Cartea de evidență a primirii documentelor se aplică pentru fiecare primire a documentelor de arhivă, precum și cantitatea și structura documentelor de arhivă care au ajuns la depozitare pentru o anumită perioadă cronologică și o condiție a descrierii lor.
De regulă, înregistrările privind primirea documentelor de arhivă în arhivă se efectuează pe baza:
certificatul de acceptare și transferul documentelor de arhivare pentru depozitare;
actul de primire a documentelor de arhivă de origine personală pentru depozitare.
Documentele de arhivă sunt, de asemenea, înregistrate pentru rezultatele anumitor tipuri de lucrări de arhivă:
- reconcilieri ale documentelor contabile, care au dus la erori în numărul de documente de arhivare stocate (un act privind erorile tehnice din documentele contabile);
- și verifica starea documentelor de arhivă, în care detectat inventar sau lipsă notate cu litere / numere de unități de stocare de contabilitate unități (act de detectare a documentelor de arhivă care nu sunt legate la acest fișier, etc. neînregistrat.);
- restabilirea documentelor de arhivă, după care un caz este împărțit în mai multe cazuri (un act de divizare, consolidare a cazurilor, includerea în dosar a unor noi documente de arhivă);
- descrierea documentelor de arhivă, prelucrarea stocurilor de cazuri, documente în cursul cărora este posibilă divizarea sau combinarea unităților de depozitare / unități de cont (actul de descriere a documentelor de arhivă, inventarele de procesare).
Procedura de completare a Cărții de înregistrare a primirii documentelor:
Arhivatul înregistrează în mod consecvent toate chitanțele inițiale și repetate ale documentelor de arhivă, inclusiv documentele detectate și necuprinse în cartea de evidență a primirii documentelor:
Fiecare chitanță din anul de raportare primește un număr de ordine în secvența brută, indiferent dacă chitanța este prima sau cea de-a doua și constă din documentele unuia sau mai multor fonduri.
Specifică data transmiterii documentelor de arhivă din dosar, numele organizației / entitatea din care documentele primite, numele, numărul și data documentului pe care documentele adoptate din Codul penal fi comandat numele fondului (în cazul în care fondul primește pentru prima dată, numele fondului este listat după includerea sa în lista de fonduri ), se indică termenele limită pentru înscrierea documentelor incluse în inventar. În cazul în care au fost primite documente neînregistrate, în coloana 6 din Cartea contabilă de primire a documentelor se face o notă "nedeclarată".
a înregistrat, de asemenea, numărul de documente primite în unitatea de depozitare, în cazul documentelor fără acte de primire (Masini de introducere), specificați numărul de foi 1. Atunci când un material de diferite tipuri de (documentație de management, documentare științifică și tehnică. Fotografii, documente electronice) număr fix individual de unități de stocare și materiale nedescrise fiecare tip).
Indică starea descrierii documentelor primite (satisfăcătoare / nesatisfăcătoare), starea fizică (care necesită depunerea sau legarea, dezinfectarea etc.)
În cazul în care chitanța constă în documente din mai multe fonduri, datele fiecărui fond (numele fondurilor, numerele fondurilor etc.) sunt înregistrate dintr-o linie nouă pentru același număr de ordine. În cazul în care fondul sosește pentru prima dată, atunci numărul fondului este pus după atribuirea numărului în lista de fonduri.
Dacă este necesar, înregistrată informații suplimentare, cum ar fi redenumirea fondului, eliminarea materialelor în legătură cu transferul documentelor într-un alt dosar, și așa mai departe în Cartea de înregistrare a documentelor de venit (în coloana de observații) (în acest caz, actul de plecare este indicat).
Prima dată când o arhivă introdusă în arhivă este înregistrată în lista de fonduri.
Lista de fonduri este un document. destinate înregistrării fondurilor de arhivă acceptate pentru depozitare, alocarea numerelor acestora, contabilizarea numărului de fonduri de arhivă păstrate în depozit sau în stânga;
În lista fondurilor, fondul de arhivă este înregistrat o singură dată, prima dată când este arhivată. Nu este permisă depunerea fondului de arhivă în lista de fonduri înainte de primirea documentelor sale de arhivare pentru stocare.
Lista de fonduri indică numerele de ordine ale fondurilor în ordinea cronologică a încasărilor lor. Numărul atribuit fondului de arhivare prin lista de fonduri este numărul său de cont, fiind stocat în spatele acestuia în toate documentele contabile. Numerele în secvența brută sunt folosite pentru a se înscrie în fondurile de arhivă. Camerele sunt pierdute, transferate la alte arhive fonduri de arhivă și exploatațiile de arhivă numărul incluse în fondul de arhivă unificat, documente de arhivă care au fost utilizate anterior, acestea nu pot fi atribuite la colecțiile de arhivă nou înscriși.
Fondurile arhivare comune și colecțiile de arhivă sunt contabilizate din motive generale. Fondul comun de arhivă, format din fonduri de arhivă înregistrate anterior în mod independent, primește numărul unuia dintre fondurile de arhivă incluse în componența sa.
Data primului primire a fondului este data primirii primelor fișiere în arhivă. Pentru arhiva arhivă arhivată creată această dată este data creării acesteia.
Numele fondului de arhivă este inclus în lista fondurilor pe baza unui certificat istoric sau a paginii de titlu a listei de dosare, documente. Numele fondului de arhivă constă în numele abreviat (în paranteze), în întregime și oficial acceptat (în paranteze), a agentului de strângere de fonduri, indicând subordonarea sa, locația și datele extreme ale existenței acestuia. În cazul în care numele investitorului sa schimbat, numele fondului este indicat în lista fondurilor în perioada pentru care au fost acceptate documentele de arhivă.
Numele fondului de arhivă combinat constă dintr-un nume generic al fondurilor de arhivă incluse, numele organizației și conducerea numelor generalizate organizațiilor subordonate din lista de nume de organizații succesive. nume specifice ale tuturor organizațiilor, documentele de arhivă care au fost incluse în arhivele combinate, precum și redenumiți-le sunt specificate în lista de fond.
Numele fondului de arhivă de origine personală constă în numele și inițialele persoanei, pseudonimul, titlul, rangul, titlul; numele familiei fondului de arhiva sau de genul - numele și inițialele principalilor membri ai familiei sau de clan, și titlurile lor, ranguri și titluri. Numele, prenumele, patronimicul, titluri, ranguri și titluri, relațiile tuturor membrilor familiei sau tipul celui specificat în lista de fond.
Numele colecției de arhivă indică semnul (semnele) formării sale și, dacă este necesar, originarul acesteia (fostul proprietar, colecționar al colecției).
În cazul retragerii documentelor de arhivă se indică o notă privind pensia și se indică numărul și data documentului pe baza căruia se scade.
În cazul creării fondului unic de arhivare, sunt indicate numărul și numele fondului, în care sunt incluse documentele. În cazul transferului fondului într-o altă arhivă, este indicat numele arhivei
Lista fondurilor constă dintr-o acoperire greu, foile sunt numerotate, se compilează o fișă de martori.
Reimprimarea listei de fonduri se efectuează numai cu permisiunea organului executiv autorizat relevant în domeniul arhivelor. În acest caz, lista fondurilor trebuie să includă numere, nume și motive pentru retragerea tuturor fondurilor de arhivă ale căror numere sunt interzise.
Articole similare
-
Rochie de nunta kseniyu deli realizata de un designer libanez
-
Bancar - sistemul bancar al Angliei - aspectele pozitive ale sistemului bancar englez
Trimiteți-le prietenilor: