Profesionalism înalt - transformat în profesia de creativitate.
Secretarul ar trebui să fie un profesionist este o axiomă. Este, de asemenea, un asistent de inițiativă și judicios al șefului, care are o gamă largă de competențe profesionale, care ia decizii în limitele competenței sale și, dacă este necesar, preia controlul.
Este la fel de important să fii adecvat obiectivelor și viselor tale. Mulți visează, dar nu au abilitatea și deseori doar dorința de a traduce visele în viață, crezând că această însăși viață ar trebui să le prezinte pe toate singure și chiar pe o tavă de argint. Dar, din nefericire, acest lucru nu se întâmplă.
Pentru a obține un loc de secretar, aveți nevoie de un set minim de cunoștințe despre elementele de bază ale muncii de birou, un computer și, uneori, o limbă străină. Și ce trebuie să rămâi în acest loc și să avansezi cu succes în serviciu? Fără îndoială, angajatorul va lua în considerare caracteristicile psihologice ale angajatului: secretarul este directorul asistent, persoana firmei. Acesta este primul angajat cu care vizitatorul se ocupă. Și cum va fi întâlnit, depinde impresia organizației ca întreg. Mulți încurajează și nu se întâmplă - un secretar competent va răspunde la toate întrebările.
Uneori este dificil să menținem echilibrul, când biroul vizitează mai mult de o sută de oameni, ambiios și adesea agresiv. Dar secretarul este pur și simplu necesar. La urma urmei, rezistența este una dintre calitățile principale ale unui profesionist.
Printre altele, secretarul se confruntă cu o mare varietate de sarcini care trebuie soluționate, îndeplinirea mai multor cazuri simultan. Uneori, greșelile în muncă sunt o consecință a calităților sale profesionale și personale, care, atunci când îndeplinesc o sarcină, se manifestă în interacțiune strânsă și se completează reciproc.
Atunci când evaluează activitatea secretarilor, este obișnuit să distingem următoarele calități.
Profesionalism. Această calitate presupune posesia unui complex de cunoștințe, abilități și abilități profesionale, furnizate de caracteristica de calificare.
Responsabilitatea. Secretarul ar trebui să fie gata să-și asume responsabilitatea pentru îndeplinirea sarcinilor stabilite de conducere, în special în limitele competenței sale. Această calitate este dezvoltată cu experiență. Capul este de a fi sigur că secretarul poate lucra independent, capabil să pregătească pricepere și să emită documentul pentru a decripta transcrierea sau diktogrammu aranja primirea de vizitatori, informează participanții la reuniuni etc. Este inadmisibilă divulgarea unor informații care sunt de natură închisă și pot, de asemenea, să dăuneze organizației sau persoanelor fizice.
Organizație. Această calitate include capacitatea de a vă organiza locul de muncă, de a planifica munca în mod rațional, de a asigura îndeplinirea sarcinilor zilnice. Este inacceptabil să fi întârziat pentru muncă, precum și pentru întâlniri de afaceri, întâlniri, întâlniri. Organizaționalitatea și punctualitatea ar trebui să se manifeste în termenele și calitatea pregătirii documentelor, prezentându-le liderului lor.
Conștientizare. Secretarul ar trebui să fie bine pregătit în problemele activităților întreprinderii, să fie conștient de evenimentele care au loc.
Inițiativa. Secretarul ar trebui să-și exercite independența și inițiativa în rezolvarea problemelor legate de competența sa, fără a aștepta instrucțiuni de sus. Cu toate acestea, luând această sau acea decizie, trebuie să fie sigur că va face bine cauzei, va susține imaginea organizației.
Devotamentul față de profesie. Dragostea pentru profesia aleasă, înțelegerea importanței sale, aspirația pentru o îmbunătățire constantă sunt condiții necesare pentru a deveni nu doar un interpret calificat, ci și primul asistent al șefului organizației.
Hărnicia. Este necesar să vă obișnuiți să efectuați lucrările necesare pentru o muncă în timp util și calitativ.
Integritate. Secretarul trebuie să realizeze lucrarea într-o manieră promptă și de înaltă calitate, pe care a promis-o: imprimă documentul, rezolvă problema, pune un certificat. Specificitatea profesiei de secretar necesită dorința de a-i ajuta pe alții, în special în situații dificile. Este necesar să puteți trece repede de la un tip de lucru la altul, să calculați timpul corect, în special în zilele de primire a vizitatorilor, pregătirea întâlnirilor etc. Secretarul ar trebui să aibă încredere că a făcut tot ce putea face. Nu trebuie să vă transferați îndatoririle către alți angajați pentru a evita responsabilitatea pentru munca neîndeplinită sau proastă.
Precizie. Nu uitati niciodata ca sunteti fata unei organizatii. Și "fața" ta este calitatea muncii efectuate, cultura locului de muncă și aspectul.
Fondul comercial. În comunicarea de afaceri, secretarul ar trebui să fie întotdeauna gata să ofere asistență maximă angajaților, vizitatorilor, pentru a merge în caz de necesitate pe unele inconveniente personale din motive de afaceri. Orice persoană care se adresează secretarului ar trebui să se asigure că se va face tot ce este posibil și că un rezultat negativ nu poate fi decât din motive obiective.
Prin natura postului său, secretarul are o cantitate mare de informații și este înzestrat cu puteri considerabile, deoarece este primul asistent al conducătorului și în anumite situații acționează în numele său. Nepăsarea și imoralitatea pot duce la comportamente tactless din partea lui, bârfă, aroganță.
În conversație este necesar să folosiți numai formulare politicoase, să nu permiteți familiarizarea, să faceți apel la "voi" etc. În cazul în care secretarul știe sau presupune că informațiile care trebuie comunicate sunt negative pentru interlocutor, el trebuie să-l precizeze cât mai sensibil posibil.
Printre alte calități, fără de care nu a devenit un secretar perfectă, se poate observa capacitatea de a se îngropa rapid în esența problemei, capacitatea de a auto-învățare, extinde orizonturile lor, comunicative, care ajută să se stabilească o relație cu vizitatorii și colegii, măiestria și simțul umorului. Mulți manageri, având în vedere candidaturile pentru funcția de secretar, acordă atenție unor astfel de părți, cum ar fi starea civilă, starea de sănătate, stabilitatea morală.
Secretarul ideal ar trebui să fie sociabil, dar nu chatterbox și bârfă; echilibrat, dar activ și eficient; sensibilă și atentă, dar fără atingere și lacrimă; politicos și prietenos și, în același timp, de afaceri și stricte. Astfel de contradicții conduc la concluzia principală: secretarul, ca un bun conducător, ar trebui să fie diferit, în funcție de împrejurări și de cei care îl înconjoară. Comportamentul său nu trebuie să fie memorat o dată pentru totdeauna, ci flexibil și creativ.
Și acum, să rezumăm rezultatele: afacerile enumerate și calitățile personale necesare secretarului nu sunt date persoanei în formă finită. Avem nevoie de munca de zi cu zi pe noi înșine și pregătirea serioasă pentru a lucra în această prestigioasă poziție.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: