Cerințele pentru înregistrarea documentelor pot fi simplificate prin unificarea documentelor comerciale pe baza standardelor general acceptate și a celor mai bune practici. Unificarea se referă la caracteristicile vizuale ale documentelor, inclusiv dimensiunea foii, marginile și aspectul și implică, de asemenea, armonizarea principiilor de reprezentare a datelor. Documentele unificate standard pot fi transformate în documente electronice pentru a fi utilizate în sisteme de comercializare fără hârtie și sisteme "cu o singură fereastră".
În scopul unificării documentelor este de a reduce numărul de erori la completarea documentelor, reducerea timpului petrecut și costurile asociate cu gestionarea documentelor și pregătirea de informații și de a crea o bază de date pentru automatizare.
Importanța facilitării comerțului
În anii '60 ai secolului trecut, UNECE a elaborat un eșantion de documente comerciale. Este cunoscută sub numele de Cheia ONU pentru documentele de comerț exterior. și a devenit cel mai important instrument pentru unificarea documentelor de comerț exterior. Cele mai multe declarații vamale, inclusiv cele utilizate și generate de sistemul ASYCUDA. sunt întocmite în conformitate cu cheia Organizației Națiunilor Unite. Printre alte documente standardizate utilizate în comerțul internațional, se pot nota formularele IMO FAL. dezvoltat pe baza prevederilor Convenției privind facilitarea navigației maritime internaționale (FAL).
Tasta UN Layout (UNLK) conține un document standard care specifică caracteristicile standard, cum ar fi: dimensiunea hârtiei, marginile și caracteristicile de proiectare. De asemenea, determină amplasarea anumitor tipuri de informații - așa-numitul sistem de blocuri. Se recomandă utilizarea UNLK împreună cu standardele internaționale care definesc informațiile care ar trebui specificate într-un anumit bloc.
Un astfel de standard este UNTDED. Aceasta este o adevărată bibliotecă de definiții a obiectelor de date utilizate în comerțul internațional. Acesta conține informații despre anumite tipuri de date, cu o descriere detaliată a semnificației acestora. În plus, toate elementele de date din STDD sunt atribuite numere specifice. Atunci când se utilizează STED ca resursă de referință, este asigurată comparabilitatea datelor în diferite țări și sisteme.
O altă modalitate de a determina informațiile indicate în formulare este utilizarea clasificatorilor (liste de coduri). Acestea conțin coduri care simplifică compatibilitatea datelor prin limitarea dimensiunii textului care poate fi plasat într-un bloc sau o formă. Astfel, este posibilă reutilizarea informațiilor furnizate reciproc de către toți partenerii din cadrul aceluiași lanț de aprovizionare. Pentru fiecare formular, pot exista mai mulți clasificatori care limitează introducerea elementelor, cum ar fi codurile valutelor, codurile țărilor, unitățile de măsură și modurile și modurile de transport. Un alt exemplu de astfel de clasificatori este UN / LOCODE în care anumite regiuni sunt alocate regiunilor implicate în operațiuni comerciale și de transport. Astfel, nu există nicio ambiguitate în interpretarea textului documentului care conține aceste coduri. Aceste coduri recomandate pentru utilizare sunt elaborate de o organizație independentă: UNECE.
Rolul unificării documentelor în dezvoltarea automatizării electronice a documentelor și automatizării procesării datelor
Unificarea documentelor comerciale este o condiție prealabilă pentru automatizarea fluxului de lucru. Aceste documente reprezintă un model pentru organizarea datelor într-un document în conformitate cu standardul internațional (UNTDED) și pot fi folosite de dezvoltatorii de modele de date pentru a determina structura de date necesară pentru schimbul electronic. De exemplu, Biblioteca de componente cheie (UNDC) conține legături către elementele MIED, care face parte din tranziția de la hârtie la managementul documentelor electronice. Formulare unificate conțin, de asemenea, informații pentru dezvoltarea foilor de stil care oferă o modalitate standard de transfer de date complexe de la un format la altul, pdf (care asigură vizualizarea elementelor cheie de date, făcând acest proces cât mai ușor și mai convenabil posibil).
Metodă de implementare
UNNEXT a elaborat un Ghid pentru proiectarea formularelor de vânzări unificate pentru comerțul fără hârtie. Acest document oferă îndrumări utile cu privire la diferite aspecte ale unificării documentelor și utilizării cheii UN Layout, a listelor de coduri și a UNTDED.
Articole similare
-
Deducerea fiscală pentru tratamentul persoanelor și a documentelor
-
Actul de cheltuieli a materialelor - documente primare contabile
Trimiteți-le prietenilor: