O mulțime de discuții, întâlniri și activități de grup au loc zilnic în cadrul organizațiilor. Cum să le conduci în mod eficient și pe cont propriu? Cum să creați procese decizionale de calitate în timpul întâlnirilor? Utilizați tehnologia modernă de facilitare.
facilitarea # 151; este o organizație profesională a procesului de lucru în grup care vizează clarificarea și atingerea obiectivelor stabilite de grup cu implicarea maximă a tuturor participanților. Procesul de facilitare duce la creșterea eficienței discuțiilor, implicarea și interesul participanților, dezvăluirea potențialului acestora.
Cum pot facilita în mod personal întâlnirile și o fac eficient? Este important să se înțeleagă cele cinci etape cheie și eficient le pune în aplicare: să fie în măsură să-și retragă cererea dumneavoastră și prescrie obiectivele reuniunii, pentru a construi un proces eficient de discuții și de a alege un facilitator pentru a se pregăti pentru sesiunea, de a organiza o sesiune / reuniune de luare a deciziilor.
1.1. Clarificați solicitarea de la client, utilizând următoarele întrebări pentru interviu:
· Ce este planificat pentru eveniment (sesiune de lucru, întâlnire, conferință etc.)?
· Obiectivele viitoarei sesiuni, întâlnirea?
· Această sesiune este necesară pentru că.
· Vom fi mulțumiți de sesiune dacă.
· Această sesiune este afectată.
· Care sunt rezultatele semnificative și produsele sesiunii?
· Care sunt rezultatele corporative ale sesiunii?
· Cine sunt participanții la sesiune (numărul, poziția, experiența etc.)?
· Caracteristicile participanților?
· Când, cât timp și unde va avea loc sesiunea?
· Dorești formatul și procesul sesiunii?
• Care sunt câteva dintre provocările cu care ne confruntăm?
· Ce trebuie discutat?
1.2. Înregistrați scopul sesiunii / întâlnirii
· Obiectivele principale ale sesiunii (de exemplu, găsirea unei soluții la problemă, identificarea motivelor declinului vânzărilor în al doilea trimestru, de a conveni asupra principiilor alocării bugetului IT).
· Scopul Corporate (de exemplu, dezvoltarea interacțiunii între angajați, coordonarea pozițiilor și viziuni ale participanților cu privire la activitățile și dezvoltarea, creșterea motivației și implicarea angajaților în cadrul operațiunilor companiei, a crescut responsabilitatea pentru deciziile, dezvoltarea abilităților de lucru în echipă și în comun de luare a deciziilor, etc.). .
1.3. Determinați formatul rezultatului sesiunii / ședinței
Decide cum va arata rezultatul final al sesiunii (lista pe locul de idei, soluții convenite, pentru a evalua opțiunile, planul de acțiune (sarcini, etape, responsabilități, resurse, calendarul), lista de motive pentru dificultățile structurii programului, „lecții învățate“).
1.4. Coordonați cu clientul obiectivele și formatul rezultatului.
Construiți un proces eficient # 151; creați o rută de sesiune / întâlnire (cum se obține rezultatul)
Pasul 1: Determinați logica rutei # 151; cum să te miști:
· Din situația de astăzi;
Din viziunea viitorului / starea dorită;
· Din sarcinile atribuite;
· În ce etape trecem?
Pasul 2: Decideți ce aspecte-cheie să discutați
Pasul 3: Alegeți cele mai bune metode și tehnici de facilitare
Principii de alegere a metodelor și tehnicilor. lucra la rezultatul, se încadrează în logica de a păstra specificul publicului, păstrarea numărului de participanți, înregistrarea dinamicii de grup (metode de schimbare), schimbarea tipului de activități, capacitatea de a pune în aplicare într-un cadru dat instituțional (timp, loc).
Pasul 5: Distribuiți procesele în timp.
Pasul 6: Descrieți scenariul detaliat al sesiunii.
· Evaluați dacă atingeți obiectivele planificate și dacă vă potriviți în formatul rezultatului.
· Testați întrebările sesiunii, deoarece acestea sunt răspunsate de alții.
· Efectuați ajustări.
Pasul 8. Se potrivește scenariul cu clientul.
Factorul cheie pentru succesul ședinței / ședinței este alegerea unui facilitator competent care să se asigure că grupul atinge rezultatul. Facilitator (din engleză # 151; face ca acțiunea sau procesul să devină mai simple), creează un proces eficient de discuție și de luare a deciziilor, implică toți participanții. În același timp, este neutră în ceea ce privește conținutul, decizia și utilizează metode și tehnici speciale de facilitare.
Facilitatorul poate fi atât intern cât și extern, dar este foarte important să se acorde atenție aptitudinilor profesionale și calităților personale ale facilitatorului.
· Fiți un exemplu de neutralitate (în legătură cu subiectul și decizia, cu opiniile);
· Gestionarea grupurilor mici și mari;
· Crearea și menținerea unui mediu de interacțiune deschisă a persoanelor cu diferite stiluri de gândire;
· Implicați-vă pe toată lumea în lucrare și discuție;
• respectarea și recunoașterea diversității opiniilor;
· Cunoașteți și planificați procesele de grup adecvate;
· Cunoașterea diferitelor căi, metode și tehnici de facilitare;
• Credeți în potențialul grupului și îndrumați-l spre consens și rezultate utile.
În cadrul unei sesiuni cu un număr mare de persoane, sunt implicate echipe întregi de facilitatori, care lucrează pentru un rezultat unificat. Și aici importanța pregătirii facilitatorilor corporativi și a coerenței muncii lor.
Pregătirea sesiunii determină succesul acesteia. Răspundeți la întrebarea: "Ce avem nevoie?".
1. Selectarea și pregătirea participanților. aveți nevoie pentru a determina ce fel de oameni cu siguranta am nevoie de la această sesiune și le-a invitat să informeze participanții despre evenimentul viitor, să dețină un avize de pre-culegere (sondaj, chestionar, interviu), teme pentru acasă # 151; pregătirea statisticilor, răspunsuri la întrebări, colectarea de informații, rapoarte etc.
2. Aspecte organizatorice:
· Locație convenabilă, cu mobilier în mișcare;
· Suport tehnic (microfon, proiector, calculatoare, muzică etc.);
· Ceai, fructe, apă, dulciuri în disponibilitate constantă (încurajați gândirea activă și discuțiile).
3. Materiale și echipamente de facilitare specializate
Pentru a efectua facilitarea și lucrul în grup se utilizează echipamente și materiale care să asigure un proces eficient pentru munca grup special, o fixare vie și vizuale au discutat idei pentru comoditatea de facilitator și de participanți, atmosfera de creație. Acest lucru poate fi un avizier bord mare pentru facilitarea, seturi de carduri moderarea diferite forme si culori, markere, lipici lipici, eboșe și șabloane. Un exemplu de astfel de materiale este disponibil pe site-ul Gotraining.ru.
4. Pregătirea cărții de sesiune și a inscripțiilor, șabloane grafice, materiale tipărite
5. Lucrul în echipă al echipei de facilitatori
Toată lumea ar trebui să cunoască și să înțeleagă obiectivele sesiunii și procesele, scenariul și intervalul de timp.
În cadrul sesiunii de facilitare, întâlnirea, trecem prin trei etape principale:
· Reîncărcați totul cu energie.
· Prezentați obiectivele sesiunii, condițiile de lucru, regulile, rolul facilitatorului, rolul participanților.
· Creați o atmosferă de lucru.
· Urmăm planul sesiunii de facilitare și folosim activ tehnicile de facilitare.
· Accentuăm grupul asupra problemelor aflate în discuție, adună opinii, stabilește rezultatele pentru o înțelegere comună, contribuie la realizarea unui consens; controlăm dinamica grupului: menținerea energiei înalte și gestionarea comportamentului non-constructiv.
· Obținem rezultatele principale.
3. Etapa finală
· Înregistrați rezultatele (ceea ce am obținut).
· Decideți ce urmează și alocați responsabilitatea (pașii următori și cine le va implementa).
· Evaluați activitatea (cum a fost lucrul comun).
Sperăm că ghidul nostru vă va ajuta să vă pregătiți și să organizați sesiuni și întâlniri de succes în companiile dvs. Pentru curaj și încredere, pregătiți-vă cu privire la tehnologia de facilitare și creați o echipă intracorportivă de facilitatori. Odată cu introducerea de facilitare și facilitatori Institutul de Tehnologie în organizarea de întâlniri și discuții de grup, și forme de muncă devin mai bine: rapid, participanții eficiente, creative și plăcute atât din proces și rezultatul. Acest lucru va afecta în mod semnificativ productivitatea grupului și calitatea deciziilor de grup și, ca o consecință, eficacitatea organizației în ansamblu.
Trimiteți-le prietenilor: