueze transferul fără erori a datelor dintr-o formă de tipărire într-un altul;
- să acumuleze rezultatele și să calculeze procentele unui grad arbitrar de complexitate;
- se referă la date și înregistrări istorice.
Pentru a oferi aceste oportunități, sistemul trebuie să aibă o singură bază de date (DB) pentru starea curentă de contabilitate la întreprindere și materialele de arhivă, orice informație din care poate fi ușor obținută la cererea utilizatorului. În funcție de specificul contabilității din cadrul întreprinderii, bazele de date pot avea structuri diferite, dar ele trebuie să corespundă în mod necesar structurii planului de conturi acceptat care specifică setările de bază pentru configurarea sistemului pentru o anumită activitate contabilă.
Automatizarea comerțului
Comerțul rusesc timp de zece ani a trecut mult de pe piețele spontane, tarabe și tăvi la comparabil în clasă cu buticurile și supermarketurile europene. În prezent, aproape toate tipurile de organizații comerciale sunt reprezentate în țară - de la GUM la magazine mici. Nu era deloc negru că negustorii erau întotdeauna și pretutindeni considerați oameni prosperi. Rusia nu face excepție, iar structurile comerciale, împreună cu băncile, companiile de asigurări și firmele comerciale, formează coloana vertebrală a clienților care cumpără produse software pentru afaceri.
În ultimii doi sau trei ani, în Rusia este în curs de dezvoltare în mod activ o nouă direcție de automatizare de afaceri - sisteme pentru comerțul cu ridicata și cu amănuntul. Aceste sisteme nu numai că oferă automatizarea completă a unei probleme pur contabile, dar, de asemenea, ajuta să pună în aplicare gestionarea operațională a activităților comerciale ale organizației, utilizate ca parte a unui spațiu informațional unic de echipamente comerciale diverse, pentru a asigura înregistrarea și controlul depozite la distanță și ramuri separate de mari magazine si centre de distributie. Astăzi putem vorbi deja despre sistemul special dezvoltat, diferit de sistemele contabile tradiționale, domeniul informațiilor - sistemele automatizate de tranzacționare.
Cu toate acestea, multe companii de software rusești specializate în dezvoltarea sistemelor de contabilitate universală și software-ul tyranno-custom pentru întreprinderile de toate tipurile de activități oferă în mod activ produsele lor organizațiilor comerciale, oferindu-le pentru complexe de software specializate. Potrivit cercetărilor noastre, mai mult de jumătate dintre dezvoltatorii de software ruși pentru afaceri indică în sistemele lor de tranzacționare din nomenclatură. Cu situația actuală, clienții - magazinele și bazele de vânzare cu ridicata - uneori le este dificil să navigheze într-un fel de bazar de produse software. De fapt, în Rusia nu există atât de multe sisteme bine gândite, bine pregătite și aprobate pe scară largă.
Sisteme de contabilitate și de tranzacționare: simțiți diferența
Programele și sistemele concepute pentru automatizarea comerțului diferă foarte mult de sistemele de contabilitate software. Luați în considerare principalele diferențe.
Contabilitate oferă primul cont al activităților financiare ale întreprinderii, astfel încât sarcina sistemelor de contabilitate sunt de obicei limitate la stabilirea unei tranzacții de afaceri, înregistrarea documentelor primare, formarea intrările contabile necesare cu calcularea ulterioară a rezultatelor și formarea diferitelor declarații și rapoarte. Spre deosebire de sistemele de contabilitate unul dintre scopurile principale ale sistemelor de tranzacționare este contul de comerț, care joacă un rol important de documente directe de descărcare. La modul în care acest proces este automatizat și ușor de utilizat, aceasta depinde în mod semnificativ eficiența negustorilor și managerii de magazin.
În contabilitate, tranzacțiile sunt de obicei înregistrate nu la momentul acțiunii, ci cu o anumită întârziere. Programele de contabilitate sunt orientate în principal spre a lucra cu anumite perioade de raportare (zi, lună, trimestru, an). Dimpotrivă, sistemele de tranzacționare sunt proiectate direct pentru contabilitatea operațională, adică Lucrarea este în timp real. Aceasta înseamnă că timpul de procesare a documentelor și succesiunea prelucrării lor sunt extrem de importante pentru organizația comercială. Dacă nu țineți cont de factorul de timp, atunci este dificil să controlați starea actuală a disponibilității bunurilor, a așezărilor reciproce și a altor procese.
Aceste caracteristici ar trebui luate în considerare atunci când se dezvoltă sisteme de tranzacționare replicabile și cu implementarea lor specifică în punctele de vânzare cu amănuntul. Într-o anumită măsură, caracteristicile tehnologiei și contabilitatea în comerț formează cerințele de bază pentru sistemele din această clasă.
Cerințe de bază pentru sistemele de tranzacționare
Printre alte dorințe generale, trebuie remarcat utilitatea suportului în sistemul de operare multi-utilizator și integrarea sistemului de tranzacționare cu alte programe.
Cerințele speciale pentru sistemele de tranzacționare sunt în primul rând legate de necesitatea de a ține seama de specificul unui anumit obiect de automatizare (magazin sau bază de gros). Nu este un secret faptul că atât tehnologia de lucru, cât și echipamentul folosit sunt diferite pentru clienți diferiți. Astfel, pentru implementarea cu succes a sistemului de tranzacționare în fiecare caz specific, conceptul construcției sale ar trebui să permită adaptarea rapidă a programelor la specificul consumatorului și asigurarea muncii cu diverse tipuri de echipamente comerciale. În caz contrar, nu poate fi decât o automatizare parțială, dar nu complexă a întreprinderii comerciale.
Un alt aspect important îl reprezintă capacitatea de a automatiza activitatea depozitelor de la distanță și a magazinelor de sucursale (baze de tranzacționare) prin intermediul sistemului propus. Din calitatea schimbului de informații între organizația-mamă și unitățile de la distanță, eficiența întreprinderii în ansamblu depinde în mod substanțial. În concluzie, să notăm un alt punct important. Sistemele de tranzacționare sunt instrumente de automatizare destul de complexe, așadar ar fi ridicol să considerăm sistemul replicabil ca pe deplin pregătit pentru funcționare. De regulă, etapa de adaptare a sistemului la o anumită ieșire este obligatorie, iar calendarul și calitatea implementării sistemului în exploatarea industrială depinde în mare măsură de modul în care este organizată această activitate. Această problemă este deosebit de urgentă în regiuni.
Aplicarea de coduri de bare în sistemele de automatizare a comerțului
Pe măsură ce procesele de informatizare în domeniul comerțului în Rusia și țările CSI se dezvoltă, problemele corespondenței sistemelor de tranzacționare automate livrate către piață și tehnologiile utilizate în practica mondială încep să devină primordiale. O astfel de tehnologie este identificarea automată a bunurilor pe baza citirii și recunoașterii codurilor de bare.
Care sunt avantajele tranzacționării codurilor de bare și identificării automate a mărfurilor? În primul rând, fiabilitatea informațiilor este mărită. Să presupunem că priza are un sistem de automatizare care oferă intrare de la tastatură. Potrivit statisticilor, această tehnologie oferă o medie de o eroare la o mie de simboluri de intrare. Tehnologia de identificare automată a codurilor de bare permite obținerea fiabilității nivelului unei erori cu 32 de milioane de caractere citite.
În al doilea rând, tehnologiile bazate pe codurile de bare îndeplinesc pe deplin cerințele privind etichetarea obligatorie a mărfurilor. În același timp, viteza și calitatea contabilității mărfurilor în depozit și în sălile de tranzacționare sunt în creștere. Întreprinderile care doresc să lucreze într-o manieră civilizată pot planifica și plăti impozitele în timp, iar bugetele locale și federale pot primi plăți în timp util datorate acestora. În plus, prin tehnologiile în cauză, vânzătorii fără scrupule și casierii sunt complet controlați.
Într-adevăr, dacă nu există coduri de bare pentru bunuri, atunci este ușor să lipiți etichetele cu prețul și să forțați cumpărătorul să plătească mai mult bunurile. În cazul identificării automate a codurilor de bare, acest lucru nu funcționează oricum: casa de marcat inteligentă în sine citește informațiile și verifică problemele care indică costul fiecărei achiziții, determinat de conducerea departamentului.
În practică, identificarea automată a mărfurilor poate fi efectuată în moduri diferite. În sălile de tranzacționare se recomandă folosirea creionului de citit. Acestea sunt cele mai simple și accesibile dispozitive, care sunt, de fapt, mini-calculatoare portabile cu un cititor de coduri de bare încorporate. Memoria unui astfel de creion asigură stocarea temporară a informațiilor citite, care apoi este transferată pe un computer obișnuit printr-o interfață specială.
Pentru produsele speciale cu o lățime de cod crescută, scanerele laser portabile cu o deschidere largă sunt eficiente. La casierie, cel mai convenabil este un scaner, care face o citire rapidă a codului la o distanță cu o orientare arbitrară a etichetei cu un cod de bare. Într-un depozit care poate fi îndepărtat în mod semnificativ de la o priză de vânzare, se recomandă utilizarea unui calculator portabil autonom cu un scaner laser încorporat. Un astfel de dispozitiv va ajuta nu numai la identificarea bunurilor, ci și la inventarierea, completarea sau selectarea unei comenzi.
Trimiteți-le prietenilor: